De Archiefwet schrijft voor dat de overheid haar informatie op een goede manier bewaart. Omdat de huidige wetgeving uit 1995 zich vooral op papier richt, wordt de Archiefwet aangepast aan digitale ontwikkelingen. De internetconsultatie voor de nieuwe Archiefwet is nu van start gegaan.
Op de internetconsultatie.nl/archiefwet is te lezen dat de Archiefwet geldt voor overheidsorganen maar ook voor een beperkt aantal particuliere organen met een openbare gezagstaak. Bijvoorbeeld onderwijsinstellingen; zij moeten documentatie rond verstrekte diploma’s en vrijstelling van de leerplicht enige tijd bewaren.
Verder worden er van de nieuwe Archiefwet voor verschillende doelgroepen een aantal effecten verwacht:
Gevolgen voor archiefvormers
Een gemoderniseerde en verduidelijkte Archiefwet zal naar verwachting eenvoudiger toe te passen zijn. Ook zal de wet beter zijn toegespitst op het beheer van digitale overheidsinformatie. Daarmee leidt wetswijziging naar verwachting ook tot een betere naleving.
Verkorting van de overbrengingstermijn zal een impuls geven voor verbetering van de informatiehuishouding. Informatie moet immers op orde zijn gebracht (geselecteerd, gemetadateerd etc.) t.b.v. overdracht naar een archiefbewaarplaats. Vanwege het beoogde moment van inwerkingtreding van de verkorting (zonder terugwerkende kracht) hebben zowel archiefbewaarplaatsen als -vormers tijd om zich voor te bereiden op verkorting.
Gevolgen voor gebruikers van archieven
Voor bezoekers van archiefbewaarplaatsen, die archieven raadplegen voor verschillende doeleinden zoals onderzoek, leidt verkorting van de overbrenging ertoe dat blijvend te bewaren overheidsinformatie eerder toegankelijk is onder het openbaarheidsregime van de Archiefwet. Hierbij speelt wel mee dat bij eerder overbrengen voor bepaalde informatie een grotere behoefte zal bestaan om de openbaarheid nog gedurende een bepaalde periode te beperken. Dit betekent dat niet alle informatie direct voor alle gebruikers toegankelijk zal zijn.
Gevolgen voor archiefbewaarplaatsen
Voor archiefbewaarplaatsen zal een verkorting van de overbrengingstermijn extra inzet op het gebied van openbaarheid vragen.
De internetconsultatie duurt tot 23 januari 2020.
(Ill: Pixabay / raphaelsilva)