Door Martijn Aslander
Een van de vaste vragen die ik stel aan de zalen waar ik wekelijks voor optreed: ‘Wie heeft er gisteravond een kwartier voor het slapengaan op een smartphone gekeken? En wie heeft het vanochtend binnen een kwartier na het wakker worden ook gedaan?’ Het overgrote deel van de mensen knikt steevast bevestigend. Dat betekent dat bijna iedereen de hele dag door bezig is met informatie.
De hoeveelheid informatie, de snelheid ervan en het aantal informatiekanalen nemen nog steeds toe. Clay Shirky formuleerde het scherp: ‘Het probleem is niet information overload, maar filter failure.’ Om goed te kunnen filteren heb je een proces nodig: informatie vangen die resoneert en vervolgens beoordelen wat je gevangen hebt. Hoe doe je dat? En wat doe je daar vervolgens mee?
Tijdelijke geheugensteuntjes
Sinds ik in 2007 lifehacking naar Nederland haalde, ben ik permanent bezig met slimme vaardigheden om informatie te vangen, te ordenen en snel terug te vinden. RSS-feeds, webclippers, voice memos – het zijn tools die dit makkelijker maken, maar verrassend veel mensen hebben geen idee van het bestaan ervan. In de wereld van persoonlijk kennismanagement (PKM) heten zulke vastleggingen fleeting notes: tijdelijke geheugensteuntjes die je snel vastlegt zodra iets resoneert. In de wereld van PKM worden ze gezien als de onderschatte held van het notities maken. En terecht. Want fleeting notes zijn geen taken die af moeten. Het zijn kansen en intenties: ‘dit zou interessant kunnen zijn’, ‘hier wil ik misschien iets mee’. Maar juist omdat ze geen deadlines hebben blijven ze liggen. Ze bevatten enorme potentie die nooit verzilverd wordt.
Digitale parkeerplaatsen
Mensen leggen wel informatie vast. Die LinkedIn-post wordt soms een screenshot op je telefoon, die slimme opmerking van je collega stuur je als WhatsApp-bericht naar jezelf, dat artikel belandt als bladwijzer in Chrome, die quote uit een pdf kopieer je naar Apple Notes … Maar het is verspreid over een dozijn apps en platforms, zonder enig systeem.
En dan is er nog het volume. Mijn telefoon bevat op dit moment duizenden screenshots, en er zijn vele pdf’s met highlights waar ik al maanden niet naar gekeken heb. Ook ik worstel hiermee. Het blijft liggen in digitale parkeerplaatsen waar al die informatie wacht op een tweede stap die te vaak niet komt.
Het vergeten tussenstapje
Menig bibliothecaris zal dit probleem herkennen. Naast dat velen vooraf al selecteren wat er wordt aangeschaft en ‘opgeslagen’, komt er ook geregeld ‘informatie’ binnen die zij moeten beoordelen, denk aan boeken, tijdschriften of digitale bronnen. En dit wordt niet allemaal automatisch gecatalogiseerd. Er is altijd die tussenstap van beoordeling: past dit bij onze collectie, is het relevant voor onze gebruikers, en hebben we hier al vergelijkbaar materiaal van? Want zonder die tussenstap krijg je ‘dozen’ vol materiaal waar niemand meer naar omkijkt.
Dat is precies wat wij doen met onze fleeting notes. We laten ze onbeoordeeld liggen. Mappen vol screenshots, verspreid bewaarde links, ideeën, taken en kansen zijn de digitale variant van die ‘dozen’ in de bibliotheek. Daarom hoort er tussen het vangen en bewaren een tussenstap te zitten: reviewen. Terugkijken op wat je ving en besluiten wat ermee te doen. Maar vrijwel niemand komt toe aan die stap. Dit is waar PKM om draait: een systeem bouwen waarin je informatie een vaste plek geeft, zodat je die kunt terugvinden en gebruiken. Het gaat om experimenteren met een reviewritme dat bij je past. De vraag bij elk item blijft dezelfde: is dit het waard om een permanente plek te geven?
Een handig beslisschema
Bij het reviewen zijn er een paar mogelijkheden:
- Verwerken tot permanente kennis. Sommige dingen blijken na beoordeling echt waardevol om permanent op te slaan. Bij een screenshot bijvoorbeeld gebruik ik OCR (tekstherkenning) om de tekst eruit te halen. Ik schrijf het daarna in eigen woorden op, voeg context toe zoals datum, bron en waarom het belangrijk is, en geef het een plek in mijn kennissysteem met verbindingen naar andere relevante kennis die ik al heb. Ik gebruik daarvoor de app Obsidian.
- Nog even laten rijpen. Soms is het te vroeg om te beoordelen omdat het onderwerp wel interessant is maar ik nog context mis. Dan blijft het nog een week in de parkeerplaats met een notitie erbij: ‘review volgende week, mogelijk koppeling met project X’. Dat gebeurt bij ongeveer 20 procent van wat ik vang.
- Weggooien. Eerlijk zijn tegen jezelf: bleek het toch niet zo interessant, had ik al vergelijkbare informatie of is het achterhaald? Dan weg ermee. Bij mij geldt dat voor ongeveer 70 procent van de fleeting notes. Dat is geen probleem; ze hebben hun werk gedaan door me even bewust te maken van iets, maar ze verdienen geen permanente plek.
Van vangen naar verwerken
Fleeting notes zijn wegwerpmateriaal met een houdbaarheidsdatum. Ze verliezen hun waarde als je ze te lang laat liggen. Idealiter beoordeel je ze regelmatig, want over een maand weet je vaak niet meer waarom je die screenshot maakte of waarom die quote belangrijk leek. De kracht zit in de reviewgewoonte, niet in het perfecte systeem of in de zoveelste nieuwe app. Het gaat om regelmatig terugkijken en besluiten.
Het lastige is: zelfs als je weet hoe het zou moeten vraagt het discipline om consequent te blijven. De verleiding om ‘snel iets vast te leggen’ is groot, het reviewen vraagt moeite. Maar de keren dat het wel lukt is het verschil enorm. Dan vind je binnen dertig seconden die perfecte quote terug in plaats van dertig minuten zoeken door screenshots. Het gaat niet om perfectie, maar om het principe: regelmatig reviewen en eerlijk zijn over wat wel en niet de moeite waard is om te bewaren.
Waar te beginnen?
Probeer het eens: blokkeer deze week vijftien tot twintig minuten voor een fleeting notes-review. Kijk terug op wat je de afgelopen week ving en stel bij elk item drie vragen: weet ik nog waarom, is het nog steeds relevant, en wat ermee te doen? Je zult merken dat alleen al dit simpele reviewmoment helderheid geeft over wat echt belangrijk is. En als het werkt, maak er dan een wekelijks ritueel van.
Fleeting notes zijn waardevol omdat ze je helpen bewust informatie uit de wereld te vangen. Maar ze zijn een tussenstap, geen eindpunt. Je kunt met jouw digitale informatie hetzelfde doen als bibliotheken: niet alles bewaren, maar wel alles beoordelen. En wat je bewaart geef je een plek waar je het kunt terugvinden.
Tips van Martijn
> Boekentip: How to Take Smart Notes van Sönke Ahrens
Dit boek gaat over precies dit onderwerp: het verschil tussen fleeting notes (tijdelijke notities) en permanent notes (verwerkte kennis). Ahrens beschrijft de Zettelkasten-methode van socioloog Niklas Luhmann, die 90.000 notitiekaarten produceerde. Niet door alles te bewaren, maar door systematisch te reviewen en alleen essenties permanent te maken. Een must-read voor iedereen die worstelt met information overload.
> App-tip: Webclippers: Readwise en Obsidian
Voor het vangen van webartikelen zijn webclippers essentieel. Readwise Reader heeft een uitstekende clipper die artikelen opslaat én highlights vastlegt. Obsidian heeft meerdere community-plugins voor webclipping. Beide helpen je de eerste stap (vangen) makkelijker te maken. Maar onthoud: een clipper lost niet het reviewprobleem op. Dat moet je zelf doen.
> Reageren op de inhoud? Mail naar redactie@informatieprofessional.nl of deel je gedachten op LinkedIn.
Martijn Aslander is technologiefilosoof, internationaal spreker en auteur.
Deze bijdrage komt uit de papieren IP #8-2025. Het hele nummer kun je hieronder lezen of downloaden.