Door Annelot Treure
In een tijd waarin overheidsorganisaties streven naar datagedreven besluitvorming en tegelijkertijd naar meer openbaarheid en transparantie, is de weg naar een datagedreven overheid bezaaid met uitdagingen en obstakels. Een eerste stap in de richting van deze ambitie kan een datacatalogus zijn, een portaal dat data op een gebruiksvriendelijke en toegankelijke wijze beschikbaar maakt voor alle doelgroepen.
Veel overheidsorganisaties hebben de ambitie om meer gebruik te maken van data voor het realiseren van hun doelstellingen. Daarvoor worden bijvoorbeeld programma’s opgestart op het gebied van datagedreven werken, digitale transformatie of datavolwassenheid. Centraal daarbij staat de gedachte om als organisatie met behulp van data betere beslissingen te nemen. Tegelijkertijd is er de veelgehoorde leus ‘openbaar tenzij’ – ook wel de visie van ons demissionaire kabinet als het aankomt op overheidsinformatie. Doel is zo veel mogelijk informatie actief openbaar te maken om zo te werken aan een transparantere overheid en aan een samenleving waarin inwoners, onderzoekers, journalisten en andere belanghebbenden in staat zijn overheidsinformatie in te zien en te gebruiken.
Later deze maand mogen we weer naar de stembus. We weten nog niet wat de exacte uitkomst zal worden, maar uit de verschillende verkiezingsprogramma’s blijkt al: de ambities blijven groot. Hoe kom je nu dichter bij die datagedreven overheid? Wat is dan de eerste stap?
Struikelblokken
De struikelblokken die op dit gebied bestaan, zijn bij veel organisaties bekend, zo ook bij de provincie Limburg: ‘We beschikken als organisatie over veel data en informatieproducten, zoals kaartmateriaal, rapportages en dashboards. Ook zagen we de ontwikkeling van nuttige informatieproducten bij andere (publieke) organisaties. Toch werd hiervan nauwelijks gebruikgemaakt in ons bestuurlijke besluitvormingsproces.’ Vaak zijn verschillende teams en afdelingen binnen een organisatie bezig met het creëren van rapporten, dashboards, kaartvisualisaties en data-analyses, terwijl ze niet altijd voldoende op de hoogte zijn van elkaars data-assets. Dit leidt tot versnippering en gebrek aan integratie van gegevens.
Daarnaast speelt de complexiteit van tools een rol. Het gebruik van verschillende dataplatforms en visualisatietools, zoals Power BI, Tableau, Cognos en ArcGIS, vereist de kennis van wie de data-asset heeft gemaakt, en met welke tool. Dit bemoeilijkt de toegankelijkheid en samenwerking tussen teams. Ook legacy-systemen zijn een zorg. Oude dataplatforms blijven vaak in gebruik vanwege relevante rapporten en datasets, waardoor de organisatie zich gedwongen ziet om tijd en middelen te blijven besteden aan het beheer van verouderde systemen in plaats van aan deze te moderniseren.
Data-eigenaarschap onduidelijk
Een gebrek aan transparantie en kennis over beschikbare data vormt eveneens een uitdaging. Medewerkers belast met besluitvorming en analyses missen vaak de benodigde informatie over beschikbare data-assets en weten niet wie ze moeten benaderen als er geen geschikte data voorhanden zijn. Bovendien zorgen onduidelijke afspraken over datakwaliteit en data-eigenaarschap voor verwarring. Het wordt dan moeilijk om de waarde van een data-asset te bepalen en te beslissen of deze als basis voor besluitvorming kan dienen. Tot slot ontbreekt het veelal aan een centrale plek en een geschikte zoekfunctionaliteit om alle data-assets van de organisatie te vinden.
Om vanuit deze situatie informatie openbaar, toegankelijk, begrijpelijk en herbruikbaar te maken, om zo een bijdrage te leveren aan een transparante en verantwoordelijke bestuurscultuur, zoals overheidsorganisaties zouden willen, is een grote stap.
Dataportaal
Een ‘quick win’ op het gebied van datagedreven werken kan het gebruik van een datacatalogus zijn. Een datacatalogus is een portaal waarbinnen je eenvoudig kunt zoeken tussen alle data-assets, van ruwe data tot informatieproducten, vanuit alle verbonden dataplatforms. Typ in het zoekvak bijvoorbeeld ‘energietransitie’ in en alle beschikbare data-assets hierover uit de organisatie komen naar voren, of ze zich nu in ArcGIS, Cognos, Power BI of ABF Swing bevinden. Zo hoeven medewerkers niet meer te weten wie iets heeft gemaakt of waar het precies is opgeslagen, maar kunnen ze het eenvoudig vinden door een zoekopdracht in te voeren.
Samenwerkingsplatform
De datacatalogus vormt een gemeenschappelijke etalage voor alle datateams en data-assets. Zo kunnen programma’s bijvoorbeeld hun ‘merk’ promoten bij de afdelingen die gebruik (kunnen) maken van de data-assets. Als een datacatalogus onderdeel is van een implementatieplan, zorgt het direct voor een concreet samenwerkingsplatform op basis waarvan het gesprek kan worden aangegaan met de verschillende stakeholders over wat er nog aan data-assets ontbreekt. Het zorgt ervoor dat de verschillende teams die zich bezighouden met data-assets en/of datamanagement elkaar beter kunnen vinden.
Ook helpt het om discussies tussen verschillende datateams (denk aan een geoteam en een bedrijfsinformatieteam) in goede banen te leiden. Binnen een datacatalogus kunnen verder statistieken worden bijgehouden over al het gebruik, waardoor er waardevolle sturingsinformatie ontstaat. Bijvoorbeeld over welke data-assets het meest worden gezocht, welke zoektermen trending zijn en welke afdelingen het actiefst zoeken en/of publiceren.
Waarde informatie benutten
Bij de provincie Limburg helpt een datacatalogus om effectief om te gaan met data en de waarde van al deze beschikbare informatie te benutten. ‘Ook hebben onze medewerkers de mogelijkheid om zelf datasets en dashboards of rapportages toe te voegen. Hiermee creëren we een intern platform voor data- en kennisuitwisseling, waarbij we niet volledig afhankelijk zijn van centrale regie en beheer. Juist door de platformwerking organiseren we verbinding over afdelingen of thema’s heen, waardoor het datagedreven werken van onze organisatie van iedereen wordt.’
Intern én extern
Via eenzelfde datacatalogus kunnen data-assets ook openbaar worden gedeeld. Zo kan iedereen er gebruik van maken en wordt de samenwerking tussen verschillende doelgroepen gestimuleerd. Het openbaar maken van data in een gestructureerde datacatalogus bevordert de samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen een organisatie, die tussen verschillende overheidsorganisaties en die met de inwoners. Een openbare datacatalogus draagt op deze manier bij aan het opbouwen van vertrouwen tussen overheidsinstanties en inwoners. Het laat zien dat de overheid zich actief inzet voor het delen van informatie en het verstrekken van inzicht in beslissingen en activiteiten. Zo worden inwoners in staat gesteld om besluitvorming en beleid beter te begrijpen. Door gestructureerde data aan te bieden, is het voor gebruikers makkelijker om deze voor verschillende toepassingen te gebruiken. Dit kan variëren van het ontwikkelen van apps en visualisaties tot het uitvoeren van diepgaande analyses, wat gebruik en innovatie stimuleert.
Openoverheidambities
Een openbare datacatalogus sluit aan op de openoverheidambities omdat het overheidsorganisaties de mogelijkheid geeft om hun data openbaar beschikbaar te stellen, maar als de gebruiker deze data niet eenvoudig kan vinden, is de meerwaarde van zo’n catalogus minimaal. De kracht ervan is dat de data niet alleen beschikbaar zijn, maar ook toegankelijk, gebruiksvriendelijk en makkelijk herbruikbaar. Hierdoor worden de data van meerwaarde voor verschillende typen gebruikers:
- Professionals die werken aan een open overheid hebben met een datacatalogus een instrument dat hun de mogelijkheid geeft om de opendata-ambities daadwerkelijk uit te voeren en de meerwaarde ervan in de praktijk te laten zien.
- Collega’s van medeoverheden kunnen elkaars data vinden en gebruiken om datavragen niet in silo’s maar integraal te beantwoorden.
- Inwoners kunnen beslissingen en beleid beter begrijpen en waar nodig de overheid controleren.
- Volksvertegenwoordigers kunnen de overheid controleren.
- Journalisten kunnen zelfstandig op zoek naar de data die zij nodig hebben en deze gebruiken om inwoners te informeren en de overheid te controleren.
Metadata gebruiken
Aan een datacatalogus kunnen alle databronnen worden gekoppeld, maar niet alle data zijn geschikt om openbaar te worden gedeeld. Zet daarom metadata in om aan te geven of data openbaar toegankelijk moeten zijn, of dat ze juist bedrijfsvertrouwelijk zijn en moeten worden afgeschermd. Hierdoor wordt het proces van actieve openbaarmaking van gegevens vereenvoudigd, in lijn met de doelstellingen van de Wet open overheid (Woo) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who).
Annelot Treure is projectleider & businessanalist bij Analyze.
Deze bijdrage komt uit de papieren IP #8-2023. Het hele nummer kun je hieronder lezen of downloaden.