De bibliotheek van het Van Abbemuseum in Eindhoven heeft zich in de loop der jaren ontwikkeld tot het kenniscentrum van het museum. Senior bibliothecaris en archivaris Willem Smit vertelt via welke stappen de bibliotheek dit heeft bereikt.
Door: Ronald de Nijs
De materialen in de bibliotheek van het Van Abbemuseum in Eindhoven staan keurig in het gelid. En toch oogt het niet als een ‘echte’ bibliotheek. Het geheel doet denken aan rijen boekenkasten bij iemand thuis. Een huisbibliotheek. Wat maakt het zo anders?
Willem Smit, senior bibliothecaris en archivaris, wijst op de ruggen van de boeken. Geen bibliotheekstickers! Onbezoedelde ruggetjes kijken de bezoeker aan. Maar binnenin zijn alle materialen voorzien van een watermerk. De bibliotheekgegevens zijn aan het oog onttrokken.
En dat heeft een reden. ‘In de begintijd van de bibliotheek, ergens in de jaren vijftig, werden nieuwe boeken nog gestickerd. Maar daar kwam al snel een einde aan. De gedachte erachter: vele boeken hebben een museale kwaliteit,’ aldus Smit. ‘Het zijn vaak kostbare uitgaven die tentoongesteld kunnen worden. Bovendien: op een fraai ontworpen omslag plak je toch geen bibliotheeksticker?’
Contextgericht museum
Niet verwonderlijk dus dat verschillende boeken uit de bibliotheekcollectie inmiddels een plekje hebben gekregen op een van de vele tentoonstellingen in het Van Abbemuseum. ‘Nog steeds trouwens. En niet alleen boeken, ook archiefstukken,’ zegt Smit. ‘Dat zit zo: het Van Abbe is een contextgericht museum. Het gaat erom de context van de getoonde beeldende kunst te verbeelden. En zo vragen te beantwoorden als: Wanneer is een kunstwerk gemaakt? Welke maatschappelijke ontwikkelingen speelden er op dat moment? Maar ook: hoe en waarom is het werk in de museumcollectie opgenomen? Het is dus iets anders dan een objectgericht museum, waarbij de kunstwerken vooral een esthetische functie hebben.’
Smit: ‘Ik zeg wel eens wat pesterig: het gaat niet om een beeld uit onze collectie – een werk van Kokoschka heeft op zich geen enkele betekenis, maar het gaat om de context ervan. Het mooie is: die hele context zit ín de bibliotheek. We beheren hier namelijk alle archieven van het museum: het institutionele (beheers-)archief, het tentoonstellingsarchief vanaf 1936 (het jaar van de opening van het museum), het archief van de eigen bibliotheekcollectie en nog een paar kleinere archieven.’
Documentaire informatievoorziening
Zijn eerste bibliotheekervaring deed Willem Smit op bij het Provinciaal Genootschap voor Kunsten en Wetenschappen in Den Bosch, waar hij werkte tijdens zijn studie geschiedenis. Als afgestudeerd historicus kwam hij achtereenvolgens terecht bij de Open Universiteit, waar hij als freelancer cursussen ontwikkelde, en bij een archiefbureau. ‘Bij die laatste werkgever heb ik als projectcoördinator veel ervaring opgedaan met het bewerken en toegankelijk maken van archieven.’
Inmiddels werkt Smit alweer twintig jaar bij het Van Abbemuseum. ‘Ik ben begonnen als medewerker bij de Documentaire informatievoorziening, een afdeling die toen nog onder Facilitaire zaken viel.’ Mede door de ontwikkelingen op ict-gebied en de komst van de bidoc (bibliotheek en documentatie)-afdelingen bij de rijksoverheid werd duidelijk dat het roer om moest: ‘We zijn gaan nadenken over hoe we zowel de documentaire informatievoorziening als het archiefbeheer konden bundelen. Uiteindelijk werden beide ondergebracht bij de bibliotheek. We zijn toen echt het kenniscentrum van het museum geworden.’
Het archiefbeheer, het postverkeer, maar ook contracten, alle materialen die (gast-)curatoren verzamelen en gebruiken, et cetera – het komt sinds vijftien jaar allemaal binnen bij de bibliotheek. ‘Voordat een groot deel daarvan digitaal ging, was dat een flinke papierwinkel.’
Duizendpoot
Na die bundeling van informatiefuncties kwam Smit in de bibliotheek terecht. Nadat de toenmalige bibliothecaris, Diana Franssen, in 2008 hoofd onderzoek binnen het Van Abbemuseum werd, schoof Smit door naar haar functie.
‘Diana Franssen was echt het gezicht van de bibliotheek,’ zegt Smit. ‘Ik hield me vooral bezig met de achterkant, met het technische gedeelte. Zo was onze rolverdeling.’ Smits takenpakket is sindsdien een stuk breder geworden. ‘Maar dat is ook omdat onze bibliotheekformatie in de loop der jaren geslonken is: 2,5 fte plus een paar vrijwilligers. Je moet vandaag de dag als informatieprofessional een duizendpoot zijn: informatiekundig en organisatorisch, maar ook moet je kennis hebben van bibliotheek- en archieftechniek en ict,’ aldus Smit.
Archiefwet
Het Van Abbemuseum valt – voorlopig nog – onder de gemeente Eindhoven en is daarmee een overheidsorgaan. ‘Dit betekent dat we moeten voldoen aan het Besluit Informatiebeheer en aan de Archiefwet, evenals aan verschillende institutionele kaders,’ zegt Smit. ‘We worden ook jaarlijks gecontroleerd via een audit van het Regionaal Historisch Centrum.’
Een deel van het archief zou steeds na twintig jaar moeten worden overgeheveld naar het Regionaal Historisch Centrum. Maar de museummedewerkers en ook de studenten van de Open Universiteit die hier toegang toe hebben, maken hier veel gebruik van. Daarom is het beheersarchief uit de periode 1936 tot 1989 gedigitaliseerd en voorzien van metadata. ‘Dat is een jarenlang project geweest. Al deze stukken zijn in eerste instantie in de Mediabank geïntegreerd, in de loop van de jaren zijn ze ook geïntegreerd in de bibliotheekcatalogus. ‘Met dat laatste zijn we uniek in Nederland,’ aldus Smit.
Vubis
En er is nog iets waarmee de museumbibliotheek de enige in ons land is. ‘Gebruiken Nederlandse museumbibliotheken allemaal de Adlib Museum Software, wij werken al twintig jaar met Vubis. Deze software is lang geleden als een soort databasesysteem ontwikkeld door een paar knappe koppen van de TU Eindhoven (TUE). Via een licentie konden we het systeem in samenwerking met de TUE doorontwikkelen en geschikt maken voor onze bibliotheek.’
Tien jaar geleden kreeg de bibliotheek ook de mogelijkheid om data in een repository te plaatsen. ‘Dat bood ons de kans om in een vroeg stadium al na te denken over hoe we het born-digital materiaal konden opslaan en koppelen aan onze bibliotheekcatalogus. Dat betekende dat we – anders dan bij Adlib – onze bibliotheekcatalogus konden doorontwikkelen tot een soort downloadsysteem, waarbij je informatie over onze tentoonstellingen (vanaf 1936 tot nu) vanuit de zoekresultaten kunt downloaden. Sinds kort hebben we het systeem in de vorm van V-smart Air ondergebracht bij Infor.’
Alleen voor e-mail heeft de bibliotheek nog geen goede bewaaroplossing voor de lange termijn gevonden. E-mailberichten die per se bewaard moeten blijven, worden – heel ouderwets – uitgeprint. Smit: ‘De printjes worden geïntegreerd in de afzonderlijke archieven, bijvoorbeeld in het institutionele (beheers)archief of in het tentoonstellingsarchief. We moeten hier nog een oplossing voor vinden.’
Weggestopt
Op de website van het museum zit de bibliotheek weggestopt onder de tab Onderzoek. ‘Op de website zijn we inderdaad niet zo zichtbaar,’ beaamt Smit. ‘Wel hebben we een eigen pagina met links naar de bibliotheekcatalogus, de mediabank en onze eigen blog. De blog is meer een bibliotheekportal die losstaat van de museumsite.’
Achter de enigszins bescheiden online presentatie op de museumsite zit een strategie, benadrukt Smit. ‘Omdat we een kleine bibliotheekformatie hebben, treden we niet al te nadrukkelijk naar buiten. Dat zou namelijk tot te veel – heel algemene – vraagstellingen van buitenaf leiden. We richten ons op een selecte groep gebruikers: onderzoekers, studenten, scholieren en geïnteresseerden die echt gebruikmaken van de bibliotheekcollecties.’
