Bij de keuze voor een nieuw catalogussysteem heeft het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG) in Amsterdam zich laten leiden door het open source aanbod. Het denken over en invoeren van het systeem Evergreen is een jarenlang proces geweest. ‘We zijn teruggegaan naar de basis van het catalogiseren.’
Door: Ronald de Nijs
In november 2009 vliegen vier medewerkers van het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG) naar Canada, waar ze bij de bibliotheek van de Laurentian University in Sudbury het open source bibliotheeksysteem Evergreen zullen bekijken. Evergreen is in 2006 begonnen als een automatiseringssysteem voor openbare bibliotheken in Noord-Amerika en zou later uitwaaieren naar wetenschappelijke bibliotheken – en de wijde wereld in.
Marja Musson is een van die reizigers. Ze is op dat moment als adjunct-archivaris met een bibliotheekachtergrond betrokken bij de zoektocht naar een open source catalogussysteem voor het IISG. In het vliegtuig heeft ze gezelschap van de projectleider, een softwareontwikkelaar en een extern deskundige op het gebied van open source software voor bibliotheken. Alle vier zijn ze vooral benieuwd naar de serialsmodule van Evergreen, die zich bij de bibliotheek van de Laurentian University in een testfase bevindt. ‘Die serialsmodule was voor ons op dat moment het belangrijkst,’ zegt Musson. ‘Het IISG heeft een heel grote collectie tijdschriften: toentertijd 1400 lopende tijdschriftabonnementen – oftewel 13.000 ontvangsten per jaar – en daarnaast 120.000 afgesloten periodieken, plus geregeld nieuwe aanvullingen daarop.’
Open source
In 2008 was duidelijk geworden dat het IISG op zoek moest naar een nieuw catalogussysteem. ‘We gebruikten sinds 1995 Advance, een systeem waarmee Geac wilde stoppen; ook zou het product niet langer worden ondersteund,’ aldus Musson. ‘We konden overstappen op een alternatief van de leverancier of iets heel anders kiezen.’ Het werd het laatste. Voor nieuwe IT-systemen binnen het IISG werden in die jaren al zoveel mogelijk open source versies gekozen, dus dit was ook een vereiste voor het nieuwe catalogussysteem. ‘De keuze voor open source is ingegeven door de ontwikkelingen in de informatiewereld: steeds meer systemen worden aan elkaar geknoopt. Met open source software kun je makkelijker en goedkoper de verbanden tussen de verschillende systemen leggen; handig met het oog op de toenemende digitalisering van onze collecties en born digital-bestanden. Ook ben je als organisatie minder afhankelijk van een bedrijf die dat voor jou moet aanpassen. En dat scheelt weer kosten,’ zegt Musson.
MARC 21
Er werd een lijst opgesteld met de vereisten voor het catalogussysteem. Voor de bibliotheek was het belangrijk dat het nieuwe systeem zou werken conform MARC 21, een internationaal geaccepteerde standaard voor het catalogiseren van boeken, audiovisueel materiaal en andere gegevens. Twee open source Integrated Library Systems (ILS) kwamen daarvoor in aanmerking: het bovengenoemde Evergreen en Koha, ontwikkeld in Nieuw-Zeeland en in 2000 live gegaan.
Uit een rondgang werd duidelijk dat er op dat moment in Europa vrijwel geen enkele bibliotheek met een open source catalogussysteem werkte. ‘Als enige bibliotheek in Nederland was het Rijksmuseum Koha aan het testen,’ vertelt Musson. ‘We zijn daar gaan kijken, maar Koha bleek de serialsmodule tóen nog niet goed te hebben ontwikkeld. Tijdens proeven met de export van ons oude systeem konden niet alle gegevens met betrekking tot de holdings conform MARC 21 overgenomen worden. We hebben geprobeerd de scripts in huis aan te passen, maar het eindresultaat van verschillende proefmigraties bleef steeds een magere afspiegeling van wat we in ons oude catalogussysteem hadden staan. Daarmee viel Koha af.’
Live bij Laurentian University
Evergreen bleef over. Musson: ‘Vanuit de Evergreen-community was men bezig om de serialsmodule uit te werken, maar deze was nog niet gebruiksklaar. Uiteindelijk zijn we bij de Laurentian University uitgekomen, waar de bibliotheek in eenzelfde soort omgeving werkt als wij. Zij hadden al een paar jaar ervaring met Evergreen en waren op dat moment druk bezig om de serialsmodule op te zetten. Het was voor ons de enige mogelijkheid om Evergreen en de serialsmodule in werking te zien. In Europa werkte er nog niemand mee.’
Musson en drie collega’s besloten een bezoek te brengen aan de Laurentian University in Canada. Een stevige delegatie, erkent Musson. ‘Ons oude catalogussysteem begon krakkemikkig te worden, dus de druk om een alternatief te zoeken was groot. De serialsmodule zag er bij de Canadese bibliotheek in de testfase goed uit. Het ging er nu alleen nog om dat de bibliotheek van de Laurentian University de details goed zou krijgen. We hadden er alle vertrouwen in dat dat zou lukken.’
Op de terugreis naar Nederland hadden de vier IISG-medewerkers voor zichzelf al de knoop doorgehakt. Nu moesten ze hun bevindingen nog rapporteren, bespreken met de werkgroep – en vervolgens moest de beslissing goedgekeurd worden door het managementteam. Er kwam groen licht om met Evergreen aan de slag te gaan.
Rol van management
‘Het is van cruciaal belang dat het managementteam achter de beslissing staat,’ benadrukt Musson. ‘Het is geen sinecure om te gaan werken met een open source systeem. Het is een lang en intensief traject. In 2009 zijn we op zoek gegaan naar een alternatief voor het toenmalige catalogussysteem, in 2010 is werkgroep ingesteld om de migratie van de bestanden voor te bereiden en in september 2011 is het IISG met Evergreen gaan werken.’
Bovendien kost het de medewerkers veel tijd om het nieuwe systeem te doorgronden. En toen bleek dat de kennis van MARC 21 op de verwerkingsafdeling wel wat bijgespijkerd kon worden, is ook daar op ingezet. Musson: ‘Ik vind het een groot winstpunt dat wij hier op de afdeling nu veel meer kennis hebben van hoe het catalogussysteem in elkaar zit en van de MARC 21-ontwikkelingen. We hebben ook ontdekt dat er in het verleden zaken niet conform MARC 21 waren, wat inherent is als je als je vanaf de jaren dertig catalogiseert en vervolgens met een geautomatiseerde catalogus gaat werken: dan gaan al die fouten in elke migratie mee.’
Terug naar de basis
‘We gingen ervan uit dat je met Evergreen alles kon doen wat je ook met het oude catalogussysteem kon doen. Soms dachten we dat iets niet kon, maar doken we wat verder in het systeem, dan bleek het wel mogelijk – maar op een heel andere manier dan we jarenlang gewend waren.’
Het was soms makkelijk te vergeten dat verschillende zaken destijds voor het IISG op maat waren gemaakt. ‘Zo konden we met het oude catalogussysteem allerlei rapportages maken, iets wat soms zo ingewikkeld was dat het alleen door de leverancier kon worden geschreven. Je kon met een rapportage bijvoorbeeld aangeven hoeveel meter in het magazijn bezet was. Nu zeggen we: daar is een catalogussysteem niet voor, daar heb je een ander systeem voor nodig. De rapportages hebben we dus niet een op een teruggehaald. Het catalogussysteem is teruggegaan naar de basis waarvoor het ooit is bedacht: catalogiseren. Dat is voor ons een eye-opener geweest.’
Vanwege een veranderde werkwijze wordt de bestelmodule ook niet gebruikt. Bestellen verloopt heel anders dan in het verleden. ‘Nu zeggen we: als vakreferenten op een site een boek willen bestellen, dan kunnen ze dat zelf doen; ze beschikken over een eigen budget. Ze hoeven niet meer naar ons toe te komen.’
Rol IT-afdeling
Cruciaal was de rol van de IT-afdeling. ‘Als niet-IT’er kun je niet zomaar een open source programma installeren en in gebruik nemen. Bovendien heb je iemand nodig om de technische infrastructuur op te zetten. We zijn daarbij goed begeleid door een externe open source consultant. Maar na verloop van tijd hoefden we steeds minder gebruik te maken van zijn diensten. Als we nu nieuwe wensen hebben, of als er een update moet plaatsvinden, dan kan dat in huis gebeuren. We hoeven geen – kostbare – leverancier meer in te schakelen,’ aldus Musson.
Tegelijkertijd had de bibliotheek de rol om de IT-afdeling goed te informeren over hoe een catalogussysteem in elkaar zit. ‘Dit is voor IT’ers niet echt gesneden koek,’ zegt Mieke Stroo, functioneel beheerder van Evergreen bij het IISG. ‘Bij de voorbereidingen voor de opzet van het systeem en voor de migratie van de gegevens van het oude systeem naar het nieuwe was er een grote betrokkenheid vanuit de IT-afdeling.’ Marja Musson: ‘De migratie hadden we bij een commerciële partij kunnen onderbrengen, maar we hebben ervoor gekozen het zelf te doen. Hiermee bespaarden we niet alleen kosten, het dwong ons ook heel goed naar het systeem te kijken. Onze kennis is er alleen maar door toegenomen. De migratie had wel wat voeten in de aarde. De export uit het oude systeem en de import naar het nieuwe systeem verliep niet in een keer vlekkeloos.’
In 2014 is er een technische upgrade van het systeem uitgevoerd. ‘Destijds zijn allerlei aanpassingen die het IISG graag wilde in de broncode van Evergreen gezet. Als je zo’n broncode “schoonhoudt”, is het meer een standaardsysteem, waardoor het veel makkelijker over te nemen is door een andere IT’er. Daar hebben we bij de nieuwe migratie naartoe gewerkt,’ legt Mieke Stroo uit. Community Het IISG staat op het punt om al zijn records te leveren aan WorldCat, de grootste bibliografische databank ter wereld. Helaas bleken niet alle records opgezet volgens de standaard die WorldCat stelt aan MARC 21-records. ‘We hadden de records door een commercieel bedrijf of door WorldCat kunnen laten aanpassen, maar ook dit doen we uiteindelijk zelf,’ zegt Musson. ‘We hebben een tool ontwikkeld om bulkmutaties in het systeem te doen. Daarmee voorkomen we dat het systeem steeds vastloopt tijdens grootschalige mutaties. Het heeft ons de nodige tijd gekost, maar aan de andere kant kunnen we dit nu weer teruggeven aan de community, zodat zij er ook wat aan heeft.’
Hetzelfde geldt voor een tool om diacrieten toe te voegen aan metadata. ‘We hadden altijd problemen met het toevoegen van speciale tekens op niet-westerse letters, maar dankzij de nieuwe tool is dat nu opgelost. Andere bibliotheken kunnen hier nu profijt van hebben,’ aldus Musson. ‘Door als gebruiker tools te ontwikkelen en die met de community te delen, kunnen we het systeem van Evergreen levend houden,’ aldus Stroo. Dagelijks krijgt ze als functioneel beheerder van Evergreen updates vanuit de community. Die kunnen gaan over de Online Public Access Catalog (OPAC) maar ook over wensen vanuit wetenschappelijke bibliotheken. Er is ook een technische discussielijst, die gevolgd wordt door Stroo’s collega van de IT-afdeling. Samen bezochten ze een van de congressen die vanuit de community over Evergreen worden georganiseerd.
Betrokkenheid
Het actief volgen van de community heeft haar kennis over het systeem vergroot, zegt Stroo. Ook ervaart ze een grote betrokkenheid. ‘Samen met de functioneel beheerder van XMetal, het softwaresysteem dat we voor archieven gebruiken, probeer ik steeds nieuwe tools voor Evergreen uit. Je bouwt zo wat IT-kennis op. Het maakt mijn werk heel afwisselend.’ Terugkijkend vond Marja Musson, inmiddels hoofd afdeling Collectieverwerking, de stap naar open source niet voor de hand liggend maar wel zeer leerzaam. ‘Soms moet je iets totaal out-of-the-box bedenken. En je neemt je werkprocessen eens goed onder de loep. Ook de samenwerking met de IT-afdeling vond ik inspirerend.’ Musson: ‘Heel snel wordt geroepen dat open source niet goed zou kunnen zijn. Ook bij mijn collega’s was er aanvankelijk scepsis. Daarom is goede communicatie met alle medewerkers gedurende het zoeken ontwikkelingsproces noodzakelijk. Ja, we moeten veel uitzoeken. Ja, de eerste paar jaar moeten we er veel tijd insteken. Maar Koha en Evergreen zijn catalogussystemen die doen wat ze moeten doen. We vergeten vaak dat we jarenlang met een bepaald catalogussysteem hebben gewerkt. Je weet dan niet meer zo goed wat je eigen systeem kan en niet zo goed kan, want je vindt altijd wel een omweggetje om ermee te kunnen werken.’
Beheersaspect belangrijker
‘Er spelen zoveel ontwikkelingen op het gebied van catalogiseren; denk aan Worldshare van OCLC. Kant-en-klare catalogussystemen met modules voor toepassingen als beheer en uitlenen zullen steeds minder een rol van betekenis gaan spelen,’ verwacht Musson. ‘Bovendien wordt het beheer van de collecties steeds meer ingegeven door gedigitaliseerde en digital born-collecties. Om die te kunnen beheren heb je andersoortige systemen en omgevingen nodig. Het beheeraspect wordt daarmee belangrijker dan het catalogiseeraspect. En voor het vinden van informatie heb je heel andere tools nodig; voor die taak voldoet een catalogussysteem niet meer,’ zegt Musson. ‘Met Evergreen zijn we teruggaan naar de basis: een catalogussysteem is om te catalogiseren.’
Ronald de Nijs is eindredacteur van IP.
Bibliotheek van Vredespaleis onderzocht Evergreen – maar koos er niet voor
Een paar jaar geleden besloot de bibliotheek van het Vredespaleis (PPL) te onderzoeken of er een alternatief kon worden gevonden voor het toen gebruikte bibliotheeksysteem. Twee open source systemen werden bekeken: Koha en Evergreen. Met ondersteuning van een externe adviseur werd met name Evergreen onder de loep genomen. De bibliotheek zag vier problemen opduiken.
Door: Aad Janson
Hoewel de flexibiliteit met betrekking tot de vormgeving en het open source karakter van Evergreen zeer tot de verbeelding sprak, zag de bibliotheek van het Vredespaleis (PPL) toch vier problemen. Ze zijn samen te vatten in de begrippen ‘format’, ‘conversie’, ‘behoud van het eigen karakter’ en ‘systeemonderhoud’.
Het beschrijvingsformat in het gebruikte bibliotheeksysteem (Lokaal Bibliotheek Systeem van OCLC/PICA) wijkt behoorlijk af van het format dat gebruikt wordt door Evergreen, namelijk het internationaal gehanteerde MARC 21. Dat zou een grote impact hebben op de bedrijfsvoering. Immers, vrijwel iedere medewerker moest worden bijgeschoold. Daarenboven wilde de PPL doorgaan met het catalogiseren in de landelijke catalogus en dat moet, tot op dit moment zelfs, in het traditionele, maar afwijkende format. Veel collega’s dienden dus twee formats in de vingers te hebben.
Voor het converteren van de data uit het gebruikte systeem, zou assistentie van buiten moeten worden ingehuurd en medewerking verzekerd moeten worden van de leverancier van het gebruikte bibliotheeksysteem tijdens de conversieslagen.
De werkwijze in de PPL om zowel artikelen uit tijdschriften als hoofdstukken uit boeken te catalogiseren en in de catalogus de relaties daartussen te kunnen aangeven, kon niet zomaar in Evergreen / MARC 21 worden gerealiseerd. Bovendien was het niet vanzelfsprekend dat het eigen trefwoordensysteem kon worden overgezet naar Evergreen. Kortom, het eigen karakter dreigde verloren te raken of dan toch minstens niet onmiddellijk gewaarborgd te kunnen worden.
Voor het onderhoud van het hardware- en softwareplatform voorzag de PPL dat een extra kracht moest worden aangesteld. In het takenpakket van de desbetreffende kracht zou ook het onderhouden van contacten tussen hem en de centrale catalogus-beheerder (OCLC/ PICA) komen te liggen, met name over de uitwisseling van bibliografische data en het onderhouden van relaties binnen de Evergreencommunity.
Samenvattend: Uiteindelijk werd besloten enerzijds om financiële redenen (duur conversietraject, eigen hardware, extra mankracht) en anderzijds grote onzekerheid over het kunnen behouden van het eigen karakter (catalogiseren op een ‘lager’ niveau, eigen onderwerpsontsluiting) af te zien van de inzet van Evergreen als bibliotheeksysteem.
Overigens werd al onderzoekende duidelijk dat OCLC/PICA inmiddels de intentie had om op wat langere termijn het eigen beschrijvingsformat om te zetten naar het international gehanteerde MARC 21. Daarmee zou een van de pijnpunten, namelijk het te snel moeten omschakelen naar MARC 21, weggenomen worden en dat vereenvoudigde de beslissing van de PPL om uiteindelijk toch door te gaan met het Lokaal Bibliotheek Systeem van OCLC/PICA.
Aad Janson is digital library developer bij het Vredespaleis.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 3 / 2015. Het gehele nummer kun je hier lezen