Door Cindy Lammers
Het beroep van informatieprofessional is zeer divers – van vakgebied en werkgever tot functie-inhoud en takenpakket. Om de breedte van het vak te laten zien, lichten we in de rubriek IProfiel een informatieprofessional door.
IPaspoort
Naam en leeftijd: Saskia Giesbers (42)
Opleidingen: begonnen met de hbo-opleiding Informatiedienstverlening en -management (IDM), gevolgd door diverse masterclasses en cursussen
Huidige functies: eigenaar Unfold Matters, organisator Landelijke Informatie Opruimweek (20-24 maart), docent, coach, auteur
Wordt blij van: in organisaties rondneuzen en bevlogen professionals ontmoeten
Ergert zich aan: niets (of je doet er iets aan, of het is prima zo)
Inspiratiebron: gesprekken met en tussen mensen, door mijzelf of ernaar luisterend
Ze rolde in het vak doordat ze in opdracht van de Records Management Conventie onderzoek deed naar terminologische verwarring op het gebied van recordsmanagement. Ergens begin 2000 was dat. Inmiddels opereert Saskia Giesbers vanuit haar eigen Unfold Matters, waarmee ze als externe consultant samen met de opdrachtgever vragen uitwerkt als: wie wil ik zijn en wat zijn mijn kernwaarden? ‘De core is van belang, en als je die weet, kun je vervolgens kijken hoe je je informatiehuishouding gaat inrichten. Je hebt dan een richtlijn en kunt ernaar leven.’ Ze laat het liefst de professionals in de organisatie het zelf doen, want ‘zo wordt informatiebeheer van hen en is het niet iets wat wordt opgelegd’.
Ambitieus
Best ambitieus zo’n doelstelling, dat weet ze. Niet iedereen is er ook klaar voor. ‘Vanuit de samenleving wordt van organisaties steeds meer verwacht dat zij hun informatiebeheer hebben geregeld. De gelaten acceptatie die er vroeger was, is er niet meer, maar binnen organisaties krijgt het nog niet altijd de juiste aandacht en prioriteit.’ Omdat ze in haar loopbaan inmiddels aardig wat anekdotes heeft verzameld, besloot ze er een boek aan te wijden: Kan dit weg? Vorig jaar kwam het uit. Het is ‘een pleidooi voor professioneel informatiebeheer bij de overheid’, aldus de ondertitel. Hoewel ze breed werkt, van corporate tot (semi)overheid, ligt het accent in haar werk én boek op het laatste. ‘Overheden willen het graag goed doen en overal rekening mee houden, ze moeten ook wel vanuit hun maatschappelijke functie, maar dit zorgt tegelijk voor stroperigheid en dat de menselijke kant soms in het geding komt.’
Kennislacunes
Neem de toeslagenaffaire, die heeft ze met belangstelling gevolgd. Al vrijwel in het beginstadium was het volgens haar duidelijk dat er iets fout zat in hoe er met informatie werd omgesprongen, en daar was ze best kwaad over. ‘Blijkbaar kan zoiets gebeuren en hebben we niks geleerd.’ In algemene zin is ze van mening dat er veel in ICT is geïnvesteerd, maar dat er op informatiebeheer is beknibbeld. Met kennislacunes als gevolg. ‘Dan kom je bijvoorbeeld een privacyofficer tegen die niets weet van bewaartermijnen van documenten. Dat is vreemd.’ Ze hoopt dat het boek kan helpen de boel een beetje open te breken. Ze heeft al best wat publiciteit gehad, dus tot zover geen klagen.
Vijf rollen
In haar boek beschrijft ze hoe er uit haar activiteiten vijf rollen zijn te destilleren – die ze vervolgens in terugkerende personages heeft verwerkt. Personages waarin de lezer zich zou kunnen herkennen, zo is het idee. Dit zijn:
- Rita en Robyn, de vakspecialisten en vraagbaken op het gebied van informatiebeheer, de eerste op operationeel/tactisch niveau (consultant, senior adviseur, procesbegeleider/functioneel beheerder, informatiebeheerder) en de tweede op tactisch/strategisch niveau (strategisch adviseur informatiebeheer, adviseur recordkeeping);
- Rutger, de trekker van en verbinder bij veranderingen (projectleider, programmamanager, businessanalist, informatiemanager, product owner, implementatiemanager, scrummaster);
- Renée, de begeleider van de professionals die voor het informatiebeheer zorgen (trainer, docent, sparringpartner, agile coach);
- Ramon, de onafhankelijke controleur van de kwaliteit van het informatiebeheer (auditor, archiefinspecteur, onderzoeker).
‘Wanneer ik een organisatie help om het informatiebeheer te verbeteren, dan gebeurt dat regelmatig vanuit een combinatie van deze rollen, waarbij ik vloeiend schakel tussen de rollen wanneer ik zie dat dit nodig is (ik dans erdoorheen zonder dat het me wordt gevraagd). Dit helpt enorm in de samenwerking bij complexe vraagstukken’, schrijft ze in haar voorwoord.
Communicatie
De rollen, functienamen en werkzaamheden geven meteen aan hoe breed het vakgebied is en wat er allemaal bij komt kijken. ‘Met mijn boek wil ik niet alleen duidelijk maken dat informatiebeheer cruciaal is voor organisaties, maar dat het ook leuk is om te doen. Het vak van informatieprofessional raakt aan alles. Je werkt met veel mensen samen, van allerlei afdelingen en met allerlei achtergronden.’ Communicatie is ook belangrijk: jezelf op de kaart zetten en je eigen functie, bijdrage en het belang ervan goed duidelijk kunnen maken. ‘Effectief communiceren en samenwerken inderdaad. Niet altijd makkelijk en het kan je natuur niet zijn, maar je kunt er wel aan werken en het leren’, vindt ze.
Altijd in beweging
Wat zou ze anders willen zien? ‘De vraag die ik het vaakst krijg, is: kan dit weg? – vandaar ook de titel van het boek. Liever zou ik horen: wat kan ik bewaren? De AVG is goed bekend en daardoor is iedereen gericht op vernietigen, maar het gaat er ook om de juiste dingen te bewaren.’ Tegelijk ziet ze dat er wel steeds meer aandacht komt voor beter, vaker en verantwoord vastleggen. Wordt de IP’er daarmee ook extra belangrijk in de toekomst? Ze denkt van wel. ‘Ook vanuit het perspectief van de rechtsstaat en democratie.’ Maar daar mag die IP’er ook zelf wat aan doen, besluit ze. ‘Het vak is altijd in beweging, als informatieprofessionals zijn we dus ook steeds in beweging. Dit zorgt dat het vak leuk en uitdagend is, maar we zouden wel meer kunnen delen hoe waardevol het is wat we doen. Zolang mensen nog niet naar ons komen, moeten wij op hen afstappen. De hele organisatie zou jou moeten kennen.’
De komst van nieuwe technologie: gevaren, kansen?
‘Al sinds de industriële revolutie zorgen we dat alles steeds sneller kan gaan. Processen zijn ingericht op grote massa’s erdoorheen jagen. Mensen zijn gewend geraakt aan instant gratification. Elke nieuwe technologie die daarvoor zorgt, wordt meteen omarmd. Ik vind het interessant dat er al enige jaren een tegenbeweging is die juist gericht is op vertragen. “Eerste keer meteen goed” is dan bijvoorbeeld een uitgangspunt. Ik denk dat die tegenbeweging op enig moment de overhand krijgt.’
Cindy Lammers is hoofdredacteur van IP.
Deze bijdrage komt uit de papieren IP #2-2023. Het hele nummer kun je hieronder lezen of downloaden.