Informatieprofessionals kom je tegen op onverwachte plekken. Neem Jan Jaap Zijl. Hij werkt als informatiemanager Inventaris & Inhuizing nieuwbouw bij het Erasmus Medisch Centrum in Rotterdam. In zijn functie komen de ziekenhuis- en de bouwwereld samen.
Door: Ronald de Nijs
Tussen de gebouwen van Erasmus MC, gelegen in het hart van Rotterdam, reiken drie grote kranen naar de hemel. Ze verraden dat er op het complex meer gebeurt dan medische activiteiten alleen. Hier verrijst in 2017 een gloednieuw, state-of-the-art ziekenhuis. De nieuwbouw komt pal naast het oude pand. Iets minder dan de helft ervan is in 2013-2014 opgeleverd en in gebruik genomen, ondertussen wordt er stug doorgewerkt aan wat het grootste ziekenhuis van Nederland gaat worden. Het nieuwe complex telt zo’n 10.000 ruimtes, verspreid over iets meer dan 200.000 vierkante meter.
Jan Jaap Zijl is als informatiemanager verantwoordelijk voor ‘de inventaris en de inhuizing’, of zoals hij zegt: de verhuizing en het in gebruik nemen van het nieuwe gebouw. In het verleden heeft hij als senior informatiekundige tot drie keer toe de bibliotheek van advocatenkantoor De Brauw Blackstone Westbroek geïntegreerd en verhuisd, maar zijn huidige werk is van een totaal andere orde. En: het betreft geen boeken. Zijl is verantwoordelijk voor het verzamelen en beheren van de gegevens voor de ruimte, inventaris en apparatuur voor het nieuwe ziekenhuis. Dat is heel iets anders, erkent Zijl. Maar als informatieprofessional voelt hij zich thuis bij het project nieuwbouw, dat valt onder het Programma Integrale Bouw van het Erasmus MC. In deze setting, waarin de ziekenhuiswereld en de bouwwereld samenkomen, kan hij zijn kennis van het structureren van informatie, gegevens toekennen, ontsluiten en metadata, opgedaan tijdens zijn opleiding BDI (Bibliotheek & Documentaire Informatie), goed gebruiken.
Gebouw als collectie
Het interview vindt plaats in het zenuwcentrum van de nieuwbouw, een tijdelijk gebouw dat te bereiken is via kruip-doorsluip-doorgangen. Regelmatig zal de vloer tijdens het gesprek trillen. ‘Men is bezig om op het terrein een gebouw te slopen,’ reageert Zijl kalmpjes. Hij werkt hier sinds 2010, een jaar nadat de eerste paal voor de nieuwbouw was geslagen. ‘Maar de voorbereidingen zijn al in de jaren negentig van de vorige eeuw gestart.’
Samen met twee collega-informatiemanagers is Zijl verantwoordelijk voor alle informatie rondom de nieuwbouw. ‘Je kunt het gebouw als een collectie beschouwen, waarbij wij verantwoordelijk zijn voor de ontsluiting van alle gegevens.’ Een collega zorgt ervoor dat in de ontwerpfase de informatie gestructureerd wordt en wordt verspreid onder alle betrokkenen, zoals de gebruikers in het ziekenhuis, de architect, de installatieadviseurs en andere vakinhoudelijke specialisten. Het gaat hierbij vooral om documentbeheer en het voeren van de agenda om deze documenten bij elkaar te krijgen.
‘In het begin moest ik alle informatie najagen’ Zijn andere collega houdt zich bezig met de uitvoering; zij heeft als taak om alle wijzigingen van het gebouw die vanaf de ontwerpfase hebben plaatsgevonden, goed vindbaar te maken. Verder helpt een projectassistent met de database waarin alle gegevens een plek krijgen. Jan Jaap Zijl is de enige met een achtergrond in informatiedienstverlening en informatiemanagement (‘al was het geen vereiste bij deze functie’); de anderen zijn het vak ingerold.
Zelf verzamelt Zijl de gegevens met betrekking tot de inventaris, waaronder alle apparatuur en de bijbehorende aansluitpunten. Al deze informatie is gevalideerd door de betrokken ziekenhuisafdelingen. ‘In het begin moest ik al die informatie echt najagen. Artsen bijvoorbeeld moesten opeens gaan nadenken over hoe hun nieuwe operatiekamer er over een kleine tien jaar uit zou gaan zien. Dat is soms best lastig om je voor te stellen. Soms waren bepaalde gegevens nog niet bekend omdat de apparatuur nog moest worden aanbesteed. Ook gaan de ontwikkelingen in de medische techniek van bijvoorbeeld radiologie zo snel dat er in sommige gevallen op een later moment een keuze gemaakt wordt. Inmiddels zijn alle leveranciers bekend en kunnen we nu alle specificaties voor de inrichting aan de aannemer aanleveren.’
Het vastleggen van deze gegevens maakt ook controle mogelijk. Aan de hand van bijgewerkte tekeningen kunnen Zijl en zijn collega’s nagaan of de aannemer bijstellingen in het ontwerp ook daadwerkelijk heeft meegenomen.
BIM
Alle gegevens komen terecht in dRofus, een systeem dat speciaal voor de bouw is ontwikkeld. ‘We gebruiken de database vooral om de toekomstige gebruikers te informeren over de specificaties van alle ruimtes, zoals functie en afmetingen, en aansluitingen die in elke ruimte gerealiseerd gaan worden.’
