Je leest er steeds vaker over: archivering by design. Erik Saaman, strategisch adviseur bij het Nationaal Archief, geeft er samen met Charles Jeurgens, hoogleraar Archiefwetenschap bij de Universiteit van Amsterdam, op Smart Humanity een lezing over. In een interview licht Saaman het begrip alvast toe.
Door de redactie
Wat is ‘archivering by design’?
‘Archivering by design is nadenken over archivering tijdens het ontwerp van een informatiesysteem. In plaats van pas na te denken over archivering als het systeem al in gebruik is. Met “ontwerp” bedoel ik het maken van de keuzes hoe een informatiesysteem er functioneel, procesmatig en technisch uit gaat zien. Dat kan zijn bij de bouw van een nieuw systeem, bij de inkoop of bij aanpassingen aan een bestaand systeem.’
Het overbrugt de kloof tussen het werkproces en het archiveringsproces?
‘Inderdaad. Nu zie je vaak dat keuzes over archivering gemaakt worden zonder veel rekening te houden met de impact op het werkproces. En zonder dat de meerwaarde voor het werkproces duidelijk is. Medewerkers moeten zich aan allerlei regels houden die extra inspanning kosten. Zoals een vast format voor bestandsnamen, gebruik van een vaste mappenstructuur en het invullen van metagegevens. Daarnaast moet informatie vanuit verschillende systemen (zoals e-mails, websites en databasegegevens) opgenomen worden in het documentmanagementsysteem of een recordsmanagementapplicatie van de organisatie. Ook dat gaat niet zomaar. Het risico bestaat dan dat dit soort keuzes niet of slecht wordt uitgevoerd, omdat ze het werkproces te veel belasten. Wij denken dat je archivering daarom beter kunt inrichten vanuit het werkproces. De ontwerpfase van een nieuw informatiesysteem is daarvoor het uitgelezen moment.’
Wat gebeurt er als archivering by design niet wordt toegepast?
‘Dan wordt de business case voor archivering slechter. Regel je archivering pas achteraf, dan lopen de kosten op en profiteert de organisatie pas later van de voordelen.’
Er komen steeds meer ‘by design’-aanpakken, zoals ‘security by design’ en ‘privacy by design’. Wordt het niet heel complex en duur om een informatiesysteem te maken dat rekening houdt met alle eisen van dit soort aanpakken?
‘Integendeel, je bespaart ermee! Met die eisen moet je sowieso rekening houden. Beveiliging, privacy en archivering zijn geen extraatjes, maar essentieel voor het functioneren van elke organisatie. En ze hebben ook veel met elkaar te maken. Pak deze belangen tegelijkertijd aan tijdens het ontwerp, dan voorkom je dubbel werk.’
Voor wie is ‘archiveren by design’ waardevol?
‘Iedereen die op de een of andere manier betrokken is bij het ontwerpen van informatiesystemen. Denk aan architecten, informatiemanagers, informatieadviseurs en projectleiders. Daarnaast iedereen die verantwoordelijk is voor de informatiesystemen en archivering. Het helpt om tijdig en onderbouwd besluiten te nemen.’
Hoe kunnen informatieprofessionals bijdragen aan het toepassen van ‘archivering by design’?
‘Door het te gaan doen. Ga op zoek naar nieuwe informatiesystemen die ontwikkeld of ingekocht worden. Overtuig de opdrachtgevers van het belang van archivering en bied jezelf aan om daarbij te helpen. Als dat lukt, dan ben je een designer naar ons hart.’
Deze bijdrage komt uit de Smart Humanity-special van IP nr. 8 / 2018. De special is hier te lezen, het ‘reguliere’ nummer vind je hier.