Verslag pilot e-Depot met provincie Utrecht gepresenteerd

De provincie Utrecht en Het Utrechts Archief hebben op 1 september een pilot met het e-Depot afgerond. Gedeputeerde Mariette Pennarts kreeg tijdens een bijeenkomst het Verslag pilot duurzaam digitaal informatiebeheer /e-Depot aangeboden. De eerste stap is nu gezet, maar een aantal belangrijke technische en organisatorische aanpassingen moeten nog plaatsvinden voordat volledige aansluiting op e-Depot mogelijk is.

Het kabinet heeft afgesproken dat de overheid in 2017 geheel digitaal moet communiceren. Dit heeft grote gevolgen voor de manier waarop overheden hun archief beheren en overdragen aan archiefinstellingen. In plaats van papieren archief wordt er in de toekomst enkel nog digitaal archief gevormd en overgedragen. Om ervoor te zorgen dat deze informatie ook op de lange termijn toegankelijk blijft voor de burger, wordt het e-Depot ontwikkeld.

Het Utrechts Archief, dat samen met het Nationaal Archief een e-depotvoorziening voor de regio Utrecht ontwikkelt, verkent via pilots hoe het e-Depot het beste gebruikt kan worden, welke technische koppelingen er moeten komen, wat het beheer van digitale informatie betekent voor de eigen organisatie en voor partners als de provincie Utrecht. Op deze manier wordt het voor beide organisaties duidelijk welke stappen genomen moeten worden om archieven in het e-Depot te kunnen plaatsen.

Belangrijkste conclusies pilot

  • Het metadataschema van het Documentmanagementsysteem van de Provincie (Documentum) en het landelijk gebruikte en op internationale standaarden gebaseerde schema, dat ook gebruikt wordt door HUA, verschillen op een aantal cruciale punten. Dit betekent dat dossiers niet zondermeer overgebracht kunnen worden naar het e-Depot.
  • De metadata in de onderzochte applicatie, het Stateninformatiesysteem (NUSIS) blijken vollediger te zijn dan die in Documentum, dat anderzijds weer meer documenten bevat. Hoewel dit binnen de pilot niet uitputtend is onderzocht, lijkt dit ook te gelden voor andere applicaties die in de dagelijkse werkprocessen worden gebruikt.
  • Met de huidige tools kunnen uit Documentum de documenten en afzonderlijke dossiers met hun metadata alleen handmatig worden geëxporteerd. De provincie beschikt momenteel niet over een module om een volledige export van de metadata uit Documentum te kunnen maken. Deze zal moeten worden aangeschaft of ontwikkeld. Daarnaast is een module nodig om periodiek geautomatiseerde overbrenging naar het e-Depot te faciliteren.
  • Het is van belang om voorafgaand aan de overbrenging niet alleen de metagegevens maar ook de structuur van het archief te mappen.

Alle conclusies en aanbevelingen zijn te vinden in het Verslag pilot duurzaam digitaal informatiebeheer /e-Depot.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *