Het Gelders Archief en het Regionaal Archief Rivierenland voerden van oktober 2016 tot april 2017, in samenwerking met de Gemeente Zaltbommel, een e-Depotpilotproject uit. Met dit project wilden de deelnemende archieven praktijkervaring opdoen en samenwerkingsmogelijkheden op het terrein van digitale archivering verkennen. De uitkomsten vormen de basis voor verdere samenwerking in de toekomst.
Het Gelders Archief werkt samen met het Nationaal Archief aan het verwezenlijken van een e-Depot voor gemeenten en archiefdiensten. Het e-Depot is nog volop in ontwikkeling en geldt wereldwijd als een innovatief ontwerp. Het Regionaal Archief Rivierenland trekt samen met gemeenten in zijn werkgebied op in verschillende projecten met meerdere leveranciers van hard- en software, om zo essentiële praktijkervaring en kennis op te doen die nodig is voor digitale archivering.
De digitale samenwerking tussen beide partijen was de eerste in zijn soort in Gelderland. Strategische gesprekken en een uitgebreide praktijkgerichte analyse brachten in kaart wat er komt kijken bij het overplaatsen van digitale archieven van gemeenten naar het e-Depot van de archiefdienst.
Het pilotproject leverde overbrengingsprotocollen op, waarin beschreven staat wat er precies nodig is om in de samenwerking Gemeente – Regionaal Archief Rivierenland – Gelders Archief digitale archieven in het e-Depot over te brengen. Op basis van deze protocollen kunnen beide archiefdiensten hun interne organisatie aanpassen en verder investeren in de kennisontwikkeling van de eigen medewerkers. Het overbrengingsprotocol geeft voor het Regionaal Archief Rivierenland meer mogelijkheden om gemeenten te adviseren.
De archiefdiensten slaagden tijdens het pilotproject erin om een vijftigtal archiefdossiers van de gemeente Zaltbommel met goed gevolg in te laden in een experimenteel e-Depot. Het Regionaal Archief Rivierenland kon hieruit relevante conclusies trekken over zijn taken en verantwoordelijkheden in het proces van overbrenging van archieven. Daarnaast leidde deze test tot aanpassingen in het digitaal archiefbeheer bij de gemeente Zaltbommel.
(Bron: Gelders Archief; beeld: Gebouw Gelders Archief; Creative Commons CC0 1.0 Universal Public Domain)