Vind jij het een uitdaging om het (digitale) archief op orde te krijgen en te houden? En bewaak en verbeter je graag de kwaliteit van het proces van documenteren en archiveren binnen de organisatie? Ga dan bij ons aan de slag!
Wat houdt je functie in?
De komende jaren zet de gemeente Hilversum in op het verder optimaliseren en op orde houden van de informatiehuishouding en het archief. Het proces van documenteren en archiveren begint steeds vaker in het primaire proces waar informatie wordt ontvangen en verwerkt. Daarnaast breidt het takenpakket van Recordmanagement zich uit door nieuwe projecten, wetgeving en onze eigen ambitie om de komende jaren het digitale informatiebeheer nóg beter beheersbaar te maken.
Je bent in jouw functie als recordmanager/informatiespecialist een van de vertrouwde gezichten voor de organisatie en de informatieketen met betrekking tot het goed op orde houden van het digitale archief. Je bent verantwoordelijk voor jouw specifieke aandachtsgebieden. We verkennen samen welke het beste bij jou passen, zodat je optimaal jouw specialisme verder kunt ontwikkelen.
Samen met de collega’s van Recordmanagement vertaal je technische en vakspecifieke onderwerpen naar begrijpelijke adviezen voor afdelingen en proceseigenaren in het primaire proces. Ook werk je samen met de collega’s van onder andere Functioneel Beheer en Informatiemanagement in projecten. Je bewaakt hierbij de wettelijke kaders, regelgeving en (interne) richtlijnen met betrekking tot de informatievoorziening, zonder het belang van de interne klant uit het oog te verliezen.
Samen met je collega’s begeleid en ondersteun je de transitie naar digitale dienstverlening en geef je uitvoering aan het informatie(beveiligings)beleid. Als informatiespecialist werk je dus samen naar het doel om het digitale archiefbeheer blijvend overzichtelijk, kwalitatief op orde en beheersbaar te maken.
Wat ga je concreet doen?
- Je werkt samen met je collega’s aan het uitvoeren van verbeteracties voor het informatiebeheer aan de hand van het verbeterplan voor het archief- en informatiebeheer van de gemeente;
- Je voert kwaliteitscontroles uit en bewaakt de kwaliteit van zaakregistraties in het zaaksysteem en in (nieuwe) procesapplicaties;
- Je adviseert en werkt mee in projecten om de kwaliteit van het proces van documenteren en archiveren te bewaken en te verbeteren binnen de organisatie. Onder andere bij nieuwe wetgeving zoals de omgevingswet en de Woo en bij de inrichting van nieuwe procesapplicaties;
- Samen met collega’s van Functioneel Beheer, Informatiebeheer, Informatiemanagement en ICT werk je aan de optimalisatie van het informatie- en archiveringsproces in brede zin vanuit jouw expertise en bevindingen;
- Je werkt aan het bijhouden van het digitale (en deels papieren) archiefbeheer. Denk daarbij aan het opstellen van vernietigingslijsten, dossiervorming, het verzorgen en bewaken van de ontsluiting van digitale documenten en dossiers.
Wat breng je mee?
- Je hebt een afgeronde relevante opleiding op minimaal mbo 4-niveau;
- Je hebt minimaal een jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van digitaal informatie-/archiefbeheer;
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het werken volgens een zaaktypecatalogus bij een gemeente (zaakgericht werken).
- Je hebt aantoonbare werkervaring met de uitvoering van de Archiefwet.
Wie ben je?
Je hebt een passie voor het op orde krijgen en houden van informatie door mensen daarin te adviseren en te ondersteunen. Je bent gericht op het behalen van resultaten en doelstellingen zonder daarbij de kwaliteit uit het oog te verliezen. Je bent ook zelfstandig en efficiënt in je werk. Bovendien weet je collega’s te betrekken bij het signaleren van nieuwe taken of verbeterkansen.
Hoe ziet je nieuwe team eruit?
Je komt te werken op de afdeling Interne Dienstverlening in team ICT. Recordmanagement is een cluster van dit team. De afdeling staat voor een professionele inventieve dienstverlening op het gebied van procesondersteuning, informatievoorziening en informatietechnologie. De afgelopen jaren is Recordmanagement geprofessionaliseerd en heeft het een goede positie in de organisatie verworven. Recordmanagement is een enthousiast en ondernemend team, met een enorme passie voor het werk. Het team bestaat straks in totaal uit vijf medewerkers en wordt aangestuurd door teammanager Jan Braat. De coördinator/senior Recordmanagement Ruben Stolk zorgt voor de dagelijkse aansturing en het voeren van de regie over het concernproces Documenteren en Archiveren met de verschillende stakeholders.
Gemeente Hilversum, mediastad in het groen
Zorgen voor nu en werken aan morgen
Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeften die op dit moment bij de Hilversummers leven. De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.
Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.
Wat bieden wij je?
- Je krijgt een 36-urige werkweek;
- We bieden je een contract van een jaar en de intentie is om dit na een jaar om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
- Jouw salaris valt in schaal 9, deze loopt van € 2.865 tot en met € 3.732 bruto per maand op basis van 36 uur per week. In samenspraak met jou schalen we je in, afhankelijk van opleiding en ervaring;
- Aanvullend krijg je iedere maand nog een individueel keuzebudget (IKB) tot je beschikking van 17,05%. Per maand is dit minimaal € 488,48 tot maximaal € 636,30 bruto boven op je salaris. Dit budget kun je laten uitbetalen of kun je inzetten voor verschillende doeleinden;
- Je krijgt van ons een telefoon en laptop tot je beschikking;
- Je bouwt een goed pensioen op bij ABP;
- Tevens heb je de mogelijkheid om deel te nemen aan een collectieve ziektekostenverzekering, en voor diverse andere verzekeringen kun je korting krijgen;
- Wij hebben een breed aanbod aan opleidingsmogelijkheden op vakgebied en persoonlijke ontwikkeling. De Hilversum Academie is een platform waar de gemeente Hilversum trainingen, workshops en e-learnings aanbiedt voor alle medewerkers. Vanaf je eerste werkdag kun je hier zelf gebruik van maken;
- Een gezonde werk- en privébalans vinden wij belangrijk! Afhankelijk van je functie kun je bij ons hybride werken. We zijn hier nog in aan het leren en experimenteren. Omdat we onderlinge verbinding belangrijk vinden, is ons uitgangspunt dat je de helft van je werktijd op een werklocatie werkt.
Wil je meer informatie?
Stuur gerust een Whatsapp-bericht of bel naar Ruben Stolk, coördinator Recordmanagement: 06-38 21 48 23.
Interesse?
Voor nu heb je de mogelijkheid om tot uiterlijk 31 januari 2023 te reageren via onze sollicitatiepagina. Als er voor die tijd kandidaten reageren die goed aansluiten bij het profiel, gaan wij met diegenen alvast in gesprek. Bij geschiktheid bestaat dan de mogelijkheid dat de vacature eerder wordt gesloten. Twijfel daarom niet en reageer direct op deze mooie functie!
Nieuwsgierig geworden? Wil je weten wat er speelt bij de gemeente Hilversum en wil je een indruk van je toekomstige collega’s krijgen? Kijk of volg ons dan op LinkedIn, Twitter, Instagram of Facebook.
Hilversum wil een leefbare en veilige stad zijn waar iedereen zich thuis voelt, ongeacht waar jij of je familie vandaan komt, hoe je eruitziet en van wie je houdt. Dit geldt ook voor de gemeentelijke organisatie.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.