Op 27 september vond de 11e Middag van de Overheidsinformatie* plaats. Het thema was dit keer Kennis delen. Een overzicht van de trends die op deze middag voorbij kwamen.
Door: Peter Nieuwenhuizen, senior adviseur informatiemanagement bij Rijkswaterstaat
140 informatieprofessionals, werkzaam bij de rijksoverheid, kwamen naar de Prinsenhof (Belastingdienst) in Den Haag afgereisd. Hier konden ze elkaar ontmoeten, leren van interactieve workshops en lezingen volgen over de (informatie-)trends bij de rijksoverheid.
Schatkist vol kennis
De keynotelezing werd gegeven door Daphne Depassé, auteur van het recent verschenen boek Factor K – how to make knowledge work. Zij gaf aan dat er in organisaties een ‘schatkist vol kennis’ aanwezig is, maar dat die nog te weinig wordt geopend. En daardoor kunnen organisaties kansen mislopen.
Waarom blijft die schatkist veelal gesloten? Hiervoor zijn volgens Depassé verschillende redenen aan te wijzen. De grootste gemaakte fout is dat er te veel gecommuniceerd wordt wat er allemaal beschikbaar is aan kennis – in plaats van na te gaan welke specifieke kennis een medewerker nodig heeft voor zijn dagelijkse werk. Daarvoor is een tal van hulpmiddelen voorhanden, zoals associatieve beelden en gesprekken. Het devies van Depassé: verdiep je eerst in de klant en achterhaal de reden waarom de juiste kennis te weinig wordt toegepast. En bestook daarna pas je klant met communicatie-uitingen. Het lijkt voor de hand liggend, maar dat is het niet.
Trends
Na dit lesje in zelfinzicht konden de deelnemers kiezen uit workshops, lezingen en intervisie. Daarbij kwamen verschillende trends in het IP-vakgebied bij de rijksoverheid voorbij. Neem het toepassen van linked en open data, waarbij de overheidsapplicatie PUC (Publicatieplatform UitvoeringsContent) een centrale rol kan spelen. Het handelen van de overheid en de bijbehorende kennisdocumenten zijn volgens Hayo Schreijer (KOOP) via het openbare platform PUC prima te koppelen aan de juridische context en wetgeving waarin de overheid opereert.
Ook hoog op de agenda staat de personalisatie van nieuwsvoorzieningen voor de departementen. Inclusief monitoring en analyse van online nieuws en de tools die hierbij ingezet kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan Newsdesk van LexisNexis.
Kennis delen, ook over de grenzen heen
Een andere belangrijke trend is om kennis op vele manieren en met diverse klantgroepen te delen. Een mooi voorbeeld gaf Pascal Martens, werkzaam bij de Politieacademie. Met de kennismanagementapplicatie Kompol kan zowel de politieagent op straat snel zijn benodigde informatie raadplegen, alsook de beleidsadviseur en informatieprofessional op kantoor.
Eveneens noemenswaardig is de alsmaar toenemende samenwerking tussen departementen en uitvoeringsorganisaties bij de rijksoverheid. Zo werken de Hoge Raad en en de Raad voor de Rechtspraak nauw samen om hun juridische kennis te delen over de grenzen van de organisatie heen. Dit voorbeeld van ‘grensoverschrijdende’ samenwerking werd geïllustreerd door Theo van Bergen en Mario van Essen.
Maar ook is er nog altijd ruimte voor de inmiddels ‘traditionele’ vorm van kennisdelen, waarbij papier vervangen is door een interactieve kennisbank. In zo’n kennisbank werken informatieprofessionals en eindgebruikers in de overheidssector samen aan het vormen van kennisdossiers; ook stellen ze samen kennisdocumenten op. De database CROW, door ondergetekende op deze middag toegelicht, is daar een goed voorbeeld van.
* De Middag van de Overheidsinformatie is een initiatief van de ICKO (Interdepartementale Commissie voor Kennis- en InformatieOrganisatie), een rijksbreed adviesorgaan voor het categoriemanagement Vakliteratuur en Abonnementen.
(Foto: Dafne Depassé over een ‘schatkist vol kennis’)