Een nieuwe rol voor informatieprofessionals: embedded librarianship

Embedded librarianship is een bijzondere vorm van klantgerichtheid. En omdat er een organisatorische dimensie aan het werk wordt toegevoegd, krijgt het vak van de informatiespecialist ook nog eens een verdieping. Embedded librarian Tale Evenhuis en coach Wim Zuidberg leggen het concept uit, gevolgd door drie ervaringen uit de praktijk.

Door: Tale Evenhuis en Wim Zuidberg

Het opbouwen en onderhouden van direct en persoonlijk contact met de gebruikers van informatie van de instelling waar men werkzaam is – dat is in een notendop embedded librarianship (een Nederlandse term bestaat er nog niet voor). Door dit directe en persoonlijke contact kunnen informatiespecialisten zich verdiepen in hun informatie- en kennisbehoeften. Ze zijn letterlijk ingebed binnen de werkprocessen van hun gebruikers. Denk hierbij aan het meedenken met lopende werkzaamheden, het signaleren van de direct opkomende informatiebehoeftes van hun gebruikers en het nauwkeurig afstemmen hierop van de eigen werkzaamheden.

Door hun directe aanwezigheid kunnen informatiespecialisten zich een goed beeld vormen van de werkzaamheden van hun gebruikers. Dit kan op alle mogelijke niveaus zijn. Gebruikers die misschien niet met een expliciete vraag naar de (fysieke) bibliotheek zouden gaan, kunnen nu informeel in contact komen met de informatiespecialist en krijgen zo een mogelijk latente informatiebehoefte opeens duidelijk voor ogen.

Embedded librarianship is, kortom, een bijzondere vorm van klantgerichtheid. En ondanks de term vereist embedded librarianship niet primair een fysieke nabijheid, al maakt het op locatie werken het opbouwen, onderhouden en verdiepen van de contacten wel een stuk eenvoudiger.

Push- en pull-factor

Twee factoren hebben gezorgd voor de komst van de embedded librarian: technologie – de pushfactor – en de expertise van de informatiespecialist – de pullfactor. Door ict is informatie nu 24/7 beschikbaar en hebben de bibliotheken hun monopolie hierop verloren; gebruikers kunnen voor hun informatievoorziening betrekkelijk eenvoudig om de (fysieke) bibliotheek heen.

De tweede factor, de pullfactor, zorgt ervoor dat de rol van informatieprofessionals als beroepsgroep nog niet is uitgespeeld. Het zoeken naar informatie blijft een vak dat bij uitstek door informatiespecialisten uitgevoerd kan worden, omdat zij een uitstekend beeld hebben van de informatiebronnen en de vaardigheden en kennis bezitten om deze te doorzoeken. Door deze expertise, gecombineerd met een persoonlijke inbreng, kunnen zij gebruikers overtuigen dat de omgang met bronnen en het zoeken van informatie niet alleen een specialisme is maar dat informatiespecialisten ook een helpende hand bieden door orde in de informatiechaos te scheppen.

Dit kan bij uitstek op locatie omdat de gebruiker vaak zelf niet meteen inziet wat de waarde van deze werkzaamheden kan zijn. Bovendien kunnen informatiespecialisten makkelijker participeren in diverse netwerken en een verbindende rol tussen gebruikers spelen. Het vak krijgt op die manier een verdieping, omdat er een organisatorische dimensie aan het werk wordt toegevoegd.

Eisen aan embedded librarians

Omdat embedded librarians dicht bij of zelfs tussen hun gebruikers zitten, is het perfect beheersen van informatievaardigheden een eerste vereiste. Ze zijn welbeschouwd gasten tussen hun gebruikers en moeten echt iets te bieden hebben. Behalve op hun vakkennis wordt ook een beroep gedaan op hun sociale vaardigheden. Want als je tussen je gebruikers gaat zitten, word je wel geacht te socialiseren. Dit ‘verdiepen’ vindt plaats op inhoudelijk en relationeel niveau.

Inhoudelijk: de embedded librarian vormt zich een beeld van de onderwerpsgebieden en informatiebehoeften van de gebruikers. Daartoe bezoekt hij overleggen en vergaderingen van gebruikersgroepen, presentaties op gebied van onderzoek, enzovoort. Bovendien kan hij literatuuronderzoek samen met en bij de klant uitvoeren. Op deze manier vergroot hij zijn zichtbaarheid.

En relationeel: voor het opbouwen van relaties is het van belang om deel te nemen aan ‘sociale’ events, zoals borrels en bedrijfsuitjes. Tot slot kan de informatiespecialist gevraagd worden om op verschillende plekken zijn werkzaamheden uit te voeren. Je kunt embedded librarianship beschouwen als een ver doorgevoerde vorm van flexwerken.

Eisen aan de organisatie

Niet alleen informatiespecialisten, maar ook de organisaties dienen hun beste beentje voor te zetten. Ten eerste moet er fysieke ruimte gecreëerd worden. Als de informatiespecialist via WiFi toegang heeft tot het netwerk waar hij zijn informatie vandaan haalt, zijn een bureau en een laptop al voldoende. De invulling van zijn functie wordt intensiever als hij een plek krijgt in dezelfde ruimte als waar zijn gebruikersgroep werkzaam is.

Ten tweede dienen zowel de gebruikers als het management informatiespecialisten in hun midden toe te laten. Het management kan praktische bezwaren opperen, zoals ruimte- en geldgebrek (voor ict-middelen en digitale informatie). Gebruikers kunnen op hun beurt de komst van deze nieuwe collega’s ervaren als een inbreuk op hun privacy of een inbreuk op hun behoefte aan omgang met eigen collega’s.

Gelukkig kan er ook een mooie wisselwerking ontstaan tussen gebruikers en management. Als het management vindt dat informatiespecialisten dienen samen te gaan met hun gebruikers, is er een formele barrière geslecht. Of omgekeerd: staan gebruikers open voor embedded librarianship, dan kan het management daarin meegaan.

Aanpak

Alles staat of valt met de bereidheid van enerzijds de informatiespecialisten en anderzijds de organisatie. In het algemeen is het raadzaam te kiezen voor een experiment. Zo kan een informatiespecialist aan enthousiaste veelgebruikers laten zien hoe het concept van embedded librarianship in de praktijk werkt.

Maar voordat het zover is, heeft de bibliotheek/mediatheek vaak zelf al een strategische keuze voor embedded librarianship gemaakt. Al moet de gebruikersorganisatie dan nog wel worden ‘meegenomen’. Want zij zien op voorhand vaak niet meteen wat de voordelen voor henzelf kunnen zijn. Hoe trek je ze over de streep? Het is zinvol om daarbij rekening te houden met de cultuur van de gebruikersorganisatie. Ook is het nuttig om zich bewust te zijn van de eigen gedragsstijl en hoe de omgeving daarop reageert.

Valkuilen en oplossingen

Is een embedded librarian eenmaal aan het werk tussen zijn gebruikers, dan blijken er een paar valkuilen te zijn. Daar kan hij echter op anticiperen. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld te grote verwachtingen hebben en (te) hoge eisen stellen. Het is daarom belangrijk om van tevoren en ook tijdens het traject mogelijkheden en grenzen goed aan te geven.

Het kan ook voorkomen dat een informatiespecialist zelf graag ‘embedded’ wil, maar daarvoor te weinig steun vanuit de bibliotheek of de organisatie krijgt. De centrale bibliotheek stelt bijvoorbeeld bepaalde eisen aan haar bezetting. In deze gevallen is het van belang dat de centrale bibliotheek, de opdrachtgevers van de embedded librarian en de embedded librarian zelf gezamenlijk afspraken maken.

Ook kan het gebeuren dat de embedded librarian zijn collega’s van de centrale bibliotheek niet of nauwelijks meer spreekt en zo geïsoleerd raakt. Het is dus belangrijk om het contact met andere bibliotheekcollega’s te onderhouden.

En een laatste valkuil: voor informatiespecialisten met verschillende werkplekken zijn een goede planning en duidelijke afspraken met centrale contactpersonen per werkplek over aan- en afwezigheid noodzakelijk. De weg naar embedded librarianship is te beschouwen als een leerproces waarin je samen met je gebruikersorganisatie keuzes maakt en het concept betekenis geeft in je eigen praktijk. Het is een nieuwe invulling van – en een prachtige kans voor – de informatiespecialist.


Tale Evenhuis: ‘Ik zit met een laptop tussen juristen, psychiaters en psychologen’

Ik streef ernaar twee keer per week mijn laptop open te klappen op de hoofdvestiging van het NIFP (Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie). Aan het NIFP ben ik sinds 2010 als embedded librarian ‘uitbesteed’ door mijn werkgever, de Walaeus Bibliotheek. Dit is de medische bibliotheek van het LUMC (Leids Universitair Medisch Centrum), waar ik in 2008 in dienst ben gekomen. Behalve op de hoofdvestiging van het NIFP ben ik wekelijks ook op andere locaties te vinden. Met een laptop zit ik hier tussen juristen, psychiaters en psychologen. Mijn ‘boekenkast’ zit in de cloud: ik maak gebruik van de Digitale Bibliotheek van de Universiteit Leiden.

Concreet bestaan mijn werkzaamheden uit het uitvoeren van literatuuronderzoek. Hierbij is het beslist niet nodig om constant te overleggen, want als informatiespecialist tussen de gebruikers is de afstand kort en de zichtbaarheid van beide partijen sterk vergroot. Verder geef ik ook trainingen in zoekvaardigheden.

Aanvankelijk moesten ik en mijn gebruikers op de verschillende locaties even aan elkaar wennen. Dikwijls dook de vraag op wat ik precies kwam doen, maar na verloop van tijd vroegen gebruikers juist wanneer ik weer langskwam.

Hoewel ik al ruim twintig jaar als bibliotheekmedewerker cq informatiespecialist werk, zie ik de directe aanwezigheid tussen mijn gebruikers bij het NIFP als een van de meest verrijkende ervaringen uit mijn loopbaan. Niet alleen geniet ik enorm van de grote hoeveelheid en diversiteit aan collega’s, ook constateer ik de directe toegevoegde waarde van mijn rol als medelid van een team dat niet exclusief uit informatiespecialisten bestaat. De erkenning voor mijn werk is direct merkbaar. Onnodig te zeggen dat dit bijzonder motiverend werkt. Omdat ik naast dit embedded librarianship ook werkzaamheden uitvoer voor de Walaeus Bibliotheek, is het spanningsveld tussen verplichtingen voor twee organisaties altijd voelbaar. Dit is deels opgelost door afspraken, maar het blijft ook een doorlopend proces. Afspraken worden dikwijls herhaald en bevestigd in andere vormen.


Nathalie van den Eerenbeemt: ‘Ik kan nu het accent leggen op de digitale poort naar kennis’

Drie jaar geleden is de dienst Mediavoorzieningen van Fontys gedecentraliseerd en zijn de informatiespecialisten rechtstreeks in dienst gekomen van de verschillende instituten. Ik ben als informatiespecialist terechtgekomen bij de master (Special) Educational Needs (SEN) van Fontys OSO (Opleidingscentrum Speciale Onderwijszorg). Deze master zorgt ervoor dat leraren meer toegerust worden om met complexe onderwijsvraagstukken aan de slag te gaan. Naast dit dienstverband heb ik nog een tweede baan: informatiespecialist bij Fontys Lerarenopleiding Tilburg (FLOT). Met name bij Fontys OSO ben ik een ‘embedded librarian’. Mijn taak is om docenten en studenten te ondersteunen bij het doen van literatuuronderzoek.

Sinds de decentralisatie functioneer ik niet meer vanachter een bibliotheekbalie; ik ben digitaal aanspreekbaar vanaf elke werkplek op elke locatie. Fontys OSO verzorgt de opleiding vanuit acht verschillende locaties; vandaar dat de keuze gemaakt is geen fysieke collectie meer aan te bieden. Fontys OSO maakt gebruik van de digitale mediatheek van Fontys.

Het embedded librarianship inspireert om continu rechtstreeks in contact te zijn met mijn doelgroep. Het geeft mij ook de kans mijn eigen baan in te vullen en verdiepend bezig te zijn met dat onderdeel van mijn vak dat mij het meest aanspreekt, namelijk informatievaardigheden. Ik geef veel workshops op dit gebied.

Het is voor mij een mooie uitdaging om steeds de juiste balans te vinden tussen werken ‘op de achtergrond’ en daarnaast verbinding te zoeken met de docenten, en collega-­informatiespecialisten in de bibliotheek. Het prikkelt mij tevens om actief bezig te zijn met ontwikkelingen binnen het vak van informatiespecialist. Ik ben nu het aanspreekpunt voor auteursrecht; dat was een nieuw terrein voor mij.

Zeker in het begin was de overgang groot: was ik eerst samen met een team verantwoordelijk voor alle ins en outs van de mediatheek, nu ben ik de enige informatiespecialist binnen Fontys OSO. Je hebt kennis, steun en verbinding nodig om je vak goed uit te oefenen en die vanzelfsprekendheden waren in de nieuwe situatie even weg. Maar er openden zich nieuwe wegen. De variatie in mijn dagelijkse bezigheden en de verschillende werkplekken hebben mijn werk aantrekkelijker gemaakt, zeker nu ik niet meer zorg draag voor een fysieke collectie maar het accent kan leggen op de digitale ‘poort naar kennis’.


Dorine Korsten en Simone Oostendorp: ‘We kunnen ons nu meer in de rol van accountmanager inleven’

Bij de Hogeschool Utrecht (HU) is voor het concept embedded librarianship gekozen na een transitie van de HU Bibliotheek; de zes afzonderlijke faculteitsbibliotheken werden samengevoegd tot een centraal georganiseerde HU Bibliotheek. Daardoor kregen de informatie-/domeinspecialisten de kans zich te concentreren op ondersteuningstaken bij onderwijs en onderzoek en zich los te maken van technische bibliotheektaken of zelfs uitleentaken. Wij kunnen ons nu meer in de rol van accountmanager inleven.

Door de tijdelijke, niet bepaald ideale huisvesting van de instituten waarvoor we de domeinspecialist zijn, is het niet makkelijk om fysiek dicht in de buurt van docenten en onderzoekers een werkplek te vinden en zo eenvoudig aansluiting te vinden. Ook het spontaan ontmoeten van studenten is minder vanzelfsprekend dan voorheen. Wat wel werkt om in contact te komen met de klant, is het bijwonen van allerlei bijeenkomsten en evenementen. In de praktijk zitten we nog heel erg in een overgangsfase, waardoor de gewenste relatie van de embedded librarian met onderwijs en onderzoek nog niet voldoende vorm kon krijgen. Dit heeft niet alleen te maken met de huisvesting, maar ook met de ‘transitie’ van de hele hogeschool in alle gelederen: niet alleen de bibliotheek was druk met de omslag, het onderwijs was/is aan de slag met het vormgeven van een nieuw curriculum en alle ondersteunende diensten zaten in een transitie.

We verwachten dat het concept van de embedded librarian straks veel beter uit de verf komt als vanaf komende zomer de nieuwe huisvesting wordt opgeleverd. In het ontwerp is al rekening gehouden met andere vormen van samenwerken tussen Bibliotheek en Onderwijs. Overigens komt de partnerrol wel al langer tot uiting in de verwevenheid van lessen informatievaardigheden in het curriculum van meerdere opleidingen. Ook met diverse Kenniscentra, waar het onderzoek van HU wordt verricht, zijn intensieve contacten voor ondersteuning van de onderzoekers.

Wij voelen ons als embedded librarians mede verantwoordelijk voor de kwaliteit van onderwijs en onderzoek, met name ten aanzien van brongebruik, publiceren et cetera. Het voordeel van embedded librarianship is dat je je meer kunt focussen op je taken voor het onderwijs of onderzoek. Je hoort bijna automatisch wat er speelt en kunt daar sneller op inspelen.

Je bent zichtbaarder en daardoor word je makkelijker benaderd om zaken samen op te pakken. En zo kunnen we onszelf profileren als professionals en experts. Collega’s die al wel in de nieuwe huisvesting zitten ervaren – na een gewenningsperiode – heel positieve effecten. Docenten vinden met name de ondersteuning op het terrein van blended learning, auteursrecht, digitale ontwikkelingen/kennisbronnen prettig, aangezien hun kennis vaak beperkt is op dit terrein en zij hierin weinig tijd kunnen investeren.

Wel ben je als embedded librarian tamelijk solistisch geworden. De automatische beïnvloeding en inspiratie die je had van je collega’s in een bibliotheeksetting is weg. Leren van elkaar, elkaar inspireren, elkaar ontmoeten en ideeën uitwisselen moeten we nu echt organiseren. Hier worden we steeds beter in en we ontdekken nieuwe vormen hiervoor. Zo hebben we laatst een bijeenkomst georganiseerd met collega’s over best practices voor lessen informatievaardigheden.


Tale Evenhuis is vanuit de Walaeus Bibliotheek van het LUMC als embedded librarian uitbesteed bij het NIFP (Nederlands Instituut voor Forenische Psychiatrie en Psychologie).

Wim Zuidberg (WIZIN) traint en coacht individuen, teams en afdelingen in veranderingsprocessen.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 4 / 2016. Het gehele nummer kun je hier lezen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *