De fysieke bibliotheek van Hogeschool Inholland ging op 1 september 2015 over in een digital only versie. Hoe is het sindsdien met de bibliotheek vergaan? Een interview met bibliotheekmanager Ria Paulides.
Door: Ronald de Nijs
Het zal even wennen zijn geweest voor de studenten die hun vaste loopje naar een van de bibliotheeklocaties van Hogeschool Inholland hadden. Sinds 1 september 2015 is deze hogeschoolbibliotheek getransformeerd tot een digital only versie. Op die datum ging de bibliotheek-nieuwe-stijl live als een tab in de digitale leeromgeving en de intranetomgeving van de hogeschool. Toenmalig Inholland-voorzitter Doekle Terpstra maakte dit ambitieuze plan in februari 2013 bekend en sprak van ‘een onvermijdelijke stap richting de toekomst’. Die toekomst is nu begonnen. De bibliotheekruimtes die ooit plaats boden aan boekenkasten zijn teruggegeven aan de afdeling Huisvesting en doen nu – op voorstel van de bibliotheek – dienst als studiecentra. Ze hebben als voordeel dat ze in tegenstelling tot de bibliotheek altijd geopend zijn.
Transitie en communicatie
Een promotiefilmpje (zie tinyurl.com/hd57bwo) dat voor de start van de digitale bibliotheek is ontwikkeld wijst studenten erop dat de bibliotheek voortaan 24/7 haar deuren in de cloud geopend heeft en dat je er ‘heel veel informatiebronnen’ aantreft. En voor wie er toch niet zijn weg kan vinden: op vijf locaties binnen Inholland, strategisch gelegen in de buurt van de studiecentra, kunnen studenten met hun vragen terecht. Een banier voor de deur wijst erop dat hier informatieprofessionals aan het werk zijn en hulp kunnen bieden bij zoekvragen. ‘Ook al is de bibliotheek virtueel gegaan, studenten moeten ons in real life kunnen benaderen,’ zegt manager bibliotheek Ria Paulides. ‘Het is een bewuste keuze. We zijn ook altijd per telefoon en per mail voor zoekvragen bereikbaar. De student kan dus zelf kiezen wat hij het fijnste communicatiekanaal vindt.’
Overigens zijn die kantoorruimtes niet te beschouwen als een informatiebalie, want de informatiespecialisten zijn niet continu aanwezig. ‘Ze hebben immers een belangrijke rol om het partnerschap met het onderwijs te onderhouden. Daardoor zijn ze vaak van hun plek om gesprekken te voeren met docenten en met de curriculumcommissie over de inhoud van de digitale bibliotheek. Verder geven ze zoektrainingen aan klassen studenten in de verschillende leerjaren van de opleidingen,’ aldus Paulides. ‘Maar door een goede bereikbaarheid via een algemeen telefoonnummer en een algemeen mailadres is er tijdens kantooruren altijd een informatiespecialist te bereiken als een student met een zoekvraag zit.’
Zichtbaarheid
Zichtbaarheid van de bibliotheek speelt in dit digitale stadium een grotere rol dan ooit. Hierbij is een belangrijke taak weggelegd voor de informatiespecialisten. ‘Zij zaten altijd in de backoffice en de frontoffice bestond uit de uitleenbalie. Nu we geen uitleenbalie meer hebben, zijn de informatiespecialisten de frontoffice geworden,’ aldus Paulides. ‘Zij dragen de bibliotheek uit, zij zíjn de bibliotheek. In onze filosofie wordt de bibliotheek dus niet meer gevormd door de collectie of de ruimte maar door de mensen die er werken.’ Foto’s met portretten van de vijftien informatiespecialisten rouleren op de contactpagina van de bibliotheeksite. En ter promotie zijn er vijftien weken lang in de nieuwssectie op het intranet van Inholland interviews met de informatiespecialisten te vinden. ‘Mooie exposure voor de bibliotheek.’
Backoffice
Het bibliotheekteam bestond voor het digitaal gaan uit iets meer dan dertig mensen; van tien uitleenmedewerkers werd afscheid genomen. Naast de vijftien informatiespecialisten telt het bibliotheekteam nu nog vier medewerkers die de backoffice runnen. Zij zijn verantwoordelijk voor het bestel- en licentieproces en zorgen ervoor dat de achterkant van de zoekengine werkt. Verder houdt een webbeheerder de pagina’s van het bibliotheekweb bij. En tot slot zijn er drie ‘informatie-experts’. ‘Dit groepje blijft trekken aan vernieuwingstrajecten, want we blijven natuurlijk wel vernieuwen. Je kunt ze misschien beter als projectleider bestempelen. Een ervan is bovendien de licentiebeheerder en zij voert gesprekken met de uitgevers.’
Gebruik verdubbeld
Er hoefde niet veel bijgestuurd te worden na het live gaan van de digitale bibliotheek, zegt Paulides. ‘Het komt nu vooral neer op het finetunen van de zoekingang. Een ander aandachtspunt is hoe om te gaan met databanken die nog niet goed ontsloten zijn.’
De cijfers laten zien dat het gebruik van de digitale bibliotheek inmiddels verdubbeld is. ‘Voor die tijd zochten studenten hun informatie vooral op papier – ook al hebben we ze er vaak genoeg op gewezen dat veel informatie niet op de fysieke boekenplanken is te vinden maar in de uitgebreide digitale bibliotheek. Door de fysieke bibliotheken te sluiten zijn onze gebruikers nu gedwongen de overstap te maken naar iets nieuws, iets waar ze ze zich tot dan toe altijd een beetje afzijdig van hebben gehouden.’
Postagentschap
Toch heeft de bibliotheek nog een heel kleine fysieke uitleenservice voor zo’n drieduizend titels die nog niet digitaal door uitgevers beschikbaar zijn gesteld; het gaat om drie procent van het totale aanbod van de bibliotheek. ‘Het betreft vooral studieboeken die studenten worden geacht zelf aan te schaffen, maar waarvan de bibliotheek vindt dat ze ze moet aanbieden. De opleidingen gaven aan dat die titels van groot belang zijn. Studenten moeten ze als bron dus kunnen raadplegen.’
Voor deze dienstverlening heeft de bibliotheek een zogenaamd ‘postagentschap’ ingericht. De student bestelt het boek via de bibliotheeksite en krijgt het vervolgens thuisgestuurd. Na een week moet hij het inleveren bij een van de ‘retourbakken’ op de hogeschool. Becijferd was dat het aan tal maandelijkse aanvragen in de duizenden zou lopen, in de praktijk blijken het er een paar honderd te zijn. En dat is misschien maar goed ook: omdat er geen online uitleensysteem meer gebruikt wordt, is het een handmatig administratieproces geworden.
Uitgevers
De afgelopen twee jaar is Paulides bij vele uitgevers langs geweest om zoveel mogelijk boektitels in digitale vorm aangeleverd te krijgen. ‘Alleen het laatste plukje van drieduizend titels is dus nog niet gelukt.’ Ze geeft zichzelf drie jaar de tijd om die titels ook digitaal beschikbaar te krijgen. ‘De helft van de titels zit bij kleine uitgevers, veelal kennisinstituten waar we één of twee titels van hebben. Mijn ervaring is dat het heel veel werk is om deze uitgevers over de brug te laten komen. De tijdelijke uitleenservice wordt steeds verder afgebouwd, zodra de bewuste titels, of goede vervangers ervan, digitaal beschikbaar zijn.’
Sowieso lopen de gesprekken met uitgevers inmiddels beter dan twee jaar geleden, aldus Paulides. ‘De reden is dat uitgevers de knop om hebben gezet en nu beseffen dat digitaal toch wel de toekomst is – iets wat ze heel lang hebben ontkend. Bovendien zien uitgevers nu in dat een bibliotheek een klant is; lang hebben ze ons niet beschouwd als een afnemer omdat de aankopen altijd via de boekhandel verliepen. En vervolgens dachten ze dat we kannibaliseerden door een digitaal boek in de collectie op te nemen, waarna studenten die vervolgens gratis konden downloaden. Dat is natuurlijk nooit onze bedoeling geweest. En dat weten de uitgevers nu. Samen hebben we een businessmodel (één gelijktijdige gebruiker) en een technisch model (streaming in plaats van downloads) gevonden waarin we vertrouwen hebben. Het beweegt de goede kant op.’
Ronald de Nijs is eindredacteur van IP.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 3 / 2016. Het gehele nummer kun je hier lezen.