Nieuw advies: ‘Het puberbrein van de overheid’

Overheidsorganisaties hebben hun informatie niet op orde. Daarvan hebben ze niet alleen zelf last, ook burgers worden hiervan de dupe. Als overheden met elkaar of met maatschappelijke organisaties in ketens samenwerken, worden de problemen nog groter. Dat constateren de Raad voor Cultuur en Raad voor het openbaar bestuur in hun gezamenlijke advies aan minister Bussemaker: ‘Het puberbrein van de overheid – informatiebeheer in ketensamenwerking’.  

De overheid heeft structureel te weinig oog voor het belang van informatie, informatiemanagement en informatiebeheer. Dat is de kern van het probleem. Bij de inrichting van samenwerkingsprocessen moet informatiebeheer daarom het vertrekpunt zijn, niet het sluitstuk. En er moet hierover tussen de betrokken partijen voldoende afstemming zijn, zeker ook over de waardering en selectie van informatie. Dat valt te lezen in Het puberbrein van de overheid – informatiebeheer in ketensamenwerking (pdf), het gezamenlijke advies van de Raad voor Cultuur en Raad voor het openbaar bestuur.
De raden waarschuwen dat informatie van de overheid onbruikbaar wordt als verwijzingen doodlopen, omdat de bijbehorende gegevensbestanden zijn vernietigd of onvindbaar zijn. Hoe schadelijk deze link rot kan zijn voor het functioneren van en vertrouwen in bestuurders en overheidsorganen, werd bijvoorbeeld duidelijk bij de veelbesproken ‘Teevendeal’.
Tegelijkertijd ligt ook ‘overarchivering’ op de loer: juist omdat er zo weinig aandacht is voor informatiemanagement, worden er geen afgewogen keuzes gemaakt over archiveren en wordt er meer bewaard dan nodig en toegestaan is. Dat leidt tot extra kosten voor opslag en beheer. Bovendien werkt ‘overarchivering’ ongeoorloofd gebruik in de hand van gegevens die er eigenlijk niet meer horen te zijn.
Voor dit taaie probleem zijn er geen pasklare oplossingen. De huidige Archiefwet biedt in elk geval onvoldoende houvast; daarin is elk bestuursorgaan verantwoordelijk voor zijn eigen archief, maar niemand voor het geheel van overheidsinformatie dat in ketens gedeeld wordt.
In hun advies doen de raden aanbevelingen om de problematiek rondom het beheer van keteninformatie beter in beeld en onder de aandacht te brengen. Ook doen zij suggesties om waardering en selectie van overheidsinformatie in ketens beter te faciliteren. Hiervoor is een nauwe samenwerking tussen de ministeries van OCW en BZK noodzakelijk, zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *