Archiefdepots op afstand

Gemeentearchieven kunnen ervoor kiezen hun historische archieven, zoals registers van de burgerlijke stand, in eigen huis te bewaren of onder te brengen bij een Regionaal Historisch Centrum (RHC) in de regio. Sinds het begin van deze eeuw kan dit ook bij commerciële marktpartijen die aan bepaalde, wettelijke eisen voldoen. Deze marktpartijen lijken aan populariteit te winnen nu het digitaliseren van archieven toeneemt en de behoefte aan het raadplegen van de fysieke stukken afneemt. 

Door: Evelien de Jonge en Ronald de Nijs

De Nederlandse overheid heeft voor het bewaren van archieven regels opgesteld die te vinden zijn in de Archiefregeling 2009. Deze regels schrijven de voorwaarden voor die ervoor zorgen dat papier minimaal honderd jaar bewaard kan blijven met minimaal verlies aan gegevens en de uiterlijke vorm. Gemeentes hebben de verplichting om delen van hun archief permanent te bewaren in een archiefbewaarplaats. Het inrichten van een bewaarruimte is vooral voor kleine gemeentes een kostbare aangelegenheid: de bouw ervan kost algauw enkele tonnen. Veel gemeentes kiezen er dan ook voor om hun (historische) archieven onder te brengen bij een Regionaal Historisch Centrum (RHC) in de regio. Deze RHC’s verzorgen onder andere de opslag, de materiële verzorging en ondersteuning van bezoekers. Vaak is deze dienstverlening en de opslag gevat in een gemeenschappelijke regeling en betaalt de gemeente naar bevolkingsgrootte.

Afhankelijk van de grootte van de gemeente kunnen de kosten voor deze externe opslag flink oplopen. Het heeft echter als voordeel dat de archieven uit de regio gebundeld zijn op één locatie. Dit bevordert de dienstverlening richting de onderzoeker die bijvoorbeeld de kerkboeken van meerdere gemeentes wil bestuderen. Maar wat als deze dienstverlening niet meer nodig is?

Capelle aan den IJssel

Gemeentes kiezen er steeds vaker voor om hun archieven te digitaliseren en deze online aan te bieden aan hun bezoekers. De archieven zelf worden vervolgens overgebracht naar een RHC, maar steeds vaker ook naar commerciële marktpartijen die voldoen aan de Archief regeling 2009. Door schaalvergroting kunnen deze commerciële marktpartijen een lagere prijs rekenen dan de RHC’s. Ook bieden ze studiezaalfaciliteiten aan voor de bezoeker die het papier graag in handen heeft. Verder kan een gemeentearchief het materiële beheer, zoals het vernieuwen van archiefdozen, aan deze partijen uitbesteden. Kortom, ze bieden hetzelfde serviceniveau als een RHC maar tegen lagere kosten.

Een van die gemeentes die een Stadsarchief Rotterdam onze archiefbewaarplaats en de gemeentearchivaris van Rotterdam was tevens de gemeentearchivaris van Capelle aan den IJssel maar toen onze overeenkomst afliep gingen we ons breed oriënteren.’

De gemeente onderzocht een verbouwing van de eigen archiefbewaarplaats, het verlengen van de overeenkomst maar keek ook naar commerciële partijen. Uiteindelijk vonden ze een opslagpartner in VADA Archieven in Nijverdal. Keyner: ‘Nu betalen we 40 procent minder voor de opslagkosten. Het tarief is inclusief transportkosten (als VADA opgevraagd fysiek materiaal naar ons opstuurt), het beschikbaar stellen van een studiezaal in Nijverdal en “scanning on demand” waarbij de digitale bestanden naar ons worden gemaild.’

Er waren aanvankelijk wel wat bezwaren voor het uithuisplaatsen van de archieven. Keyner: ‘Met name de toegankelijkheid moest gewaarborgd worden. Minimaal hetzelfde niveau. De grootste groep gebruikers betreft met name de vrijwilligers van de lokale historische vereniging die het archief raadplegen voor eigen onderzoek. Aangezien Rotterdam om de hoek is en een eventuele nieuwe archiefbewaarplaats aanzienlijk verder weg kan liggen, vreesden deze verenigingen dat de afstand een drempel kan zijn om even in het archief te kunnen grasduinen of historisch onderzoek te plegen.’

Nog maar weinig partijen

Toch zijn er nog maar weinig gemeentes die voor deze oplossing hebben gekozen. Paul Keyner: ‘Van oudsher is een historisch archief gewoon ondergebracht bij een traditionele archiefinstelling. Daarnaast zijn er vaak al overeenkomsten met de RHC’s en is er een bestuurlijk traject voor nodig om de overeenkomst te ontbinden en het bij een marktpartij op te slaan. Ook speelt wellicht een rol dat een marktpartij failliet kan gaan. Bij een RHC speelt deze vraag in principe niet. Toch ga ik ervan uit dat binnen tien jaar de commerciële marktpartijen een concurrent voor de RHC’s zullen worden. Ook omdat de marktpartijen beter op de digitale dienstverlening kunnen inspelen.’

Dat het niet altijd mogelijk is om de bezwaren weg te nemen en een archief uit huis te plaatsen bewijst een case van de gemeente Heerhugowaard. Johan Hoogewerf, coördinator Informatiebeheer bij de gemeente Heerhugowaard, had enkele jaren geleden dezelfde argumenten als zijn collega in Capelle aan den IJssel. Hoogewerf over het belangrijkste argument om de totale archiefzorg en -opslag uit te besteden: ’De bijdrage van de gemeente Heerhugowaard aan de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA) was in een periode van zeven jaar verviervoudigd. De kosten (in 2012) voor de gemeente Heerhugowaard stonden in geen verhouding tot de hoeveelheid archief van de gemeente.’

Toch bleef de gemeente uiteindelijk in een gemeenschappelijke regeling met het RHCA. Daar waren twee redenen voor. Zo was de uittreedsom voor de gemeente erg hoog. Daarnaast stimuleerde de gemeenteraad de regionale samenwerking. Daarover zegt Hoogewerf: ‘Met een amendement had de Raad van Heerhugowaard benadrukt dat samenwerking in de regio voor de Raad belangrijk was en dat het de Raad ook veel waard was om goed te kunnen participeren in de regio.’

Tot slot

Wat betekent deze ontwikkeling voor de rol van de traditionele archiefbewaarplaatsen bij de Regionaal Historische Centra? Dennis Chirino van Hulshoff Beheer denkt dat gemeentearchieven steeds vaker voor een commerciële aanbieder zullen kiezen. ‘Niet in de laatste plaats omdat de overheidsarchieven vol raken en de investeringen voor het bouwen van archiefbewaarplaatsen enorm hoog zijn.’ Bernadine Ypma, directeur van het RHC Vecht en Venen, ziet vooral mogelijkheden tot samenwerking: ‘Mocht een commerciële aanbieder een interessant en kwalitatief goed product ontwikkelen, dan staat het RHC er altijd voor open om in samenwerking een businesscase te ontwikkelen.’ Wel benadrukt Ypma dat gemeentes verantwoordelijk blijven voor het integrale archiefbeheer en dat commerciële archiefdepots dat (nog) niet kunnen bieden. Er zullen dus altijd voorzieningen in de eigen organisatie moeten worden geregeld.’

Evelien de Jonge is gemeentearchivaris bij de gemeente Noordoost polder en redacteur van IP.

Ronald de Nijs is eindredacteur van IP.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 5 / 2016. Het gehele nummer kun je hier lezen.

 

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *