Interview: Theo van Bergen: ‘De bibliotheek van de Hoge Raad houdt vooralsnog haar hybride karakter’

Sinds twee jaar werkt Theo van Bergen als bibliotheekmanager bij de Hoge Raad in Den Haag. Hoewel de bibliotheek vooralsnog een hybride karakter heeft, neemt het digitale aandeel van informatie steeds meer toe. Een interview over online zichtbaarheid, kansen en een nieuwe rol van de bibliotheek.

Door: Ronald de Nijs

Ooit sierden ze de entree van het gebouw van de Hoge Raad aan het Plein in Den Haag en kregen ze na een verhuizing een minder prominente plek. Maar nu zijn ze in alle glorie terug: de zes bronzen beelden van 17e- en 18e-eeuwse rechtsgeleerden. Deze belangrijke vertegenwoordigers van het recht houden de wacht voor de ingang van het splinternieuwe designgebouw van de Hoge Raad, gelegen aan het Korte Voorhout in Den Haag. De bekendste is misschien wel Hugo de Groot, die in een boekenkist kasteel Loevestein, zijn gevangenis, wist te ontvluchten. De beelden staan symbool voor de rechtspraak die haar wortels in een ver verleden heeft.

Het nieuwe, zeer transparante gebouw vervangt de oude locaties aan de Kazernestraat en het Lange Voorhout, en werd afgelopen april door koning Willem Alexander geopend. ‘Het pand is ontworpen door KAAN Architecten en herbergt op de begane grond een grote en een kleine zittingszaal voor de Hoge Raad,’ vertelt bibliotheekmanager Theo van Bergen. Daarboven bevinden zich drie ‘huizen’, zoals KAAN Architecten het noemt. Links zit het parket, rechts de raad, en in het midden bevindt zich een ‘huis’ voor de procureur-generaal van het parket bij de Hoge Raad en de president van de Hoge Raad, met daaronder de bibliotheek, over twee verdiepingen verdeeld, en het bedrijfsrestaurant. ‘We zitten als bibliotheek op een heel centrale plek,’ zegt Van Bergen.

‘Onder in het gebouw bevindt zich een boekenmagazijn waar we de oude drukken bewaren. De Hoge Raad hecht namelijk veel belang aan literatuur over hoe het recht bijvoorbeeld honderd jaar geleden was.’

Informatie-intensief

De Hoge Raad, die zo’n 250 medewerkers telt, is de hoogste rechtsprekende instantie in Nederland. Hij is geen herkansing voor wie geen gelijk heeft gekregen bij lagere rechters. De raadsheren, oftewel de leden van de Hoge Raad, richten zich met name op vragen die belangrijk zijn voor hoe het recht zich ontwikkelt. Naast de Hoge Raad staat een onafhankelijk parket, bestaande uit advocaten-generaal onder leiding van de procureur-generaal. ‘De belangrijkste taak van het parket is het geven van rechtsgeleerde adviezen aan de raadsheren. Die adviezen zijn heel informatie-intensief,’ zegt Van Bergen. ‘De advocaten-generaal en de raadsheren worden bijgestaan door het wetenschappelijk bureau, waar veelal jonge juristen werken.’

Servicegericht

Twee jaar geleden startte Theo van Bergen als bibliotheekmanager bij de Hoge Raad. Hij trof in het oude gebouw een goedlopende, servicegerichte bibliotheek aan. ‘Als een fysiek boek werd aangevraagd – en er was geen digitale versie van beschikbaar –, dan lag het binnen tien minuten op het bureau van de aanvrager. Deze dienstverlening bieden we nog steeds aan. Verder was de bibliotheek heel erg op het boek gericht, compleet met fysieke uitleenkaartjes.’

Van Bergen zag dat de online zichtbaarheid van de bibliotheek kon worden verbeterd. ‘De bibliotheek was onder het kopje Bedrijfsvoering te vinden op het intranet (SharePoint), heel erg verstopt dus, en bood slechts statische informatie, zoals de bibliotheektaken en de namen van bibliotheekmedewerkers. Ook was er vanuit deze pagina geen directe koppeling met het bibliotheekcatalogussysteem. Wel was er een klein pop-upje met een zoekscherm om in de catalogus (X-ref, in Nederland geleverd door Ingressus) te kunnen zoeken naar boeken, tijdschriften en losbladige uitgaven.’

Verbazing

Waar Van Bergen zich vooral over verbaasde was dat de Hoge Raad over zoveel bronnen – denk aan databanken en tijdschriften – beschikte, die overheidsbreed worden ingekocht door de Categorie Vakliteratuur & Abonnementen (V&A), maar niet of nauwelijks bij de gebruikers bekend waren. V&A houdt zich bezig met de inkoop, organisatie en distributie van kennis en informatie binnen het rijk. Deze interdepartementale categorie is belegd bij de Belastingdienst en biedt informatievoorzieningen aan alle overheidsorganisaties die toegang hebben tot het Rijksportaal. ‘We hadden bijvoorbeeld toegang tot digitale edities van boeken, maar daar werd nauwelijks iets mee gedaan.’

Toen er een portalversie van de catalogus beschikbaar kwam, zag Van Bergen zijn kans. De bibliotheek zou zich voortaan als Kennisplein presenteren via een ‘icoon’ op de startpagina van de Hoge Raad. Hij presenteerde zijn idee tijdens een speciale sessie aan onder anderen de directeur bedrijfsvoering, het hoofd A&I (Automatisering en Informatisering) en de communicatieadviseur. ‘Iedereen zei onmiddellijk dat ze graag zo’n Kennisplein wilden hebben. Vanuit die eerste opzet zijn we ermee begonnen.’

Kennisplein

Het Kennisplein ging in oktober 2015 live. Er is nu een koppeling met het bibliotheekcatalogussysteem. En stonden voorheen alleen een documentnummer en de belangrijkste gegevens vermeld, nu is elk record voorzien van een boekomslag, een samenvatting, een inhoudsopgave en, mits beschikbaar, een pdf-versie of een link naar de portal met de digitale versie. Ook staat vermeld of een fysiek exemplaar wel of niet is uitgeleend.

Verder is er een aanwinstenlijst, een overzicht met in bestelling zijnde publicaties (‘die wordt veel gelezen’) en een overzicht met de meest geraadpleegde databanken, zoals Kluwer Navigator, Legal Intelligence, Rechtsorde en Westlaw Next. ‘Dit overzicht leverde veel positieve reacties op mede doordat we de toegang tot de databanken zo geregeld hebben dat de gebruiker automatisch wordt ingelogd; gebruikers realiseerden zich nu opeens tot welke bronnen ze allemaal toegang hebben. Zo’n lijst hebben we ook gemaakt voor de digitale tijdschriften.’ De techniek achter het Kennisplein heeft als voordeel dat de bibliotheek niet langer hoeft aan te kloppen bij de afdelingen Communicatie en A&I maar voortaan zelf alles kan wijzigen en bijhouden.

Neveneffect

Wel had de komst van het Kennisplein een – ingecalculeerd – neveneffect: voor eenvoudige vragen komen de gebruikers niet langer meer naar de bibliotheek; ze weten inmiddels voor een groot deel zelf hun weg in de digitale wereld van het Kennisplein te vinden. Schuift de bibliotheek daarmee steeds meer op richting een digitale bibliotheek? ‘Nee, we blijven vooralsnog een hybride bibliotheek. Was de verhouding bij mijn komst 90 procent papier en 10 procent digitaal, nu is dat 60/40. En bij nieuwe uitgaven zitten we op 80 procent digitaal. Het percentage digitaal zal steeds meer toenemen. Zo zijn we ook aan het bekijken of we oude tijdschriftjaargangen kunnen digitaliseren. Maar zolang onze gebruikers informatie op papier wensen – en dat is vooralsnog een groot aantal – bieden we die informatie ook als zodanig aan.’

Het kastje

Digitale informatie heeft zijn voordelen, zeker bij het aanvragen van een zogeheten ‘kastje’. ‘Het “kastje” is geïnitieerd door mijn voorgangster,’ vertelt Van Bergen. ‘Een medewerker van het wetenschappelijk bureau komt dan bij ons met een literatuurlijst, gericht op jurisprudentie, wetgeving en literatuur betreffende een bepaalde zaak. Vervolgens gaat een medewerker dat materiaal bij elkaar zoeken en beschikbaar stellen. Het kan zowel in digitale vorm als op papier aangeleverd worden; in het laatste geval kan dat door de vele kopieën soms een heel hoge stapel documenten zijn. Zo’n stapel documenten – of voor de digitale gebruiker een lijst met allemaal pdf’s – heet bij ons een “kastje”. We krijgen er veel verzoeken voor; twee medewerkers zijn hier samen vier dagen per week mee bezig.’

