De nieuwe Archiefwet komt eraan en die brengt belangrijke veranderingen met zich mee. Het Nationaal Archief heeft daarom handreikingen ontwikkeld om archiefvormers en archiefdiensten voor te bereiden op de regels. Een daarvan is de handreiking Openbaarheid bij en na overbrenging.
De handreiking gaat over openbaarheid en het stellen van openbaarheidsbeperkingen wanneer archieven naar een archiefdienst overgebracht worden. De eerste modules van de staan nu online.
Veranderingen in de Archiefwet
In de nieuwe Archiefwet staat dat documenten tien jaar na creatie of ontvangst naar een archiefdienst overgebracht moeten worden. Onder de Archiefwet die nu geldt en sinds 1995 bestaat, was dat twintig jaar. Documenten worden bij overbrenging ‘in principe openbaar’, meldt het Nationaal Archief. Een overheidsorgaan kan besluiten om de openbaarheid van archieven voor een bepaalde periode te beperken.
Archiefvormers moeten aangeven waarom ze de openbaarheid van documenten willen beperken. De oude wet noemde daarvoor drie brede beperkingsgronden. De nieuwe wet noemt veertien specifiekere gronden. Overheidsorganisaties moeten goed motiveren waarom een bepaalde beperkingsgrond van toepassing is. De handreiking Openbaarheid bij en na overbrenging biedt hierbij een handvat voor decentrale overheden en de rijksoverheid.
Handreiking
De handreiking geeft een overzicht van de beperkingsgronden in de nieuwe Archiefwet. Het beschrijft hoe organisaties de beperkingsgronden kunnen toepassen. En hoe ze een formeel besluit erover nemen.
De nieuwe Archiefwet treedt waarschijnlijk niet eerder dan 1 juli 2026 in werking. Maar het voorbereiden op een overbrenging, inclusief het eventueel bepalen van openbaarheidsbeperkingen, neemt volgens het Nationaal Archief veel tijd in beslag.
Voor overbrengingsprocessen die nog onder de Archiefwet 1995 vallen, dus afgerond zijn voor de ingangsdatum van de nieuwe wet, blijft de brochure ‘Open, tenzij’ beschikbaar. Naast de nu gepubliceerde modules over openbaarheid bij overbrenging komen er dit jaar ook modules die gaan over de situatie ná overbrenging.