Zorg jij dat belangrijke informatie goed wordt bewaard? En wil je helpen om onze digitale werkwijze steeds beter te maken? Dan zoeken wij jou! Als recordmanager/kwaliteitsmedewerker zorg jij dat documenten van de gemeente goed en veilig worden opgeslagen. Je hebt een afwisselende functie waarin je werkt aan archiefbeheer, kwaliteitsverbetering én ondersteuning van het zaaksysteem. Ook help je de gemeente Midden-Delfland om steeds digitaler te werken.
Wat ga je doen?
Je zorgt ervoor dat belangrijke informatie van de gemeente netjes wordt bewaard en makkelijk terug te vinden is. Dit doe je volgens de regels, zoals de Archiefwet. Je controleert of documenten archiefwaardig zijn en goed en compleet in het systeem staan. Ook let je erop dat collega’s de afspraken over het opslaan van informatie op de juiste manier volgen. Samen met de andere teams zorg je dat het digitale archief actueel en goed georganiseerd blijft.
Jouw belangrijkste taken
- Je zorgt dat belangrijke documenten goed worden gearchiveerd.
- Je controleert of gegevens en dossiers compleet en juist zijn opgeslagen.
- Je voert archiefvernietiging en archiefoverdracht uit.
- Je helpt om de kwaliteit van ons werk te verbeteren.
- Je controleert hoe het zaaksysteem wordt gebruikt en doet voorstellen voor verbetering.
- Je bent aanspreekpunt voor collega’s bij vragen over het systeem.
- Je luistert naar wat gebruikers nodig hebben en denkt mee over oplossingen. Ook pak je hun klachten en verzoeken voor aanpassingen op.
- Je helpt mee bij testen, updates en digitaliseringsprojecten.
Wat bieden wij jou?
- Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
- Salaris tot € 4.383 bruto per maand (schaal 8 bij 36 uur).
- Mogelijkheid om door te groeien naar schaal 9.
- Flexibele werktijden voor een goede balans tussen werk en privé.
- Pensioenregeling waarbij de werkgever 70% betaalt.
- Een individueel keuzebudget van ruim 17% van je salaris.
- Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen, ook met opleidingen.
- Vitaliteitsprogramma, balans tussen werk en welzijn.
- Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer.
- Thuiswerkvergoeding.
- We streven naar een veilige inclusieve en gelijkwaardige werkomgeving.
Wat heb je nodig?
- Je vindt het leuk om te zorgen voor orde en duidelijkheid in documenten en systemen. Je bent precies, denkt graag vooruit en helpt anderen graag verder.
- Je hebt mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van informatiebeheer of archief.
- Je hebt ervaring met het beheren van informatie en archieven. Je weet veel over het werken met zowel papieren als digitale archieven, databeheer, het toevoegen van gegevens (metadatering) en het verbeteren van kwaliteit.
- Je kent de regels rondom archiveren (zoals de Archiefwet).
- Je kunt goed communiceren, zowel mondeling als op papier.
- Je kunt goed schakelen tussen verschillende taken.
- Je kunt goed uitleggen en samenwerken en je denkt in oplossingen.
- Je hebt affiniteit met ICT en digitalisering.
- Je hebt kennis van digitaal en zaakgericht werken. Ook weet je hoe je omgaat met lijsten voor bewaren en vernietigen van documenten.
Over je nieuwe team
Je gaat werken in het team DIV & Informatievoorziening, onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering. Je werkt direct samen met een collega-recordmanager, drie DIV-medewerkers en twee informatieadviseurs. Samen zorgen jullie dat de gemeente Midden-Delfland goed met informatie omgaat.
Welkom in Midden-Delfland
Kom werken in een uniek gebied tussen Rotterdam, Den Haag en Delft. Midden-Delfland staat bekend om het mooie landschap, karakteristieke dorpen en sterke gemeenschap.
Bij ons geen grijs pak, maar betrokken en flexibele medewerkers die het beste voor Midden-Delfland willen. We werken klantgericht en innovatief. We luisteren naar elkaar en denken mee – ook buiten de gebaande paden. Heb je een goed idee? Wij zeggen: ‘Ja, tenzij’. Samen blijven we ontwikkelen. Met 185 collega’s die elkaar kennen, zorgen we voor een fijne plek om te werken.
Kijk voor meer informatie over onze organisatie, onze arbeidsvoorwaarden en de sollicitatieprocedure op middendelfland.nl/werkenbij.
Zo solliciteer je!
Ben je enthousiast? Solliciteer dan via onze sollicitatiepagina. We laten je snel weten of we je uitnodigen voor een gesprek.
Wil je eerst even kennismaken of een kop koffie drinken? Dat kan natuurlijk ook.
Vragen? Neem contact op
Over de functie: Ron de Kok, teamleider Informatievoorziening & DIV, telefoon: 015-380 41 61, e-mail: rdekok@middendelfland.nl.
Over de procedure: Nicolette Hofman, P&O adviseur, telefoon: 06-82 04 28 64, e-mail: nhofman@middendelfland.nl.
Let op! We waarderen het niet als andere bedrijven reageren om hun diensten aan te bieden.