De studiereis van Prissma voert in 2014 naar New York. Eric Kokke vertrok begin oktober met 23 informatieprofessionals naar de Big Apple. Een derde blog over hoe geld het verschil kan maken: de bibliotheek van de Verenigde Naties versus The Morgan Library & Museum.
Door: Eric Kokke, marketing manager van GO opleidingen
‘Goedemorgen allemaal. Welkom op deze plek, wat het geheugen van de Verenigde Naties zou moeten zijn.’ Zo start onze gastheer van vanochtend zijn verhaal, leunend tegen een stellingkast vol met dossiers, dozen en boeken. De ruimte staat vol met deze kasten. Het betreft niet de archiefkasten die de meesten van ons gewend zijn, maar op het eerste gezicht lijkt het allemaal te voldoen.
Niets blijkt minder waar. We krijgen alle rampspoed en ellende van deze afdeling over ons heen. ‘Kijk maar eens om je heen. Er is geen climate control, de airco is uit 1961. Er is hier binnen sowieso niks veranderd sinds 1961. De documenten brokkelen letterlijk langzaam af. We hebben geen zuurvrije archiefdozen. We zijn de inventaris kwijt… We weten niet wat hier allemaal staat, of het ook nog ergens anders staat en of het om belangrijk materiaal gaat.’
Onvermijdelijke ramp
Onze gastheer vervolgt zijn verhaal in sappig Engels met een licht Iers accent: ‘We zijn in 1993 begonnen met het digitaliseren van de belangrijke documenten en boeken. We denken dat we nu 10% hebben gedaan. Maar niemand weet het exact. Het is wachten op de ramp die onvermijdelijk komt!’
De Vlaamse dame die de rondleiding verzorgt en haar Aziatische assistent lachen wat ongemakkelijk lachend. Onze monden vallen open van verbazing. We zijn immers op studiereis, maar dit is niet het beste voorbeeld.
Ondertussen wijst een van de groepsleden naar de sprinklers in het plafond. Boven de stellingkasten met totaal onbeschermde documenten…
Andere wending
Na deze korte introductie gaat de presentatie verder in een zaaltje, waar we de geruststellende mededeling krijgen dat de verf die hier en daar van de muren afbladdert, is getest en geen gevaar voor de gezondheid oplevert… Daarna krijgt de presentatie – gelukkig – een andere wending.
Onze gastheer benoemt nog de belangrijkste issues, die niet vreemd zijn voor vergelijkbare afdelingen in Nederland. Denk aan budget, capaciteit, geen beleid, geen steun van het management, focus op de verkeerde klanten en een te dienstverlenende attitude. Waarbij vooral het gebrek aan budget en het gevoel van importantie bij de rest van de organisatie de meeste invloed hebben.
Gelukkig heeft hij ook oplossingen, de zogenaamde ‘escape routes’, waardoor het verhaal nog een enigszins optimistisch einde kent. Toch blijft zijn metafoor voor de situatie waarin deze afdeling zich bevindt wel hangen: ‘We are a wildebeest, who is attacked by a lion from behind, still keeps on eating the grass in front of him.’
Geld maakt het verschil
Terwijl we binnenstappen bij The Morgan Library & Museum, ons tweede bezoek van die dag, zijn we nog steeds wat onder de indruk van de situatie bij de Verenigde Naties. Pijnlijk duidelijk wordt ‘what a difference a little bit of money makes’.
We belanden in een fantastisch gedecoreerd huis met een unieke collectie kunst en boeken. De financiële nalatenschap van Pierpont Morgan zorgt er voor dat elk object uit zijn culturele nalatenschap voor de eeuwigheid is gered.
Elk ‘record’ in de verzameling krijgt de perfecte behandeling en verkeert dus in perfecte staat. Er is voldoende geld voor het digitaliseren van de collectie en de bijbehorende online toegankelijkheid. De online catalogus lijkt dan ook onuitputbaar. Tenminste, dat is de indruk die ik kreeg na een korte demonstratie. Klik maar eens rond op deze site. Diep onder de indruk van deze rijkdom verlaten we het gebouw.
Met een kopje jasmijnthee in een Japans restaurant laten we alles even bezinken. Het besef dat de dollars het verschil maken komt snel. Net als de vraag of meneer Morgan misschien iets over zou hebben voor de Verenigde Naties.