Niet het braafste jongetje
Nieuwe online plannen liggen er ook: delen van de bibliotheekportal worden langzaam aan geïntegreerd in de museumsite. Zo hebben de geschreven portretten van de verschillende museumdirecteuren hier al plek gevonden. Verder staat het onderdeel ‘Van Appel tot Zadkine’ op de de agenda. ‘We willen de verschillende objectstukken rondom een bepaald kunstwerk aan elkaar koppelen. Het koppelen van alle (object-)informatie is een internationale ontwikkeling in de museumwereld.’
Zelf wil Smit graag nog een zoekpagina op de museumsite waarin gezocht kan worden in de afzonderlijke databases. Maar dat beslist Smit niet alleen. ‘Marketing, Bemiddeling, Fondsenwerving – iedereen heeft er wel een mening over. Ach, soms moet je de omgekeerde weg bewandelen om iets te bereiken. Zo wilden we jaren geleden onze eigen bibliotheektentoonstellingen via de afdeling Communicatie onder de aandacht brengen. Dat ging naar ons idee wat traag en dus begonnen we een blog. Om een lang verhaal kort te maken: uiteindelijk kregen we de mogelijkheid om een portal te beginnen en zo konden we niet alleen de tentoonstellingen maar ook onze collectie onder de aandacht brengen. Je moet niet altijd het braafste jongetje van de klas willen zijn.’
Bibliotheekexposities
Ook al is de bibliotheek wat low profile aanwezig op de museumsite, je moet wel laten zien wat je als bibliotheek doet, vindt Smit. ‘We zijn niet alleen een facilitair kenniscentrum, we organiseren sinds 2003 in onze vernieuwde bibliotheek ook zelf tentoonstellingen. Daarvoor putten we uit de eigen collecties, maar soms hebben we ook bruiklenen.’
Smits voorganger, Diana Franssen, heeft met tentoonstellingen buiten de bibliotheekmuren de toon gezet. ‘Zo was er het project Living archive, waarbij we onze archieven hebben gebruikt als een actief werkgeheugen van de organisatie. Hiermee hebben we laten zien hoe je werken uit onze bibliotheekcollectie kunt combineren met tentoonstellingen in het museum. Als kenniscentrum wilden we de langere lijnen van de kunstgeschiedenis of van het museale beheer laten zien. Dat waren tentoonstellingen die in het museum zelf plaatsvonden.’
Hoewel het project Living archive inmiddels is afgerond, levert de bibliotheek nog steeds materiaal aan voor museumtentoonstellingen. ‘Je kunt zeggen dat werken uit onze bibliotheekcollectie nu veel meer zijn geïntegreerd in de tentoonstellingen, zoals de collectiepresentatie “Er was eens… De collectie nu”. Het is een goed voorbeeld van de eerder genoemde contextualisering die het Van Abbemuseum nastreeft.’
Vrienden
De bibliotheek onderhoudt een nauwe band met de Vrienden van het Van Abbemuseum. Dankzij hun financiële bijdrage kan het boekenfonds verder worden uitgebreid. ‘Dat laatste is fijn want de afgelopen jaren is er stevig bezuinigd op het hele cultuurbudget, en dus ook op dat van de bibliotheek,’ zegt Smit.
Maandelijks faciliteert de bibliotheek een goedbezochte vriendensalon waar bijvoorbeeld lezingen worden gehouden. ‘We kunnen als bibliotheek laten zien wat we allemaal doen en wat we voor het museum betekenen. Op de jaarvergadering presenteren we als bibliotheek datgene wat we met de hulp van het vriendenfonds hebben aangekocht. We denken er nu over om met een bijdrage uit het fonds een eigen uitgave over kunstenaarsboeken te gaan maken.’
Uitbouwen
‘Onze directeur vindt de bibliotheek een belangrijke poot van het museum,’ besluit Smit zijn verhaal. ‘In de beleidsplannen staan we als een gelijkwaardig onderdeel te boek.’ Dat is bij andere musea soms wel anders. Er zijn verschillende museumbibliotheken gesneuveld omdat ze zich onvoldoende hebben doorontwikkeld, maar op hun kleine werkterrein zijn blijven zitten: “We werken boeken in en we stellen die beschikbaar”. Bij het Van Abbemuseum hebben we de documentaire informatievoorziening en archief bij de bibliotheek gevoegd, we laten onze archieven zien als soort werkgeheugen van het museum, we organiseren tentoonstellingen, we hebben de gedigitaliseerde bestanden geïntegreerd in de bibliotheekcatalogus – zo bouwen we de bibliotheek stap voor stap uit.’
Ronald de Nijs is eindredacteur van IP.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 2 / 2017. Het gehele nummer kun je hier lezen.