De Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam zijn op dit moment de enige universiteit en hogeschool in Nederland die intensief samenwerken en gezamenlijk bestuurd worden. De bibliotheken van beide onderwijsinstellingen vormen sinds 2011 één organisatie. Wat zijn de ervaringen?
Door: Nol Verhagen en Hilde van Wijngaarden
De focus van de samenwerking tussen de HvA en de UvA lag aanvankelijk op het onderwijs. Intussen is het accent verschoven naar infrastructuur en dienstverlening: de facilitaire eenheden, waartoe ook de bibliotheken worden gerekend, hebben opdracht gekregen één dienstverlenende organisatie te vormen die voor beide instellingen werkt. Maar ook al hebben beide onderwijsinstellingen één College van Bestuur, het blijven zelfstandige organisaties. Hogeschool en universiteit kennen verschillende wetgeving en verschillende financieringsstromen. Een echte fusie zit er dus voorlopig niet in.
De bibliotheken van de UvA en de HvA werken al meer dan tien jaar nauw samen en de Hogeschoolbibliotheek (HB) neemt al jaren (backoffice-)diensten af van de Universiteitsbibliotheek (UB). Toch werden beide bibliotheken pas in 2011 ondergebracht in één organisatie. Het hoofd van de Hogeschoolbibliotheek maakt sindsdien deel uit van het managementteam van de dienst ‘Bibliotheken HvAUvA’ en beide bibliotheken vallen direct onder de verantwoordelijkheid van één directeur.
In 2012/2013 is de organisatiestructuur van beide bibliotheken aangepast en zijn ze op dezelfde leest geschoeid. Daardoor kunnen ze meer gebruik (gaan) maken van een gezamenlijk backoffice en meer kennis en expertise uitwisselen. Ook kunnen ze zo hun relatie met de overige facilitaire eenheden, zoals het (toekomstige) gezamenlijk IT-bedrijf, effectiever invullen.
Leermomenten
Sinds het begin van de samenwerking is het zoeken geweest naar de manier waarop die het beste vorm kan worden gegeven. De HB voelt de huwelijksband wat sterker knellen dan de UB. Neem bijvoorbeeld de bibliotheekmanagementsystemen waarvoor gekozen is. In feite heeft de HB steeds de keus van de UB gevolgd. Beide bibliotheken gebruiken nu Aleph en Primo. Die keuze ligt voor een wetenschappelijke bibliotheek meer voor de hand dan voor een hogeschoolbibliotheek.
Als je wat beter naar beide bibliotheken kijkt, dan valt ook wel te begrijpen dat de verbintenis niet voor iedereen vanzelfsprekend is. De HB richt zich vooral op de ondersteuning van onderwijs, kent geen bewaarcollectie en besteedt relatief veel tijd aan trainingen en workshops informatievaardigheden. De UB heeft een bredere scope, met een grote en belangrijke erfgoedcollectie en een internationale focus, en is naast onderwijs sterk gericht op de ondersteuning van onderzoek. Iedereen die een leercentrum van een hogeschool binnenloopt en vervolgens een universitair studiecentrum (let op het verschil in terminologie!) bezoekt, zal direct het verschil opmerken, alleen al in geluidsvolume. Bij de HB komen studenten om samen te werken, elkaar te ontmoeten en hun projecten uit te voeren; bij de UB zitten de meeste studenten in stilte te werken, gericht op hun eigen studie.
Ondanks de langdurige samenwerking is er ook nog duidelijk sprake van twee verschillende organisaties met ieder hun eigen cultuur. Alleen al het verschil in omvang tussen beide bibliotheken leidt ertoe dat HB-medewerkers zich nog wel eens ‘overgenomen’ voelen door de UB. En dat UB-medewerkers zich soms niet realiseren dat de HB nu integraal onderdeel uitmaakt van de organisatie.
Aandacht voor de verschillen, versterking van de professionaliteit aan HB-zijde, vertegenwoordiging van de HB op het hoogste managementniveau en de nieuwe organisatiestructuur moeten hier verbetering in gaan brengen. Vanuit beide organisaties wordt nu eerst gekeken naar de doelgroep(en), voordat er een keuze gemaakt wordt. Zo is de HB vorig jaar overgestapt van het CMS van de UvA naar een website in Sharepoint, aansluitend bij de implementatie van de Digitale Leer- en Werkomgeving (DLWO) bij de HvA. Cruciaal is dat de bibliotheken ieder hun eigen ‘verzorgingsgebied’ hebben en hun diensten moeten kunnen inrichten naar de eisen die hun klanten aan hen stellen.
Meerwaarde
Het is duidelijk dat de samenwerking met een grotere bibliotheek met een bredere scope en meer expertise vooral voor de HB de meeste vruchten afwerpt. Het vergroot niet alleen de expertise en de slagkracht van de HB, maar verbreedt en verdiept ook de ondersteuning die aan onderwijs (en geleidelijk aan ook steeds meer aan onderzoek) van de HvA geboden kan worden.
Studenten en medewerkers van de UvA en de HvA hebben praktisch voordeel van de samenwerking omdat ze bij beide instellingen terecht kunnen. De fysieke collectie is voor iedereen beschikbaar en de studiefaciliteiten van beide instellingen zijn toegankelijk voor alle studenten en medewerkers.
Bij de HvA blijft het echter lastig uit te leggen waarom HvA-docenten en -studenten geen gebruik kunnen maken van de licenties die de UvA voor haar eigen studenten en medewerkers afsluit. De overeenkomsten met de uitgevers worden echter afgesloten en betaald door en voor de universiteit, terwijl de HB haar eigen licenties afsluit voor de eigen organisatie. De digitale collecties van beide instellingen verschillen overigens aanzienlijk van elkaar.
Ondanks alle verschillen tussen wo en hbo, tussen UvA en HvA en tussen de UB en de HB, zijn er vanzelfsprekend ook veel gebieden waarop belangen parallel lopen, waarop vergelijkbare taakuitoefening plaatsvindt en waarin dezelfde expertise wordt aangesproken. Door de jaren heen zijn hogescholen en universiteiten in veel opzichten naar elkaar toegegroeid.
Zo krijgt de ondersteuning van onderwijs steeds meer aandacht aan de universiteiten, terwijl er bij de hogescholen sprake is van een groeiende nadruk op onderzoek. Daardoor gaan de HB en UB steeds meer gelijksoortige taken uitvoeren. Projecten op het gebied van nieuwe informatiediensten (zoals researchdatamanagement, virtual research environments, open leermiddelen, auteursrechteninformatiepunt) worden in toenemende mate gezamenlijk opgezet en uitgevoerd.
Het wordt steeds duidelijker dat de kolossale organisaties die de UvA en de HvA geworden zijn, sowieso een enorme diversiteit met zich meebrengen. Samen bieden de UB en HB een breed aanbod van diensten dat aansluit op de diverse behoeften van de verschillende onderdelen van de organisaties. Dat kunnen de bibliotheken samen ongetwijfeld beter dan ieder afzonderlijk.
Toekomst
Wat de toekomst brengen zal? In elk geval verdere integratie van de huidige twee bibliotheken. Dat betreft eerst en vooral het backoffice, maar waarom zou er straks niet één gezamenlijke dienst Leer/Studiecentra zijn? De snelheid en mate waarin de UB en HB één bibliotheek zullen worden, hangt verder af van de stappen die UvA en HvA zetten om hun ‘achterkanten’ meer op elkaar af te stemmen. Als de technische netwerken van beide instellingen op elkaar zijn aangesloten, de administratie volgens dezelfde lijnen verloopt en ook de overlegstructuur op elkaar wordt afgestemd, zullen ook de bibliotheken weer een volgende stap kunnen zetten. Vooralsnog blijft het een beetje ‘schaken op twee borden’. Maar gelukkig wel steeds meer met dezelfde spelregels en dezelfde openingsstrategie.
| Uva | HvA | |
| Aantal studenten | 29.783 (2012) | 46.290 (2011) |
| Aantal medewerkers | 5.787 (2012) | 3.333 (2011) |
| Aantal medewerkers bibliotheek | 175 | 48 |
| Aantal leer-/studiecentra | 13 | 6 |
| Aantal informatie/collectiespecialisten | 27 | 21 |
| Aantal fte medewerkers studie/leercentra | 50 | 15 |
| Aantal uren open per week (alle centra) | 718 | 300 |
| Budget fysieke collectie | 1000K euro | 300K euro |
| Budget digitale collectie | 5000K euro | 700K euro |
Samenwerking universiteit en hogeschool niet altijd succesvol
Een fusie tussen hogeschool Van Hall Larenstein en Wageningen University & Research Center is in 2012 teruggedraaid. Ook de bestuurlijke integratie van de Vrije Universiteit met Hogeschool Windesheim is weer ontvlochten. In Groningen hebben universiteit en hogeschool wel gesprekken over meer structurele samenwerking gevoerd, maar is besloten dit niet door te zetten. Zo blijft het aantal hogescholen en universiteiten dat daadwerkelijk samenwerkt, beperkt en gaat de samenwerking tussen de bibliotheken meestal niet verder dan regionale kennisdeling of gezamenlijke deelname aan projecten.
Nol Verhagen was directeur Bibliotheken HvA-UvA (tot 1 augustus 2013).
Hilde van Wijngaarden is hoofd Divisie Hogeschoolbibliotheek bij de Bibliotheken HvA-UvA.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 6/ 2013. Het gehele nummer kun je hier lezen