Bespreking: nieuw ‘schetsboek’ behandelt digitale onderzoekomgeving en dienstverlening

Het Archiefatelier, een initiatief van het Platform voor Archiefonderwijs en -Onderzoek, heeft een derde ‘schetsboek’ uit gebracht. Studenten, docenten en professionals onderzochten in het studie jaar 2015- 2016 de ‘digitale onderzoekomgevingen’ en de daarbij behorende dienstverlening van archiefinstellingen. Hun bevindingen zijn ook nu weer vastgelegd in een fraai vormgegeven ‘schets boek’ met korte, rijk geïllustreerde bijdragen van studenten en professionals.

Door: Evelien de Jonge 

De technologie om archiefmateriaal digitaal aan te bieden is er. Dat geldt ook voor het bewustzijn van de archiefinstellingen om de dienstverlening te digitaliseren. Waarom blijft dit dan toch een heikel punt binnen de instellingen? Het is een vraag waarop in het schetsboek ‘Digitale Onderzoekomgeving en dienstverlening’ ten dele antwoord wordt gegeven.

Hebben overheidsinstellingen en het bedrijfsleven de weg naar WhatsApp, Facebook en digitaal zaken doen al lang en breed gevonden, de meeste archiefinstellingen blijven op dit gebied vooralsnog zoekende. Daardoor lopen ze achter bij het inzetten van social media en digitale dienstverlening.

Heel gek is dat niet, zo valt uit dit schetsboek op te maken. Archiefinstellingen staan namelijk per definitie 1-0 achter. Ze herbergen kilometers aan materiaal dat nog niet digitaal beschikbaar is en waarin het fysiek lastig zoeken is. Het gevolg: keuzestress, want wat moet een archiefinstelling als eerste digitaliseren? Op welke wijze? En wat gaat zij doen met de digitale bestanden?

Bovendien blijken nog vele instellingen bang te zijn dat bezoekers hun weg niet kunnen vinden in de digitale archieven als de context van de dossiers en de hulp van de studiezaalmedewerker wegvalt. Een oplossing is de zogenaamde ‘fygitale’ onderzoekomgeving, zo lezen we in het schetsboek. Dit betekent dat de gebruiker van een archief digitale tools kan combineren met een fysiek bezoek aan het archief zelf. De digitale component kan dus zowel thuis als op de studiezaal plaatsvinden.

Menselijke factor

Het schetsboek heeft veel aandacht voor de menselijke component in dit verhaal. Zowel de bezoeker en onderzoeker als de studiezaalmedewerker en archivaris komen aan bod. Hoe meer kennis de bezoeker opdoet over de vormende fase van archieven, des te zelfstandiger hij of zij kan zoeken. Verder leent archiefmateriaal zich niet om erin te googlen. De auteurs van het schetsboek waarschuwen dan ook om niet hierop in te zetten.

Ook stellen de auteurs hoge eisen aan de medewerkers van archiefinstellingen. Ze dienen zowel fysiek als digitaal ondersteuning te kunnen bieden en deze ondersteuning moet creatief, empathisch, passievol en persoonlijk zijn. Dit alles om meer zichtbaar te zijn voor de bezoekers.

Open einde

Het schetsboek eindigt met een experiment van enkele deelnemers van het Archiefatelier naar de inzet van een digitaal en innovatief ‘e-lab’ voor archiefdata, zoals inventarissen en collecties. Zo’n e-lab kan heel waardevol zijn voor de archiefsector, maar dan moeten de randvoorwaarden wel beter ingekleurd worden. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van datavisualisaties en de manier waarop archiefdata verrijkt kan worden. Het boek eindigt dan ook met heel veel voorstellen voor doorontwikkelingen van een e-lab en een landelijk ‘e-team’. De lezer blijft achter met enkele onbeantwoorde vragen. Welke precieze rol kunnen archiefprofessionals bij zo’n e-lab spelen? En welke competenties dienen zij daarvoor te ontwikkelen? Hopelijk gaat een volgende onderzoeksgroep verder met deze vragen.

Evelien de Jonge is redacteur van IP en gemeentearchivaris bij Gemeente Noordoostpolder.


Schetsboek ‘Digitale Onderzoekomgeving en Dienstverlening’; van vraag naar experiment | Stichting Archiefpublicaties | ’s-Gravenhage | 2016 | te downloaden van tinyurl.com/jmzjr9p


Deze bijdrage komt uit IP nr. 8 / 2016. Het gehele nummer kun je hier lezen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *