YouTube vierde in 2015 haar tiende verjaardag. Deze mediadienst heeft zich niet alleen bewezen als ’s werelds grootste podium voor onder andere muziekvideo’s, documentaires en vlogs, maar ook als communicatie- en instructieplatform voor organisaties. Maken Nederlandse universiteitsbibliotheken ook gebruik van dit kanaal? En met welk resultaat?
Door: Vincent Janssen en Carola van der Drift
Het is geen nieuws meer dat YouTube een succesvol communicatiemiddel is. Anno 2016 zijn er YouTubers die zich miljonair mogen noemen door simpelweg hun eigen leven op camera vast te leggen. We hebben het over de zogeheten vloggers. Ook in Nederland komen er steeds meer mensen bij die van hun onschuldige en vaak onzinnige hobby een lucratieve bron van inkomsten hebben gemaakt. Onze eigen Enzo Knol is misschien wel de bekendste. Met meer dan een miljoen volgers is hij Nederlands bekendste vlogger. Deze 22-jarige Assenaar weet zijn publiek zelfs te vermaken met het bakken van vissticks – en ziet ondertussen zijn banksaldo flink oplopen.
Dat YouTube alleen maar handig is voor muziekvideo’s of grappige filmpjes over computerspelletjes en katten is allang achterhaald. Instructievideo’s over bijvoorbeeld make-up aanbrengen en breien doen het ook erg goed. Door onder andere het succes en de reikwijdte van de vloggers zijn ook bedrijven en organisaties gestart met eigen videoprojecten op zowel YouTube als Vimeo.
De laagdrempeligheid van een productie maakt het voor ondernemingen aantrekkelijk om eenvoudig en goedkoop hun online marketingstrategie uit te breiden. PlayStation, actioncameraleverancier GoPro en videogameproducent Ubisoft bijvoorbeeld beschikken inmiddels over een van de meest populaire kanalen op YouTube. De videodienst is dus een zeer bruikbaar middel om doelgericht een publiek te bereiken. En daarmee is het ook geschikt voor onderwijsdoeleinden, zoals informatievaardighedentrainingen en online instructies. Reden voor IP om aan een aantal Nederlandse universiteitsbibliotheken te vragen in hoeverre YouTube en Vimeo deel uitmaken van hun communicatieplannen.
Bibliotheken op YouTube
Instellingen zonder eigen YouTube-kanaal of Vimeo-account zijn tegenwoordig een zeldzaamheid. Kijken we naar bibliotheken van universiteiten en hogescholen, dan zien we verschillende instellingen die nog geen (goed gevuld) kanaal hebben. Maar gelukkig zijn er ook vele interessante voorbeelden te vinden.
Na een inventarisatie van de YouTubekanalen van Nederlandse universiteiten (inclusief enkele hogescholen) bleek al snel dat YouTube zich goed leent voor instructievideo’s. De Hogeschool van Amsterdam (HvA) heeft bijna dertig instructievideo’s gemaakt, waarin de hoofdrol is weggelegd voor de eigen studenten. Hoe de bibliotheekcatalogus werkt, welke bronnen men kan gebruiken of hoe gerefereerd moet worden: de studenten leggen het allemaal zelf uit. Ook de Maastricht University Library zet eigen studentmedewerkers voor de camera ten behoeve van filmpjes op zowel YouTube als Vimeo. De meeste instellingen, zoals de Radboud Universiteit en de Rijksuniversiteit Groningen (RUG), gebruiken een combinatie van screenshots en zelfgemaakt filmmateriaal.
Sommige bibliotheken gaan nog een stap verder. Gefilmde rondleidingen door de bibliotheek bijvoorbeeld zijn niet ongebruikelijk. De universiteitsbibliotheken van Leiden, Nijmegen en Groningen geven impressies en uitgebreide virtuele rondleidingen in hun verschillende bibliotheeklocaties.
Toch hoeft een YouTube-kanaal niet alleen gevuld te zijn met zelfgemaakte video’s. De Wageningen University Library bijvoorbeeld gebruikt haar YouTube-kanaal ook voor het delen van beeldmateriaal uit de eigen collecties. De manier waarop bibliotheken hun videokanalen vullen verschilt dus nogal, evenals de kwantiteit en kwaliteit van het aanbod.
Social media-plan
YouTube, en in mindere mate Vimeo, wordt door organisaties ook vaak als een vorm van social media gezien. IP vroeg aan verschillende bibliotheken of ze YouTube en Vimeo als een meerwaarde voor hun social media-plan zien en of ze de videodiensten integreren in andere communicatiekanalen, zoals hun website, Facebook of Twitter.
De UB Leiden is in elk geval overtuigd van de toegevoegde waarde van YouTube-video’s in haar communicatiebeleid: ‘YouTube versterkt de corporate uitstraling van onze universiteitsbibliotheek en universiteit. We kunnen laten zien wat we in huis hebben en waar we mee bezig zijn, en vooral waarom dat interessant is,’ aldus communicatieadviseur Erik Weber. Leiden wil YouTube nog veel meer gaan inzetten en verwacht zelfs dat het videokanaal de ‘backbone’ van haar communicatieplannen gaat worden.
Bij Maastricht University (UM) hebben de filmpjes juist meer een educatief karakter en maken ze in mindere mate deel uit van het social media-plan. De video’s hebben vooral betrekking op het gebruik van de bibliotheek en haar collecties. Sporadisch worden ze meegenomen in andere communicatiekanalen, bijvoorbeeld op de eigen Facebook-pagina. Wel zijn de filmpjes geïntegreerd in de online tutorials die in het onderwijs voor informatievaardigheden gebruikt worden.
De bibliotheek van de HvA zet haar video’s op een soortgelijke manier in. ‘Wij gebruiken de video’s “Slim Zoeken” op verschillende manieren, maar ze worden vooral gebruikt in het onderwijs,’ aldus Harrie van der Meer, informatiespecialist bij de HvA.
Wie doet wat?
Ideeën voor video’s zijn er genoeg en bibliotheekmedewerkers kunnen prima originele concepten voor filmpjes bedenken. Maar wie maakt de daadwerkelijke filmpjes? En is het noodzakelijk dat de kwaliteit door iemand bewaakt wordt? Bij de Universiteit Maastricht produceren de informatiespecialisten de video’s zelf. ‘Alles doen we intern, ook het filmen. Natuurlijk is onze communicatieadviseur altijd betrokken bij het proces; zij houdt nauwlettend in de gaten of de eindproducten passen binnen het gehele communicatieplan van de Universiteit Maastricht,’ aldus Sabrina Gijsen, medewerker van het communicatieteam.
Ook Erik Weber, communicatieadviseur van de UB Leiden, is voor een sterke kwaliteitscontrole van de video’s. Volgens Weber moeten instanties afwegen of zij voor een strakke uniforme uitstraling gaan of iedereen zomaar in een eigen stijl video’s laten produceren. Zijn voorkeur gaat uit naar uniformiteit, om zo de kwaliteit van het kanaal te bewaken.
Toch kan ervoor gekozen worden om de verschillende afdelingen meer vrijheid te geven, zoals bij de HvA. Harrie van der Meer: ‘Er is een communicatieafdeling, maar iedereen gaat zijn eigen gang.’ De dertig professioneel ogende instructievideo’s van de HvA getuigen dat deze vrije aanpak werkt. Bij Fontys Hogescholen is te zien dat enkele individuen of lokale mediatheken zelf videomateriaal ontwikkeld hebben. Deze video’s worden namelijk niet aangeboden op het officiële ‘Fontys Hogescholen’-YouTubekanaal, maar bijvoorbeeld op een persoonlijk kanaal van een bibliotheekmedewerker.
Bij de meeste UB’s nemen de informatiespecialisten de productie van de filmpjes op zich. De belangrijke reden hiervoor betreft de kosten die gemoeid zijn met het uitbesteden van een videoproductie. De Universiteit Maastricht had voor de productie van haar eerste video’s een extern bedrijf ingehuurd, maar door de forse rekeningen is zij hier snel op teruggekomen. Bovendien bleken de uitgaven verder op te lopen als er in een video iets aangepast of veranderd moest worden.
Desalniettemin zijn er organisaties die wél over voldoende budget beschikken om de productie uit te besteden – en de resultaten ervan mogen er zijn. De Radboud Universiteit bijvoorbeeld heeft een prachtige video laten maken over de werkzaamheden achter de schermen bij haar UB. Uiteraard onder supervisie van een communicatieadviseur.
British Library Hoewel er in de bibliotheekwereld al veel bereikt is op het gebied van video’s, kan het natuurlijk altijd beter. Kijken we naar bibliotheekorganisaties in het buitenland, dan komen we (nog) mooiere voorbeelden tegen. De British Library bijvoorbeeld pakt het groots aan. Maar liefst vier managers van verschillende afdelingen ontwikkelen in samenwerking met een extern filmbedrijf de videoscripts. ‘De video’s worden veelal door externe bedrijven gefilmd,’ vertelt Rachel Williams, Content & Community Officer van de British Library. ‘We hebben een aantal bureaus waar we mee samen werken. Ieder jaar bekijken we deze lijst opnieuw om ervoor te zorgen dat we een interessante mix van bedrijven hebben.’
De British Library wil er in 2016 nog meer naar streven dat elke video waardevol en van hoge kwaliteit is. Er liggen daarom plannen voor marktonderzoek naar al hun social media-kanalen: ‘We willen de behoeften van onze gebruikers centraal stellen. Wat is waardevol voor ons publiek? Wat willen onze gebruikers zien, in plaats van: wat willen wij maken? Hoe worden de video’s gedeeld en gebruikt? Wie is eigenlijk het publiek? Kwaliteit staat voorop en is belangrijker dan kwantiteit,’ aldus Williams.
Ruimte voor verbetering?
Veel UB’s hebben plannen om hun videokanalen te verbeteren en uit te breiden. Naast een strategisch beleidsplan voor YouTube wil de UB Leiden bijvoorbeeld ook weblectures via dit videokanaal gaan delen. De HvA heeft plannen om speciaal videomateriaal te ontwikkelen voor haar STIP-programma (Smart Training Informatievaardigheden in de Praktijk), om studenten te ondersteunen op het gebied van informatievaardigheden, zoals ook al bij de Universiteit Maastricht gebeurt.
Hoewel veel universiteitsbibliotheken hun best doen om de YouTube- en Vimeo-kanalen te vullen met leerzame en vermakelijk video’s, is er nog het een en ander te winnen wat betreft de kwaliteit, kwantiteit en het bereik van deze filmpjes. De meeste filmpjes van de Universiteit Maastricht en de HvA maken deel uit van het onderwijs en zijn daarom al duizenden keren bekeken. Het aantal views van een opzichzelfstaand bibliotheekfilmpje komt echter vaak niet boven de tweehonderd uit. Soms zijn de video’s op deze kanalen al acht jaar geleden gemaakt en behoorlijk verouderd. Dit roept de vraag op of het de investering waard is geweest.
Natuurlijk hebben deze universiteitsbibliotheken vaak een beperkt productiebudget, al zijn er genoeg voorbeelden te vinden waaruit blijkt dat een geslaagde video niet duur hoeft te zijn. Bibliotheken kunnen misschien nog iets leren van – de soms wat flauwe vlogger – Enzo Knol: alles wat je namelijk nodig hebt is een camera, een vlotte babbel en een boodschap. Meer niet. Aan inspiratie hebben de bibliotheken van universiteiten en hogescholen in elk geval geen gebrek.
Fijne kneepjes volgens Phil Bradley
Phil Bradley, informatiespecialist en internetconsultant, deelde met IP zijn adviezen over de inzet van YouTube en Vimeo voor bibliotheken: ‘Laat het idee dat alles perfect moet zijn los. Is een video makkelijk te bekijken en goed te verstaan, dan is dat voldoende. Belangrijker is dat de video informatief, helder, niet te lang en waar mogelijk vermakelijk is. Afhankelijk van de omstandigheden kun je kiezen voor het gebruik van een dure videocamera en betaalde software, of voor het andere uiterste: soms is het al voldoende om met je smartphone een filmpje te maken en direct te uploaden. Ik geloof heilig in “just do it”.’ Over de inhoud van de video’s zegt Bradley: ‘Bijna alles heeft potentie. Een bibliotheekintroductie, video’s van evenementen, interviews met medewerkers, studenten of bekende bezoekers, enzovoort. Wees niet bang om alle aspecten van de bibliotheek te laten zien. Deel je video’s online op voor de hand liggende plekken: via Twitter, Facebook of je website. Plaats QR-codes naar educatieve video’s bij kopieerapparaten, computers, et cetera zodat gebruikers ze kunnen bekijken op hun smartphone.
Tips & tricks
Drie bibliotheken met goedgevulde YouTube-kanalen geven tips:
Universiteit Maastricht
‘Online tutorials zijn een goed middel om instructies kort en krachtig aan je publiek te presenteren. Het vraagt wel veel tijd en moeite om deze filmpjes up-to-date te houden. Nadat we al onze instructievideo’s af hadden, veranderden we van bibliotheeksysteem en was de layout van onze catalogus plotseling anders. Hierdoor moesten alle filmpjes en schermopnames opnieuw opgenomen worden; een enorm tijdrovende klus. Zorg er dus voor dat bijvoorbeeld schermopnames eenvoudig verwisseld kunnen worden, zodat het editen zo min mogelijk tijd kost.’
Hogeschool van Amsterdam
Als instanties de voorkeur hebben voor een bepaalde licentievorm, zoals het geval is bij de HvA, is het zinvol om je te verdiepen in de mogelijkheden van de verschillende videodiensten: ‘Als je zoals wij studenten laat figureren, kan dat al een reden zijn om de video’s niet voor commerciële doeleinden te willen inzetten. Vimeo heeft gelukkig uitgebreidere mogelijkheden om licentievormen aan te passen dan YouTube. Neem dit mee in de manier waarop je je materiaal deelt.’ De afweging om Vimeo te gebruiken in plaats van YouTube kan nog van meerdere factoren afhangen. Zo heeft Vimeo geen reclames en biedt het uitgebreidere beheersfuncties. YouTube-video’s zijn daarentegen makkelijker te vinden via Google en het gebruik van YouTube is gratis.
British Library
‘Wij bekijken regelmatig het aantal views van onze video’s. We letten vooral op de video’s die onder de maat presteren. Dit is nuttige informatie om te bepalen wat voor video’s we in de toekomst laten maken.’
Vincent Janssen is redacteur van IP en specialist Scientific Information bij de Maastricht University Library.
Carola van der Drift is Japanologe en werkt bij de East Asian Library van de Universiteit Leiden.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 2 / 2016. Het gehele nummer kun je hier lezen.