De Israëlische Amit Gal werkt sinds eind 2018 als hoofd R&D bij de TU Delft Library. Eerder hield hij zich vooral bezig met productontwikkeling, voor een groot deel medische hulpmiddelen. Wat heeft hem in de bibliotheek gebracht, en wat zijn zijn plannen?
Door: Dafne Jansen
Je hebt een intrigerend CV. Je werkt nu bij een universiteitsbibliotheek, maar je bent je loopbaan begonnen als werktuigbouwkundige bij de Israëlische krijgsmacht.
‘In Israël heeft iedereen drie jaar dienstplicht, die je meestal direct na de middelbare school vervult. Ik studeerde toen Natuurkunde en dat bracht me bij de afdeling Werktuigbouwkunde. Gedurende de eerste drie maanden kreeg ik een intensieve training. Ik bleef vier jaar in plaats van drie, maar besloot uiteindelijk toch dat dit carrièrepad niet voor mij was weggelegd.’
Ben je daarom overgestapt naar productontwikkeling en projectmanagement?
‘Ja, mijn hart lag niet bij werktuigbouwkunde. Ik ben altijd geïnteresseerd geweest in problemen oplossen, testen en verbeteren, maar de “menskant” trekt me meer dan de “techniekkant”. Dat is overigens nooit een bewuste keuze geweest, meer een combinatie van kansen die op m’n pad kwamen.’
In 2016 ben je naar Nederland verhuisd.
‘Dat was vooral om persoonlijke redenen. Mijn vriendin wilde architectuur studeren en zocht wereldwijd naar de best aangeschreven universiteiten. Ik heb altijd al een tijdje in het buitenland willen wonen en dit leek daar een goede mogelijkheid voor te zijn. Zoals ik al zei, ik maak niet zoveel bewuste keuzes, ik kijk wat er op mijn pad komt. Uiteindelijk zijn we in Delft terechtgekomen.’
Je hebt op verschillende R&D-afdelingen van bedrijven gewerkt. Nu werk je op eenzelfde afdeling bij de TU Delft Library. Maar de bibliotheek is een totaal andere werkomgeving dan een bedrijf dat bijvoorbeeld medische hulpmiddelen ontwikkelt. Zie je vooral overeenkomsten of ook verschillen?
‘Ik zie vooral verschillen. Conceptueel gezien zijn er natuurlijk overeenkomsten; een R&D-afdeling houdt zich altijd bezig met problemen vinden en oplossen op de best mogelijke manier. Het gaat altijd om iets nieuws, een nieuw probleem óf een nieuwe oplossing. Maar daarnaast is alles, de omgeving, het werkritme, anders. En het doel natuurlijk. In mijn vorige banen was het doel altijd om een product te ontwikkelen dat verkocht moet worden en winst genereert. In de bibliotheek is dat niet het geval.’
Je geeft terecht aan dat de bibliotheek geen product levert dat met een winstmarge verkocht wordt. Maar is het volgens jou wel duidelijk welk product of welke dienst een wetenschappelijke bibliotheek levert?
‘Nee, voor mijn gevoel is dat op dit moment niet duidelijk. Onze belangrijkste “commodity” was eerst informatie, en daarna toegang tot informatie. Onder invloed van onder andere de open science-beweging en bestaande én nieuwe technologieën, is dit aan het veranderen.’
Welk toekomstscenario zie je voor wetenschappelijke bibliotheken weggelegd?
‘Ik zie voor wetenschappelijke bibliotheken verschillende toekomstscenario’s weggelegd, en voor de afzonderlijke bibliotheken waarschijnlijk ook weer uiteenlopende scenario’s. We hebben in de toekomst meer focus nodig, want we kunnen niet meer zoals nu van alles een beetje doen. En we moeten een andere relatie met onze gebruikers gaan opbouwen, een waarbij hun behoeftes centraal staan. Uiteindelijk moeten we hen meerwaarde bieden, anders hebben we geen bestaansrecht. Dat klinkt misschien hard, maar dat is de realiteit voor iedereen die een dienst levert.’
Even terug naar jullie R&D-afdeling. Kun je hier iets meer over vertellen?
‘De afdeling R&D bestaat sinds 2013 en telt momenteel vier teamleden. Vanaf het begin heeft men hier geëxperimenteerd met een veelvoud aan activiteiten, waaronder het uitvoeren van onderzoek en verslag doen van nieuwe technologieën en hulpmiddelen, trendwatching en het verbeteren van bestaande en het ontwikkelen van nieuwe services. Sinds ik eind 2018 bij deze afdeling aan de slag ben gegaan, hebben we ons erop toegelegd om de hele organisatie te helpen met innovatietools en een bijbehorende mindset, zodat deze zaken niet “binnenshuis blijven”.’
Hoe verliep je kennismaking met de bibliotheek?
‘De eerste anderhalve maand heb ik vooral gesprekken gevoerd met mensen binnen en buiten de bibliotheek. De universiteitsbibliotheek is al een vrij grote organisatie, maar de universiteit zelf is natuurlijk nog veel groter. Ik zou nog wel maanden door kunnen gaan met gesprekken voeren… Ik heb geprobeerd twee dingen uit deze gesprekken te destilleren: hoe kan een R&D-team in de bibliotheek waardevol zijn, en aan welke projecten zouden we nu concreet kunnen werken? Aan de hand van vervolggesprekken en onderzoek heb ik besloten om te experimenteren met “service design” – om uit te vinden of die methode voor ons en de organisatie werkt.’
Waarom service design? Is dat een methode waar je al ervaring mee had?
‘Ondanks dat ik altijd in de R&D-sector heb gewerkt, heb ik nog geen ervaring met innovatie aanjagen binnen een organisatie. Ik gebruik het woord innovatie trouwens liever niet, want het is mij te breed en te vaag. Ons doel was dus om een methode te vinden die vier pijlers ondersteunt: 1. de gebruiker centraal, 2. samenwerken, 3. iteratief werken en 4. duurzame projectresultaten. Service design leek de geschikte methode voor ons doel en nu onderzoeken we die aanname.’
En aan welk project werk je dan nu?
‘Ons eerste project draait om onderzoeksondersteuning, dus mijn team en ik hebben veel gesprekken gevoerd met mensen uit het hele onderzoeksecosysteem. Vooral veel promovendi, en niet per se alleen bibliotheekgebruikers. We hebben alle input geanalyseerd, en nu proberen we hun behoeftes vast te stellen. We praten ook veel met belanghebbenden binnen de universiteit om erachter te komen waar deze behoeftes geadresseerd worden, en wat wij nog op zouden kunnen pakken. Met “wij” bedoel ik niet “de bibliotheek”, maar ook bijvoorbeeld de ICT-afdeling of het Student Office, want ik geloof in teams die niet gehinderd worden door afdelingsgrenzen. Zo’n team zou gedreven moeten worden en verbonden zijn door de wens om de gebruiker een zo goed mogelijke dienst aan te bieden.’
Als R&D-afdeling streven jullie naar sterkere samenwerkingsverbanden binnen en buiten de bibliotheek?
‘Jazeker! Ook willen we ervoor zorgen dat alles wat we aan prototypes ontwikkelen en testen een grotere kans heeft op implementatie en niet “op de tekentafel” blijft. Dit is een lang, experimenteel proces en het zal enige tijd kosten voordat we daarvan de vruchten kunnen plukken. Dat kan frustrerend zijn, maar it’s part of the job.’
Denk je dat de universiteitsbibliotheek er klaar voor is om een ‘startupcultuur’ te omarmen?
‘Ten eerste is het omarmen van een “startupcultuur” geen doel in zichzelf, want een universiteit is een universiteit en een startup is een startup. Maar beide zijn gericht op continu leren en verbeteren, dat is de kern. Iedereen in de bibliotheek wil onze gebruikers de best mogelijke service bieden, en mijn doel is om de beste methode te helpen vinden om dat te doen. Ten tweede moet je je realiseren dat iets dat perfect werkt op de ene plek, meestal niet op precies dezelfde manier werkt op een andere plek.’
Kun je daar een voorbeeld van geven?
‘De universiteit is, evenals andere grote organisaties, vrij log. Medewerkers zijn niet altijd beschikbaar en soms moet je twee maanden vooruit plannen als je iedereen tegelijkertijd in een zaaltje wilt krijgen. Dat is precies tegenovergesteld aan hoe een startup zou werken. Betekent dit dan dat de organisatie moet veranderen, zodat iedereen wél direct beschikbaar is, of ga je op zoek naar een methode die beter bij de organisatie past? Het is nooit zwart-wit. Misschien is er wel een cultuuromslag nodig, maar dat mag nooit een doel op zich zijn. Wat we in mijn ogen echt zouden kunnen leren van succesvolle startups, is dat je jezelf aan het einde van de dag altijd afvraagt: was wat ik vandaag heb gedaan zinvol? Wat heb ik geleerd? Hoe kan ik dit verbeteren?’
En staat de bibliotheek dáár wel voor open?
‘Zeker. De bibliotheek staat open voor verandering en voor nieuwe dingen uitproberen, en is heel toegewijd naar haar gebruikers toe. Die houding, gecombineerd met een open blik en hard werken, zal ons uiteindelijk wel op het juiste pad brengen. Ik heb het gevoel dat we de tijdgeest ook mee hebben. “Falen” is tegenwoordig immers een modewoord, en soms lijkt het wel eens alsof iedereen denkt dat “leren van je fouten” een nieuwe ontdekking is. Wat toch een beetje vreemd is, want het is de kern van wat ons menselijk maakt. Ik denk dat we niet zozeer hoeven te leren hoe we fouten kunnen maken, maar dat we falen wel moeten toestaan en zelfs aanmoedigen.’
Verschilt de Israëlische werkhouding van de Nederlandse?
‘Die vraag is moeilijk te beantwoorden, want in Israël werkte ik voor volstrekt andere bedrijven dan waar ik nu werk in Nederland. Maar als je wat stereotypes wilt: Israëliërs maken langere werkdagen, maar Nederlanders werken veel efficiënter. Nederlanders denken dat ze heel direct zijn, maar Israëli zijn veel directer. Ik denk dat de gemiddelde Nederlander een Israëli lomp en onbeleefd zou vinden. Daarentegen is de Nederlandse werkcultuur rustiger en relaxter, en dat vind ik heel fijn!’
Waar zie je jezelf over vijf jaar?
‘Ik ben niet het type om vijf jaar vooruit te plannen. Vijf jaar geleden had ik niet kunnen bedenken dat ik nu in een Nederlandse universiteitsbibliotheek zou werken. Ik stel me zo voor dat m’n toekomstige baan in ieder geval iets met mensen te maken heeft, en met problemen vinden en oplossen op de best mogelijke manier.’
Dafne Jansen is redacteur van IP en projectmanager bij de Universiteit Utrecht.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 4 / 2019. Het gehele nummer kun je hier lezen.