Op 1 september 2015 sluiten de vijf fysieke bibliotheeklocaties van Hogeschool Inholland hun deuren. Ria Paulides, manager bibliotheek Inholland, heeft nog precies een jaar om de overgang naar de 100% digitale bibliotheek voor te bereiden. ‘Nu begint zich beter af te tekenen waar we aan begonnen zijn.’
Door: Ronald de Nijs
Ria Paulides is eind juni nog geen uur op het KBenP Zomerevent in het Kurhaus, of ze heeft al vele korte gesprekken achter de rug. ‘Zo gaat het vrijwel altijd als ik op een bijeenkomst ben. Allerlei collega’s vragen me hoe het gaat met de voorbereidingen voor de digitale bibliotheek.’ Ze begrijpt de belangstelling maar al te goed. ‘Inholland is de eerste hogeschool in Nederland die zijn fysieke bibliotheekfilialen sluit en de collectie en diensten straks alleen nog digitaal aanbiedt.’ Dat collega’s haar nauwlettend volgen geeft geen druk, zegt ze. ‘Daar zorgt de naderende deadline wel voor.’ (lacht) ‘Maar ik heb er geen slapeloze nachten van. Het is spannend en het geeft precies de focus die nodig is.’
Het plan voor de 100% digitale bibliotheek werd in februari 2013 door Inholland-voorzitter Doekle Terpstra bekendgemaakt. Hij sprak van ‘een ambitieus plan’ en ‘een onvermijdelijke stap richting de toekomst’. Inmiddels is Paulides alweer bijna anderhalf jaar verder. ‘Nu begint zich beter af te tekenen waar we aan begonnen zijn.’
Saneren
In een reactie op het plan verkondigde Paulides destijds dat de bibliotheek sowieso niet alles wat er in de kasten staat aan fysieke boeken onder de scanner zou leggen. ‘We hebben inmiddels kritisch naar de uitleencijfers van de circa 100.000 papieren titels gekeken. Zeker de helft daarvan is de laatste vijf jaar óf nooit, óf slechts een paar keer uitgeleend; iets wat overigens niet ongebruikelijk is voor een “achtergrondcollectie” [= niet door docenten voorgeschreven titels, red.].’ Het andere, wel veel uitgeleende deel van de collectie bestaat vooral uit door de opleidingen verplichte of aanbevolen titels. ‘In de hogere studiejaren werken de studenten steeds meer vanuit casussen en daarvoor vinden ze hun bronnen steeds vaker bij kennisinstituten of via de tijdschriftdatabanken, die we in de digitale collectie hebben ontsloten. Dat verklaart waarom papieren boeken steeds minder worden uitgeleend.’
Het komend jaar moet de bibliotheek keuzes maken in welk deel van de fysieke collectie energie zal worden gestoken om de uitgevers te bewegen een digitale licentie te verlenen. ‘Samen met de opleidingen hebben we geïnventariseerd wat de belangrijkste titels zijn, zodat we deze straks in de digitale collectie kunnen aanbieden.’
Pionierende uitgevers
‘We merken dat de lijst met kerntitels heel goed werkt in de gesprekken met de uitgevers. Het is een concreet handvat,’ aldus Ria Paulides. Afgelopen voorjaar boekte ze een ‘klein succesje’: ze sloot licentiecontracten voor in totaal zo’n 300 titels af met Van Duuren Media en met Boom Uitgeverij Den Haag. ‘Dat zijn pionierende uitgevers die digitale platforms aanbieden en waar je als bibliotheek zaken mee kunt doen.’
‘We hebben gekeken welke ictboeken uit het fonds van Van Duuren Media we nu al hebben staan. In het door ons gekozen pakket krijgen we er nu wel wat meer titels bij voor onze achtergrondcollectie, maar dat vonden we interessant voor de aangeboden prijs/prestatieverhouding.’
Wordt bij Van Duuren Media het ‘pakketmodel’ gehanteerd, met Boom is een ‘titelmodel’ afgesproken. ‘Hier zeggen we: die juridische uitgave willen we wel, die willen we niet.’ Voor de uitgaven van beide uitgevers heeft de bibliotheek streaming toegang op basis van haar ipadres; de gebruiker kan het boek niet downloaden. ‘We hebben gekozen voor maximaal twee gelijktijdige gebruikers van een titel. Dient zich een derde gebruiker aan, dan vraagt het systeem hem of haar even te wachten.’
Gesprek aangaan
De meeste Nederlandse uitgevers zijn nu pas aan het nadenken over ebooks en nieuwe business- en verkoopmodellen, zegt Paulides. ‘Dat hebben we ons aanvankelijk niet zo gerealiseerd. We dachten dat het een vorm van een onwil was: het is toch geen rocket science wat we willen? Maar iedereen is er nu wel van overtuigd dat het ebook de toekomst is.’
Paulides moet uitgevers erop wijzen dat hun huidige businessmodellen vooral zijn opgezet vanuit individuele verkoopmodellen. ‘Een losse digitale titel kopen is aardig, maar hoe krijg je als bibliotheek toegang tot die titel? Je moet als uitgever over een digitaal platform beschikken of je kunt een platform van een ander gebruiken, want die platformen bestaan al. Ik raad uitgevers bijvoorbeeld aan titels via al bestaande providers aan te bieden. Denk aan Yindo van Van Duuren Media maar ook aan grote, ervaren bibliotheekspelers als ProQuest en Ebsco. Dat gaat niet zomaar: een uitgever moet dan met zo’n bibliotheekspeler onderhandelen over het aanleveren van zijn fonds zodat de bibliotheek toegang kan krijgen.’ De gesprekken met de educatieve uitgevers wilde Paulides aanvankelijk voeren vanuit het Samenwerkingsverband Hogeschoolbibliotheken (SHB). ‘Op dit moment heb ik echter haast, dat zeg ik ook tegen alle leden van het SHB, waarvan ik voorzitter ben.’ Ze maakt nu zelf afspraken met de uitgevers. Alle door haar afgesloten contracten kunnen later door de werkgroep Licenties van SHB en SURFmarket opnieuw uitonderhandeld worden en dan haakt Paulides ook weer aan. ‘Dit kan betekenen dat een licentie nu soms iets duurder kan uitvallen, maar dat kan ik naar mijn bestuur verantwoorden omdat het allemaal zeer snel moet gebeuren. Tot nu toe past het nog steeds in het budget.’
100 procent?
‘Laat ik heel eerlijk zijn: de huidige collectie 100% digitaal aanbieden gaat niet lukken,’ aldus Paulides. ‘Dit is echter geen showstopper voor het realiseren van de digitale bibliotheek als organisatievorm. Die zal in september 2015 een feit moeten zijn. We hebben al zo’n viervijfde deel van de collectie digitaal; ik hoop dat het komende jaar nog van alles loskomt bij de uitgevers met wie ik nu in gesprek ben.’
Wat voor die datum zeker niet gaat lukken is het verkrijgen van licenties voor de verplichte literatuur, de leerboeken. Paulides: ‘De uitgevers willen niet dat die titels als ebook via de bibliotheek geleverd kunnen worden, want dan snijden ze in eigen vlees. Daarom gaan we studenten er (extra) op wijzen dat ze de voorgeschreven literatuur zelf moeten aanschaffen. We hebben deze boeken nu nog wel in de fysieke bibliotheek staan.’
Voor verplichte titels die op 1 september 2015 nog niet in de bibliotheekcollectie te vinden zijn, zal de bibliotheek samen met het onderwijs een tijdelijke oplossing bedenken. ‘Mochten het boeken betreffen waar we in fysieke vorm nog over beschikken, dan zetten we die zo lang ergens voor de studenten neer.’
Personele veranderingen
De nieuwe opzet van de bibliotheek heeft personele consequenties. Per september volgend jaar is er geen werk meer voor de uitleenmedewerkers. ‘Tien van de dertig medewerkers is afgelopen mei verteld dat ze over een jaar ontslagen zijn. Een behoorlijke aderlating en voor deze groep mensen heel erg vervelend. Voor hen ligt er een sociaal plan; ook krijgen ze hulp bij het vinden van een nieuwe baan.’
Omdat Paulides alle vijf bibliotheeklocaties teruggeeft aan Inholland, wordt voor de groep medewerkers die wel aanblijft een nieuwe werkplek gezocht. Het team dat de ‘achterkant’ van de website regelt, komt samen centraal in een ruimte te zitten. Voor de informatiespecialisten staat de werkplek nog open. Paulides: ‘We kunnen kiezen uit twee richtingen. Enerzijds: embedded librarians. Dat wil zeggen dat de informatiespecialisten bij de opleidingen, de stakeholders, gaan zitten. En vanuit die stakeholders hebben ze weer contact met de studenten.’
‘Anderzijds is er de mogelijkheid van een learning center, een centrale studieomgeving in het schoolgebouw. Een logische werkplek voor informatiespecialisten zou dan in die nabijheid moeten liggen. Voor vele informatiespecialisten is dat een droom, het past alleen nietin de huisvestingspolicy van de Hogeschool Inholland.’
Paulides twijfelt of die droom een haalbare discussie is én in een jaar tijd te realiseren is. ‘Dit laat onverlet dat ik die discussie met de Hogeschool wel start. Sowieso zijn er door het wegvallen van de fysieke bibliotheken straks geen – veel gebruikte – stiltewerkplekken voor studenten meer. Het is aan Inholland om hier wel of geen oplossing voor te vinden.’ Ondertussen is het nog business as usual. ‘Van courante uitgaven kopen we nog steeds de nieuwe druk, wat ook geldt voor de verplichte literatuur voor de korte uitleen. Ik dien tot de zomer van 2015 nog netjes dienstverlening aan te bieden. We gaan van de fysieke bibliotheek geen sterfhuisconstructie maken.’
Ronald de Nijs is eindredacteur van InformatieProfessional.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 6 / 2014. Het gehele nummer kun je hier lezen