Het liefst had Zijl gewerkt met een Bouw Informatie Model (BIM). BIM is het beste te omschrijven als een methodiek (filosofie), die zorgt voor een optimale informatievoorziening (creatie, gebruik, opslag, beheer en hergebruik) gedurende de gehele levenscyclus van een bouwobject. ‘Met dRofus kun je BIM toepassen, maar dan heb je de digitale bronbestanden nodig. En dat is bij de aanbesteding van dit gebouw niet afgesproken. We krijgen nu afgeleiden van de bronbestanden die door de aannemer worden beheerd: papieren “witdruk bouwtekeningen” en digitale bouwtekeningen van elke fase in de vorm van pdf’s en DWG/AutoCAD-bestanden. Daardoor zijn we steeds bezig met document- en versiebeheer.’
Willen de informatiemanagers weten hoeveel wachtkamers een bepaalde etage telt, dan openen ze een van die bestanden en slaat men aan het tellen. ‘Zoeken op bijvoorbeeld “wachtkamer” kan wel in de digitale bestanden, maar soms is de ruimte bijvoorbeeld “receptie” genoemd, dus dan vind je ’m niet. Als informatiemanagers stemmen we nu de gezamenlijk te hanteren terminologie af met het grote aantal mensen dat aan dit bouwproject meewerkt. Da’s niet makkelijk.’ ‘Omdat het project zo lang loopt, en mensen met veel documenten werken, die weer diverse versies hebben, kan het misgaan. Je kijkt naar de verkeerde tekening, het verkeerde overzichtslijstje van een afdeling. Met BIM zou je dit kunnen ondervangen omdat je altijd toegang hebt tot de bronbestanden.’
Wel zal BIM worden toegepast bij een nieuw project: de renovatie van het faculteitsgebouw op het terrein van Erasmus MC, waarvan de voorbereidingen in 2014 zijn gestart. ‘Met de betrokken partijen zijn inmiddels afspraken over BIM gemaakt. Als informatiemanager ben ik hier nauw bij betrokken, samen met een externe BIM-adviseur.’
MRI- of CT-scanner?
Hoe vond Jan Jaap Zijl als informatieprofessional zijn weg in de ziekenhuis- en bouwwereld? ‘Na vijf jaar zit ik hier nu heel relaxed, maar dat had je me daarvoor niet moeten vragen. Ik vond het vervelend dat ik op de inhoud echt niets wist; ik haalde bijvoorbeeld een MRI- en een CT-scanner door elkaar.’ Ook voelde hij zich in die beginjaren bij Erasmus MC niet langer verbonden met zijn oude (informatie) vakgebied, maar dat gevoel is omgeslagen.
Het werk, waarvoor hij in de basis steunt op de kennis die hij twintig jaar geleden bij de BDI heeft opgedaan, heeft hem doen beseffen dat hij toch echt een informatieprofessional is. En hij plukt de vruchten van zijn werkervaring bij De Brauw Blackstone Westbroek: ‘Wat kennis over zaken als aansprakelijkheid, eigendom en auteursrecht komt van pas. Evenals hoe je mappenstructuren goed organiseert. Bij Erasmus MC organiseren alle projectteams hun mappen nu op eenzelfde manier, zodat de ene projectleider het zo kan overnemen van de andere.’
Bewegwijzering
Toen Zijl net een paar maanden bij het Erasmus MC werkte, kreeg hij de kans om ook projectleider bewegwijzering nieuwbouw te worden. ‘Het gaat niet alleen om het ontwerp en realisatie van de bewegwijzeringbordjes, ook moeten de routes naar de afdelingen bepaald worden. Verder ben ik verantwoordelijk voor de plaatsing van de palen waaraan de borden bevestigd zijn. Dan is het zaak om uit te zoeken dat er geen vloerverwarming zit op de plek waar zo’n paal met schroeven de grond in gaat.’
Hij stuurt nu nog pdf-jes met opmerkingen over de bewegwijzeringbordjes naar het ontwerpbureau. ‘Maar waar we naartoe willen is dat we online de plattegronden van het gebouw kunnen bekijken. Daarop zijn de bordjes ingetekend, zodat we ze zelf kunnen aanpassen. Bovendien wil ik kunnen zoeken in dit systeem. Als straks de gebouwcodes wijzigen, dan kunnen we dat in één keer op alle borden aanpassen. Over dat soort vernieuwingen denk ik graag mee.’
Zo hoopt Zijl straks ook met een app door het ziekenhuisgebouw te kunnen lopen. In het Academisch Medisch Centrum in Amsterdam kan het al: bezoekers krijgen een route naar een afdeling gepresenteerd op hun mobiel.
Visiedocument
Samen met zijn collega’s heeft Jan Jaap Zijl een visiedocument opgesteld over hoe de gegevensvoorziening van de gebouwen er op de langere termijn uit moet gaan zien. ‘We noemen dat het elektronisch gebouwendossier, een kapstok waar we alle digitale ontwikkelingen willen laten aanhaken. Wanneer je straks in een bepaalde ruimte van een gebouw staat, kun je op een tablet, mobiel of andere device alle informatie opvragen die betrekking heeft op die ruimte. Je kijkt bijvoorbeeld naar een muur en je weet dan of het een draagmuur is. Je weet ook of de brandcertificaten op orde zijn, of de filters van de airconditioning vervangen moeten worden en nog veel meer. Het internet of things, waarbij apparaten zelf informatie doorgeven, zal daar ook een rol bij gaan spelen.’
‘Dit is nog utopisch, want we hebben al die informatie wel, maar in eilandjes. Nu gaat het erom bruggen tussen al die eilandjes te slaan. Dat is handig voor de mensen die de gebouwen beheren, maar die kennis is ook strategisch van belang: wat kost het gebouw, hoeveel mensen werken er, hoeveel werkplekken hebben we voor deze mensen, et cetera. We gaan hier stap voor stap naartoe werken.’
Ronald de Nijs is eindredacteur van IP.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 2 / 2015. Het gehele nummer kun je hier lezen