Diefstal uit bibliotheekcollecties komt helaas vaker voor dan ons lief is. Met enige regelmaat worden ‘kaartensnijders’ gesignaleerd: dieven die het vooral gemunt hebben op kaarten uit 16e- tot 18e-eeuwse atlassen en reisbeschrijvingen. Ook ander materiaal dan kaarten loopt risico bij inzage in de leeszaal, zoals brievencollecties en mappen met andere losbladige stukken.
Door: Theo Vermeulen
Niet alleen diefstal door gebruikers is een probleem. Er zijn verschillende voorbeelden bekend in binnen- en buitenland waarbij aanzienlijke schade is aangericht door eigen medewerkers. Probleem daarbij is dat het vaak lastig vast te stellen is of iets gestolen is. Vaak wordt bij toeval ontdekt dat een aangevraagd boek niet op zijn plaats staat, en de meest voorkomende reactie is dan dat het wel verkeerd zal zijn weggezet. Helaas is dat lang niet altijd het geval. Een grote zaak in Nederland was de interne diefstal door de conservator van de bibliotheek van het toenmalige Legermuseum in Delft, die in 2003 aan het licht kwam. Beruchte buitenlandse zaken speelden onder andere in de Koninklijke Bibliotheken van Denemarken en Zweden en in de Bibliothèque nationale de France.
Een van de bekendste kaartendieven is E. Forbes Smiley III. Deze Amerikaanse handelaar met uitstekende connecties onder conservatoren van cartografische collecties werd in 2005 betrapt nadat hij een mesje verloor in de leeszaal van de Beinecke Library (Yale). Bij nader onderzoek bleek hij in diverse grote bibliotheken, waaronder de British Library en de New York Public Library, een aanzienlijke hoeveelheid kaarten gestolen te hebben.
9 tips
Diefstal is nooit helemaal uit te sluiten. Wel kunnen erfgoedorganisaties maatregelen nemen om de risico’s te verkleinen. Negen tips:
1 Geef kostbare werken ter inzage in een overzichtelijke leeszaal met voldoende en permanent toezicht.
2 Weeg diefstalgevoelig materiaal, zoals atlassen, geïllustreerde werken, middeleeuwse handschriften en losbladig materiaal bij afgifte en inleveren. De KB heeft hier goede ervaringen mee opgedaan.
3 Zorg voor strikte procedures bij de beschikbaarstelling van bijzonder materiaal en wijk daar niet van af. Vermijd dat u te horen krijgt: ‘Bij uw collega mocht het gisteren wel!’
4 Bedenk dat regelmatige bezoekers een even groot risico zijn als incidentele.
5 Geef niet meer dan enkele stukken tegelijk ter inzage.
6 Zorg voor een goede registratie van collectiemateriaal. Als u niet weet wat u ter inzage geeft, valt er niet te controleren of alles terugbezorgd wordt.
7 Beperk de toegang tot de magazijnen.
8 Stel strikte procedures op voor het interne gebruik van de collecties.
9 Houd regelmatig standplaatscontroles in de magazijnen.
Theo Vermeulen werkte van 1974 tot zijn pensionering in augustus 2016 bij de Koninklijke Bibliotheek. De laatste tien jaar hield hij zich onder andere bezig met de veiligheid van de collecties.
Verder lezen
In maart 2015 heeft Veilig Erfgoed, onderdeel van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, in samenwerking met de KB, het Nationaal Archief en de Erfgoedinspectie de Handreiking Diefstal in archieven gepubliceerd. Deze Handreiking biedt algemene aanwijzingen voor veiligheidsbeleid, een uitgebreid overzicht van preventieve maatregelen en een draaiboek wat te doen bij diefstal. De Handreiking is ook voor bibliotheken zeer bruikbaar, en is gratis te downloaden van de website van de RCE.
Binnen CERL, het Consortium of European Research Libraries, is een ‘Security Working Group’ actief. Wie door wil lezen over diefstal in bibliotheken kan op de website van CERL terecht voor meer informatie, verslagen van conferenties en verwijzingen naar literatuur (zie https://www.cerl.org/collaboration/security).
Deze bijdrage komt uit IP nr. 7 / 2017. Het gehele nummer kun je hier lezen.