Zoekcursussen

Tot de verdere taken van de bibliotheek, die vijftien mensen (negen fte) telt, hoort een klassieker: nieuwelingen bij de Hoge Raad wegwijs maken in het gebruik van de bibliotheek en het Kennisplein, waar overigens ook online zoekcursussen te vinden zijn. ‘Daarnaast geven we op gezette tijden presentaties over het gebruik van een nieuwe databank of we laten dat doen door de betreffende uitgever.’

Kansen

Theo van Bergen grijpt graag kansen. ‘We verzorgen nu bijvoorbeeld de Portrettengids. Zeg maar het aloude “smoelenboek”. Wij zorgen ervoor dat nieuwe medewerkers van de Hoge Raad hierin komen te staan; en geven hen ook meteen toegang tot alle digitale informatiebronnen. De gids zal langzaamaan uitgebreid worden, bijvoorbeeld met de kennisdomeinen van alle juristen van het wetenschappelijk bureau.’

Een slag maken

Nog zo’n kans deed zich voor toen bekend werd dat er binnen de Hoge Raad een project zou worden gestart om het voor het Caribisch gebied (Aruba, Curaçao, Sint-Maarten en de zogenaamde BES-eilanden (Bonaire, Sint Eustatius en Saba)), mogelijk te maken in cassatie te gaan. Dit betekent dat men beroep aantekent bij het hoogste rechtsprekend orgaan van het land tegen een uitspraak van een lagere rechter. ‘We hebben aangeboden om als bibliotheek alle wet- en regelgeving, jurisprudentie, literatuur, databanken en interne knowhow over het Caribisch gebied te verzamelen en beschikbaar te stellen. En we kregen daarvoor groen licht. Daarnaast bekijken we de mogelijkheden om deze informatie voor de bovengenoemde eilanden extern beschikbaar te stellen.’

‘Met dergelijke activiteiten maken we binnen de Hoge Raad echt een slag,’ zegt Van Bergen. ‘De Hoge Raad ziet dat de bibliotheek snel kan schakelen, snel informatie beschikbaar heeft en die op een makkelijke manier kan ontsluiten en beschikbaar stellen aan de interne gebruiker.’

Ambities

‘Blijven we een bibliotheek of schuiven we op richting een kenniscentrum?’ Het is een retorische vraag. ‘Ik zou er graag een kenniscentrum van maken,’ zegt Van Bergen. ‘Dus met meer nadruk op kennis, waarbij we veel dichter tegen het wetenschappelijk bureau aan willen zitten. We hebben bij de bibliotheek al juristen in dienst die zich bezig kunnen gaan houden met vragen over analyses, het aggregeren van informatie en business intelligence-achtige zaken. Hier zijn we nu over aan het nadenken.’

Nog zo’n gedachte voor de toekomst is het gezamenlijk inkopen van digitale content. En met ‘gezamenlijk’ bedoelt Theo van Bergen: overheidsinstanties, de advocatuur én de universiteiten – om zo sterker te staan richting de uitgevers. ‘We zijn dit nu aan het bekijken. Het is iets voor de langere termijn, maar dat het mogelijk is hebben soortgelijke initiatieven in bijvoorbeeld de Verenigde Staten en Groot-Brittannië al bewezen.’


Wie is

Theo van Bergen (1960) studeerde aan de Bibliotheekacademie in Groningen en aan de Universiteit van Amsterdam. Hij werkte onder andere bij VNO-NCW, KBenP en Reekx. Zijn aandacht gaat uit naar verandering of interventie, waarbij hij in nauwe samenwerking met teams binnen zijn organisatie of met specialisten opereert. In zijn vrije tijd maakt hij graag tijd vrij voor het bezoeken van concerten van beginnende bandjes in onder andere Paradiso of Melkweg.


Ronald de Nijs is eindredacteur van IP.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 8 / 2016. Het gehele nummer kun je hier lezen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *