Negen jaar lang waren de bibliotheek en andere diensten van het Stedelijk ‘verbannen’ naar de rand van Amsterdam. Het pand werd ingrijpend verbouwd, het museum was gesloten. De bibliotheek greep die gelegenheid aan om onder meer een inhaalslag op het gebied van digitalisering te maken en de archieven op te schonen. Vlak voor de opening van het museum op 23 september sprak InformatieProfessional met Michiel Nijhoff, verantwoordelijk voor bibliotheek, archief, beeldarchief en collectieregistratie.
Door: Ronald de Nijs
‘Het voelt als thuiskomen,’ zegt bibliothecaris Michiel Nijhoff over de terugkeer naar het Stedelijk Museum aan het Museumplein. ‘En dat geldt voor iedereen die hier werkt.’ Vanwege een ingrijpende renovatie en nieuwbouw – naar een ontwerp van architectenbureau Benthem Crouwel – verhuisde het personeel van het Stedelijk in 2003 naar de Deccaweg, aan de rand van Amsterdam. De bibliotheek bleef daar toegankelijk voor bezoekers en keerde in maart van dit jaar als een van de eerste afdelingen terug. Zij kreeg in de nieuwbouw, in de volksmond ‘de badkuip’ genoemd, een plek in het souterrain.
Negen jaar afwezigheid van het museum – dat is erg lang… ‘Vrij snel na het vertrek naar de Deccaweg heeft het Stedelijk nog verschillende tijdelijke tentoonstellingsruimten gehad,’ pareert Nijhoff. ‘De exposities waren tot en met 2008 te zien in het Post CS-gebouw naast het Centraal Station en vervolgens op andere plekken. Het museum heeft zijn tentoonstellingsactiviteiten niet zo heel lang moeten staken, al lijkt dat in de perceptie van de bezoekers wel het geval.’
Hagelwitte bibliotheek
De hagelwitte bibliotheek, eveneens van Benthem Crouwel, oogt klassiek. De ruimte – 8 x 14 meter groot – wordt omzoomd door boekenkasten; twee lange leestafels nodigen uit om te gaan zitten en te gaan lezen. Nijhoff knikt bevestigend: ‘We opereren in een branche waarin we nog altijd te maken hebben met boeken en tijdschriften op papier. Het digitale aspect is iets voor erbij. Alle kunstenaars hebben tegenwoordig een site, maar alle kunstenaars willen bij een tentoonstelling een gedrukte catalogus. Sterker nog: op het gebied van moderne kunst zie ik elk jaar zelfs steeds meer verschijnen op papier.’
‘Er zijn nauwelijks e-magazines op het gebied van kunst en maar een enkel kunsttijdschrift verschijnt digitaal; dan heb je het wel gehad. We hebben 250 abonnementen op papieren tijdschriften. Ik zie ons de komende jaren nog tijdschriften verzamelen en inbinden.’
Wel digitaal verkrijgbaar zijn naslagwerken, zoals World Art Directory, ArtBibliographies Modern en de gegevens van kunstveilingen. ‘Veilingcatalogi verschijnen ook nog op papier. Hoewel er vanuit het museum nog vraag naar is, schaf ik ze uit budgetoverwegingen niet meer aan. In die zin is er wel een kleine verschuiving richting digitaal. Maar voorlopig hebben we als “papieren” bibliotheek nog wel even bestaansrecht.’
Geen kenniscentrum
Er is nog even over gedacht om de bibliotheek om te dopen tot kenniscentrum, maar daar werd al snel van afgezien. ‘Het woord “kenniscentrum” zegt zo weinig, terwijl iedereen weet wat er met een bibliotheek bedoeld wordt.’
Het begrip ‘bibliotheek’ neemt Nijhoff ruim: ‘We zijn een bedrijfs-, wetenschappelijke en een openbare bibliotheek ineen. De meest intensieve gebruikers op dit moment zijn de museummedewerkers; niet alleen conservatoren maar ook stagiaires die nu onderzoek doen voor het schrijven van bijvoorbeeld de tekstbordjes bij de tentoongestelde werken. Daarnaast verzamelen we veel breder op het gebied van moderne en eigentijdse kunst, design en fotografie. Die brede bibliotheek is interessant voor de museumbezoeker die niet specifiek iets zoekt.’
Learning zone
De bibliotheek maakt deel uit van de zogenaamde ‘learning zone’, een aanduiding voor het hele scala van educatie, kennisoverdracht en informatieverstrekking binnen het museum. ‘Ik wilde voor de bibliotheek een zichtbare plek, en een plaats dicht bij de museumwinkel. De winkel biedt namelijk een aanvulling op de bibliotheek, en vice versa. We zijn bijvoorbeeld van plan om regelmatig gezamenlijk boekpresentaties te maken, zowel in de winkel als in de bibliotheek.’
‘Bovendien wilden we de learning zone fysiek in het gebouw concentreren. Dat alles is aardig gelukt: de bibliotheek, het collegezaaltje en het kinderatelier zitten vlak bij elkaar, de winkel en de lounge met informatiebalie eveneens. Dat heeft wel enige strijd gekost, vooral omdat de bibliotheek/leeszaal afhankelijk is van de nabijheid van de depots.’
In de eerste plannen zou op de begane grond een lounge annex leeszaal met tafels en vaste computers komen. Dat plan is net voor de oplevering van de nieuwbouw veranderd, en de leestafels en computers zijn geschrapt opdat de ruimte een flexibel karakter krijgt: hier zullen openingen, lezingen en andere activiteiten gaan plaatsvinden. Wel komt op die plek een vaste informatiebalie die gerund zal worden door vrijwilligers; zij vormen het eerste aanspreekpunt voor de bezoekers die van hieruit ook doorverwezen zullen worden naar de direct daaronder gelegen leeszaal. Aan Nijhoff en zijn collega’s vanuit de verschillende afdelingen nu de taak om deze vrijwilligers voor de opening van het museum inhoudelijk te coachen.
Ondergrens qua bezetting
‘Er wordt door buitenstaanders wel eens gedacht dat de museummedewerkers al die tijd op de Deccaweg zonder werk op de payroll hebben gestaan. Daar zijn we wel kwaad over. Bij de verzelfstandiging van het museum in 2005 – daarvoor waren we een gemeentelijke dienst – zijn er zo’n 30 mensen uitgegaan, door pensioenregelingen enzovoort. Verschillende functies zijn nu pas, bij de heropening, opnieuw ingevuld. Bij de bibliotheek ben ik teruggegaan van 8 fte naar 4,5. We moeten dus hetzelfde werk doen met minder mensen. Gelukkig heb ik een heel gemotiveerde en enthousiaste bibliotheekstaf.’
‘Voor de bibliotheek, die qua bezetting nu wel de ondergrens heeft bereikt, is het zaak steeds efficiënter te werken. Vandaar dat we ook zeggen: collectieregistratie, bibliotheek, documentatie en onderzoek: dat zijn hetzelfde soort functies, dus de collega’s kunnen elkaar op verschillende plekken ondersteunen als er iemand bijvoorbeeld een tijd ziek is.’
Wie niet veel budget heeft, moet slim zijn. In de periode dat de bibliotheek op de Deccaweg zat, heeft zij collega’s uit bijvoorbeeld de beveiliging ingezet voor retroprojecten als archief- en bibliotheekautomatisering en het heretiketteren van de boeken. ‘We hebben uit alle hoeken en gaten mensen hierbij betrokken, en dat doen we nog steeds. Sommige beveiligers vragen zelfs of ze dit werk kunnen blijven doen.’
Archief opgeschoond
Wel is het gelukt om een parttime archivaris aan te stellen. Sinds twee jaar valt het archief, dat grotendeels bestaat uit briefwisselingen met kunstenaars en bruikleengevers en andere correspondentie van directeuren en conservatoren, onder Nijhoffs verantwoordelijkheid. Eind van dit jaar verhuist het archiefmateriaal uit de periode 1895-1980 naar het Stadsarchief Amsterdam. Later volgt het materiaal uit 1980-2005, dat nu door de archivaris wordt geordend. ‘De verplichting om het materiaal af te staan vloeit voort uit de Archiefwet, aangezien we indertijd een gemeentelijke dienst waren,’ vertelt Nijhoff met enige spijt in zijn stem. ‘Het Stadsarchief ziet het materiaal graag tegemoet. Zo leverde de expositie “Abstracte kunst” uit 1938 een map op met brieven van Mondriaan, Kandinsky en andere kunstenaars. Prachtig om te zien!’
Toch verdwijnt een deel van het materiaal alleen in fysieke vorm. ‘In de jaren op de Deccaweg hebben we een selectie uit de documenten gemaakt, gericht op de kerntaken van een museum, namelijk het verwerven en beheren van een collectie en het tentoonstellen ervan. Dit bestand, dat inmiddels al meer dan 500.000 pagina’s telt, is full-text gedigitaliseerd. Geïnteresseerden kunnen de documenten vanwege privacykwesties niet op de website inzien, maar wel op de computers in de leeszaal.’
Bibliotheekautomatisering
Vlak voor het vertrek naar de Deccaweg heeft het museum Adlib-software aangeschaft. ‘Hiervoor gebruikten we het toen in veel musea toegepaste bibliotheekprogramma Tinlib, waarvan de Nederlandse versie ophield te bestaan. Met Adlib konden we de bibliotheek- en collectieregistratie samenvoegen. Daarvoor werd de collectie bijgehouden in een zelfgebouwde database. In een paar jaar tijd is het nieuwe systeem gevuld met 180.000 bibliotheektitels en 90.000 stukken uit de collectie.’
‘Tot vijf jaar geleden heerste er bij het Stedelijk een “eilandencultuur”: alles was in disciplines georganiseerd,’ zegt Nijhoff. Je had een afdeling prentkunst, tekenkunst, schilderkunst enzovoort. Allemaal deden ze hun eigen registratie, onderzoek, bruikleen en dergelijke. Nu hebben we bijvoorbeeld één afdeling die alle bruiklenen doet, en wordt de collectieregistratie centraal gedaan. Tegelijk met de invoer van Adlib is dus een reorganisatie doorgevoerd.’
‘We hebben destijds gekozen voor quick and dirty invoer in Adlib. Achteraf bleek dat een verstandige keuze te zijn geweest. Gaandeweg zie je dat het bestand wordt opgeschoond, verbeterd en steeds betrouwbaarder wordt.’ Nijhoff is nu bijvoorbeeld bezig 15.000 geografische namen ‘recht te trekken’. Een ontzettend leuke klus, vertelt hij enthousiast; hier gaat het hart van de bibliothecaris sneller van kloppen. ‘Bovendien konden we tot voor kort niet goed nagaan hoeveel Nederlandse kunstenaars we in onze collectie hebben. Als je alle geboorteplaatsen voorziet van een landencode, en termen als “’s Gravenhage” en “Den Haag” gelijktrekt, krijg je opeens een ander beeld. Ik schat in dat we over twee jaar veel beter statistische gegevens uit Adlib kunnen generen dan ooit tevoren.’
Documentmanagement
Met de komst van flexplekken in het museum en een documentmanagementsysteem in het vooruitzicht, is er een ‘grote schoonmaak’ op het gebied van papieren documenten gehouden. Zo zijn bijvoorbeeld alle ordners met papieren prints, afkomstig uit alle kantoren op de Deccaweg, opgeschoond en ontdubbeld. Dat leidde ertoe dat in het laatste half jaar op de Deccaweg zo’n honderd containers met dubbele papieren verslagen en dergelijke zijn afgevoerd. De rest ging naar het archief.
Sinds kort slaan alle museummedewerkers documenten digitaal op in 360, een Noors documentmanagementsysteem op basis van Sharepoint. Nijhoff is nauw betrokken geweest bij de keuze van het systeem en de eisen die eraan gesteld werden. Centraal stond de vraag: bij welke museale processen heb je welke documenten nodig, en wat wil je wel en niet opslaan? Nijhoff: ‘Per afdeling hebben we bekeken wat voor soort documenten er zijn, hoe een dossier eruitziet en wat de wensen van de afdeling zijn. Denk bijvoorbeeld aan een bruikleendossier van een registrator en een restauratiedossier van een conservator.’
Over het eerste gebruik van 360 is Nijhoff tevreden. ‘Omdat mensen zagen dat Adlib goed werkt, hebben ze ook gemakkelijk bij 360 aangehaakt. Een Word-document met notulen van een vergadering belandt voortaan ook in 360, namelijk op een plaats waar verschillende mensen toegang toe hebben. Of neem de collectieobjecten: je koopt iets, er komt een aankoopbon. Die bon wordt gescand, ge-ocr’d en in 360 opgeborgen met een link naar het object in Adlib. In Adlib kun je op een gegeven moment zien: dit zijn de boeken die we over een bepaald object in de bibliotheek hebben, dit is de documentatie die we erover op papier hebben, en dit is de documentatie die we digitaal hebben. En die informatie kent verschillende toegangsniveaus.’
Opening
Wat moet er nog gebeuren voor de opening van het museum op 23 september? ‘In de leeszaal leggen mijn collega’s de laatste hand aan de inrichting. Wat we nu vooral moeten doen, is ons weer voorbereiden op een grote stroom publiek. Van dinsdag tot en met zaterdag kunnen bezoekers in de bibliotheek terecht met vragen over de collectie en kunnen ze boeken, tijdschriften en archiefstukken opvragen.’
Op de Deccaweg kreeg de bibliotheek 500 externe bezoekers per jaar. ‘Dat is niet heel veel, maar het pand waarin we zaten was dan ook ver afgelegen. De laatste jaren in het museum zelf bezochten jaarlijks een paar 1000 externe bezoekers de bibliotheek. En vergeet niet dat we ook een zeer intensief gebruikte bedrijfsbibliotheek zijn.’ Of de bibliotheek het druk gaat krijgen na de opening, kan Nijhoff niet met zekerheid zeggen, maar hij hoopt en verwacht het wel. De twee open (museum)dagen die voor de zomer voor buurtbewoners zijn gehouden, waren in elk geval een groot succes.
Ronald de Nijs is eindredacteur van InformatieProfessional.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 9 / 2012. Het gehele nummer kun je hier lezen