Hoe kan de digitale informatiehuishouding van een organisatie kwalitatief beoordeeld worden? Cornelis de Witte testte voor een afstudeeronderzoek1 aan de Hogeschool van Amsterdam het Information Governance Reference Model op bruikbaarheid.
Door: Cornelis de Witte
Informatie-intensieve organisaties hebben vandaag de dag te maken met grote hoeveelheden digitale informatie die op een goede manier beheerd moeten worden. Kwaliteitszorg op dit gebied is helaas voor veel organisaties een verwaarloosd terrein. Met alle gevolgen van dien. Organisaties kunnen in de problemen komen wanneer informatie zoekraakt of niet goed beschermd wordt.
De minor E-discovery binnen de opleiding Media, Informatie & Communicatie van de Hogeschool van Amsterdam houdt zich bezig met dit probleem. Een van de aandachtsgebieden van deze minor betreft het informatiebeheer binnen organisaties. Met dit aandachtsgebied houdt het Information Governance Reference Model zich bezig. Het model is onderdeel van het Electronic Discovery Reference Model (EDRM). Het EDRM werd in 2005 ontwikkeld door de Amerikaanse e-discoverydeskundigen en -consultants George Socha en Tom Gelbmann. Inmiddels werken meer dan 300 e-discoverydeskundigen, leveranciers en eindgebruikers van meer dan 125 organisaties, zoals IBM en KPMG, samen om de normen en kaders voor de aanpak van e-discoveryproblemen te ontwikkelen.
Het Information Governance Reference Model brengt de belanghebbenden, verantwoordelijkheden en taken betreffende de informatiehuishouding van een organisatie in kaart. Doel is om de kloof tussen verschillende afdelingen binnen een organisatie, zoals IT, juridische afdelingen en documentaire informatieverwerking, te overbruggen. Uiteindelijk dient toepassing van het model te resulteren in een uniforme, organisatiebrede overeenstemming over de manier waarop informatie beheerd wordt in de organisatie.2
Liftinstituut
Bij het Liftinstituut kon ik het model testen. Tijdens het uitvoeren van dit onderzoek werd ik meteen voor een belangrijke tekortkoming gesteld. Om te beginnen worden er geen tastbare instrumenten bij het model geleverd om het in de praktijk te gebruiken. De oplossing die ik bedacht heb, is het formuleren van een checklist met vragen, die ik heb gebruikt tijdens interviews met betrokken medewerkers. Deze vragen zijn mede opgesteld door collegastudenten van de minor E-discovery. Uit het onderzoek bij het Liftinstituut blijkt dat de vragen uit de checklist vooral geschikt zijn om de informatiehuishouding van een organisatie in kaart te brengen. Dat wil zeggen: de aard van de informatie, de procedures, de verantwoordelijke medewerkers en de gebruikte middelen. De resultaten bieden naar mijn mening nog onvoldoende houvast om een oordeel te vellen over de kwaliteit van de informatiehuishouding. Bij het geven van een waardeoordeel horen nu eenmaal scores en die kunnen met het model en de checklist zoals die er nu ligt, nog niet gegeven worden.
Conclusie
Het model is op dit moment nog niet geschikt om als tool de kwaliteit van de informatiehuishouding binnen een organisatie mee te beoordelen. Mijn aanbeveling is een organisatiebrede checklist te ontwikkelen, gebaseerd op de filosofie van het model. Dit zou dan een zogeheten ‘Criteria of Merit’-list moeten zijn, waarbij met scores (puntensysteem) gewerkt wordt. Aan de verschillende componenten van de informatiehuishouding, zoals aanwezigheid, volledigheid, functioneren, efficiency en moderniteit, wordt een waardeoordeel toegekend. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is het gewicht van de scores: bepaalde onderdelen van de informatiehuishouding zijn wellicht belangrijker dan andere.
De checklist moet zo volledig mogelijk zijn en tegelijkertijd zo algemeen mogelijk toepasbaar. Bovendien moet hij geschikt zijn voor zowel kleine als grote organisaties of bedrijfsonderdelen.
Met behulp van deze checklist, gebaseerd op het Information Governance Reference Model, kan een tool ontwikkeld worden waarmee een organisatie haar informatiehuishouding in staat is te beoordelen. Deze informatieaudit is intern of extern uit te voeren.
Noten
- De scriptie is op te vragen bij de mediatheek van Hogeschool van Amsterdam.
- Meer informatie over E-discovery, het Information Governance Reference Model en de achtergronden is te vinden op www.edrm.net.
Cornelis de Witte is projectadministrator / documentalist bij het Liftinstituut.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 3 / 2012. Het gehele nummer kun je hier lezen