Onlangs verscheen het rapport ‘Datastewardship op de kaart: Een verkenning van taken en rollen in Nederlandse onderzoeksinstellingen’. Van de Hanzehogeschool Groningen tot aan de Universiteit Maastricht: vele instellingen zijn bezig met het implementeren van deze nieuwe rol. IP vroeg een paar instellingen naar hun ervaringen.
Door: Stefan Jongen
Met dank aan Henk van den Hoogen
De rol van datasteward valt in drie taakgebieden uiteen: 1. ontwikkelen van beleid en strategie en het instellingsbreed opstellen van de juiste ondersteuning, 2. betrokken zijn bij meerdere onderdelen van onderzoek doen, waarbij de datasteward binnen de onderzoekseenheid valt, of 3. adviseren van onderzoekers over het omgaan met data, geven van informatie en trainingen en het opstellen van een datamanagementplan.
Dit is beknopt de uitkomst van het onderzoek dat de Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management (LCRDM) taakgroep deed naar wat Nederlandse onderzoeksinstituten op dit moment voor functie-eisen stellen aan datastewards. Maar wat behelst het datastewardship in de praktijk? En welke rol speelt de bibliotheek hierin? Die vragen legde IP voor aan verschillende instellingen.
Derde taakgebied in trek
Uit de rondgang van IP blijkt dat vele bibliotheken in Nederland vooral het derde taakgebied proberen in te vullen. Dus: adviseren, informatie en trainingen geven en datamanagementplannen opstellen. Wageningen University & Research (WUR), de Radboud Universiteit Nijmegen (RU) en het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) bijvoorbeeld hebben alle een algemene, centrale datadesk die onderzoekers bij datamanagement ondersteunt. Onder invloed van maatschappelijke ontwikkelingen, zoals het naleven van de nieuwe privacywet, neemt de vraag naar diensten en ondersteuning toe. ‘We merken dat een aantal vragen te domeinspecifiek zijn voor deze generieke datadesk,’ zegt Jacquelijn Ringersma, coördinator Data Management bij de WUR. ‘Bij de leerstoelen en projecten zien we dan ook dat er onderzoekers zijn die de rol op zich nemen van embedded datasteward,’ vervolgt Ringersma.
Het College van Bestuur van de RU heeft ieder onderzoeksinstituut in 2017 expliciet verzocht een eigen (embedded) datasteward aan te stellen. Deze is verantwoordelijk voor de implementatie van het instituutspecifieke researchdatamanagementbeleid, inclusief domeinspecifieke ondersteuning. De universiteitsbibliotheek begeleidt de datastewards in samenwerking met de afdelingen Informatiemanagement en Strategie.
Behoefte peilen
Ook de Universiteit Maastricht werkt aan de invulling van de datasteward-rol. ‘Al hebben we op dit moment vanuit de Universiteitsbibliotheek nog geen duidelijk beeld hoe de rol van datasteward per faculteit moet worden ingezet,’ zegt Henk van den Hoogen, programmamanager Research Support. Daarom is de Universiteitsbibliotheek in Maastricht gestart met een pilot, waarbij datastewards uit de bibliotheek één dag in de week werken bij een faculteit. De grootste uitdaging volgens Van den Hoogen: ‘De meerwaarde laten inzien voor de onderzoeker zelf. Wij benadrukken dan ook: ga niet alleen verantwoord om met de data omdat de funder of de wet dat voorschrijft, maar om zélf meer uit de data te halen.’
Verder ziet Van den Hoogen een duidelijke meerwaarde om deze dienst vanuit de Universiteitsbibliotheek aan te sturen. ‘Doordat wij bij alle faculteiten betrokken zijn, hoeven generieke aspecten, zoals opslagmogelijkheden tijdens en na het onderzoek of omgang met gevoelige data, niet per faculteit uitgezocht te worden. En mochten er zaken spelen waar we geen verstand van hebben, dan kunnen we terugvallen op het UKB en SURF.’
Diverse vragen
Fieke Wauters beaamt dat ze vooral nog bezig is met uitzoeken waar onderzoekers en faculteiten behoefte aan hebben. ‘Voorlopig is er bij de faculteiten waar ik werk nog geen registratie van elk onderzoek, waardoor het vooralsnog onduidelijk is wie precies baat kan hebben bij onze dienstverlening.’ Wauters is nu een half jaar werkzaam als fulltime datasteward bij de Universiteitbibliotheek Maastricht. Ze werkt een paar dagen bij de faculteit der geesteswetenschappen en de rechtenfaculteit, waar onderzoekers haar bijvoorbeeld om advies kunnen vragen bij het opstellen van een datamanagementplan. Of ze verwijst door naar andere specialisten als ze vragen krijgt over de AVG. Ook verzorgt ze trainingen om onderzoekers ervan bewust te maken welke voordelen het verantwoord omgaan met data biedt.
‘De vragen die ik krijg zijn heel divers,’ vervolgt Wauters. ‘Waar bewaar ik de gegevens het best op het einde van het onderzoek? Hoelang moet ik data bewaren? Is het veilig om video’s van interviews op mijn smartphone te bewaren en kan ik dan nog gebruikmaken van 4G? Als ik mijn data in een repository bewaar, wie heeft dan allemaal toegang tot mijn gegevens?’
Het is voor Wauters nog aftasten hoever de ondersteuning reikt. ‘We zullen bijvoorbeeld niet zelf een datamanagementplan schrijven. Wel kunnen we in de toekomst wellicht standaarden opstellen, zodat onderzoekers deze kunnen aanpassen voor het eigen onderzoek.’
En bij de hogescholen?
Ook binnen hogescholen krijgt de rol van datasteward vorm. Bij de Hanzehogeschool Groningen is die ondersteuning ondergebracht bij het stafbureau Informatisering. De informatiespecialisten helpen in de dagelijkse praktijk onderzoekers (lectoren, promovendi, docentonderzoekers, studentonderzoekers) bij literatuuronderzoek, de ontsluiting van bronnen, het opstellen van datamanagementplannen en bij het datamanagement. Zij kunnen ook de hulp inroepen van technische specialisten.
Als voorzieningen voor datamanagement biedt de Hanzehogeschool Research Drive van SURF aan en de repositories DataverseNL en DANS EASY. ‘We merken dat de onderzoekers meer ondersteuning willen,’ aldus Henk van der Zijden, demand manager Informatisering. ‘Hier werken wij ook aan. Zo beschikken we nu over verschillende datasteward-rollen. Van huidige informatiespecialist Onderzoek tot domeinspecifieke ondersteuning bij data-analyse.’
Uitvoerende rol
Ook bij de Saxion Hogeschool vinden we de datasteward terug in de bibliotheek. Renate Mattiszik werkt als data librarian en heeft zowel coördinerende en adviserende als uitvoerende taken. De typische datasteward heeft bij Saxion voornamelijk een uitvoerende rol.
Het instellingsbeleid vraagt onderzoekers om een onderzoeksproject aan te melden. Vervolgens komt de onderzoeker dan bij Mattiszik voor algemeen advies. Denk aan het datamanagementplan, de AVG, archivering en het gebruik van de Saxion Research Cloud Drive. Scripts schrijven en data-analyse zitten niet in haar pakket. ‘Je moet niet proberen alle taken van datastewardship in één functie te stoppen. Dan doe je de rol van datasteward tekort.’ Ze vindt dat er idealiter sprake is van een team aan datastewards, ieder met eigen competenties, om ondersteuning op maat te kunnen leveren.
Tot slot
Het valt op dat de meeste instellingen de rol van de datasteward nog aan het verkennen zijn. De focus ligt vooral op een algemene dienstverlening naar onderzoekers toe. De toekomst zal uitwijzen hoe groot de data-ondersteuning door bibliotheken zal worden. Het lijkt in ieder geval een goede, nieuwe richting voor bibliotheekinstellingen om in de wondere wereld van de data een belangrijke rol te spelen.
Verder lezen
De handreikingen van het LCRDM zijn te vinden op www.lcrdm.nl/handreikingen-datastewardship.
Stefan Jongen is redacteur bij IP en specialist Scientific Information bij Maastricht University Library
Deze bijdrage komt uit IP nr. 7 / 2019. Het gehele nummer kun je hier lezen, de bijbehorende Smart Humanities-special 2019 special smart humanity 2019.