Wet hergebruik overheidsinformatie: nieuwe impuls voor archiefsector

De Wet hergebruik van overheidsinformatie trad op 18 juli 2015 in werking. Het is de implementatie van een gewijzigde Europese richtlijn. Hergebruik was al geregeld, maar nu zijn ook de musea, bibliotheken en archieven onder het bereik van de richtlijn gebracht. ‘De wet biedt de archiefsector nieuwe mogelijkheden om in het publieke domein actief te worden.’

Door: Tine van Nierop

De Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) heeft als doel meer transparantie, meer mogelijkheden voor economisch en maatschappelijk hergebruik en het stimuleren van publiek-private samenwerking. Het regelt de voorwaarden voor het beschikbaar stellen en het gebruik. Overheidsinformatie kan zowel voor commerciële als niet-commerciële doeleinden gebruikt worden. Er is heel veel overheidsinformatie die bij hergebruik ten goede komt aan efficiency, veiliger reizen, nieuwe dienstverlening door bedrijven, een betere infrastructuur en nieuwe inzichten door combinaties van data. Voorbeelden zijn apps als Buienradar.nl, TomTom en OV9292.nl. Denk ook aan de gezondheidszorg; de informatie uit miljoenen geanonimiseerde patiëntendossiers kan ervoor zorgen dat artsen sneller een accurate diagnose stellen. Of aan de koppeling van financiële gegevens van overheden met het proces van politieke besluitvorming (Wie stemde ook alweer voor dat peperdure viaduct?).

Hoe werkt het?

De Who biedt burgers en bedrijven de mogelijkheid een verzoek in te dienen tot het hergebruiken van overheidsinformatie. De overheid dient de data machineleesbaar, in een open formaat beschikbaar te stellen. Dit betekent niet dat instellingen tot digitalisering worden gedwongen, maar wel dat men zich inspant om systemen dusdanig in te richten dat de gevraagde informatie digitaal geleverd kan worden. En dat organisaties hun best doen om te voldoen aan de formele, open standaarden van digitale gegevensverstrekking (te vinden op www.forumstandaardisatie.nl). De informatie is dus openbaar, vrij van rechten, beschikbaar overeenkomstig de regels van de privacywetgeving. Een pdf op de site zetten is niet meer voldoende.

Het is kabinetsbeleid dat deze ‘open’ datasets in gestructureerde vorm en op een centrale, openbaar toegankelijke plek gevonden kunnen worden. Bij voorkeur op data.overheid.nl, het portaal van de Nederlandse overheid met een overzicht van beschikbare en herbruikbare overheidsdata. Met één druk op de knop kan men rechtstreeks een verzoek om hergebruik indienen. In voorkomende gevallen wordt uitgelegd waarom een dataset gesloten blijft. Via een webformulier kan de aanvrager een verzoek om nog niet beschikbare data plaatsen en de afhandeling van het verzoek volgen.

Andere informatie

Alle instellingen met een publieke taak – waaronder nu dus ook archieven, musea en bibliotheken – kunnen verzoeken om hergebruik verwachten. Archieven zijn aangewezen als de bewaarplaats voor overgebrachte archiefbescheiden, zoals beschreven in de Archiefwet. Deze informatie is openbaar, behalve als er beperkingen zijn opgelegd. Raadplegen is kosteloos en iedereen mag daar op eigen kosten kopieën van (laten) maken. Ook privécollecties die zijn geschonken aan het archief vallen onder deze regels. Voor de overige informatie die een archiefinstelling ontvangt, maakt of doet maken, zoals nadere toegangen, indexen, verzameld beeldmateriaal of bezoekersinformatie, geldt de Who wat betreft vergoeding van kosten, raadplegen en gebruik.

In tegenstelling tot instellingen die voor hun voortbestaan afhankelijk zijn van inkomsten uit beschikbaarstelling, zoals het Kadaster, mogen archieven hooguit marginale kosten voor vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding van informatie in rekening brengen. Kosten voor een informatiedrager mogen wel worden doorberekend; uitgaven voor investeringen in software niet, evenmin als kosten voor al gedigitaliseerd materiaal. Alleen musea en bibliotheken mogen extra bedragen in rekening brengen voor verzameling, productie, conservering en vereffening van rechten. Ze moeten dit wel vooraf kenbaar maken.

Aan de slag

De Who verplicht instellingen de verzoeken om hergebruik serieus op te vatten en uit te gaan van het zo mogelijk kosteloos beschikbaar stellen van de digitale informatie. Data-eigenaren zijn daarbij zelf verantwoordelijk voor de wijze van beschikbaarstellen van informatie. Daaronder valt ook het organiseren van het proces van beschikbaarstellen, het vrijmaken van mensen en middelen en het aanpassen van de digitale infrastructuur. Maar hoe doe je dat op een klantgerichte manier

Een logische stap is alle (overheids)informatie die de instelling beheert of creëert eerst te inventariseren en te beschrijven of deze datasets beschikbaar zijn voor hergebruik of niet. Er zijn namelijk – net als bij de archiefbescheiden die onder de Archiefwet vallen – gronden om een Who-verzoek af te wijzen: beperkingen op openbaarheid, er mogen geen intellectuele rechten of eigendomsrechten van derden op rusten en er moet rekening worden gehouden met de bescherming van persoonsgegevens (Wbp). Een instelling mag een verzoek ook afwijzen als dit een onevenredige inspanning vergt.

Te overwegen valt de datasets als open data online, kosteloos en vrij van rechten beschikbaar te stellen via de eigen website of via het platform data.overheid.nl. Dit kan schelen in administratieve lastendruk; de verzoeker kan dan zelf informatie over de datasets vinden, zelf de aanvraag doen of zelf direct de reeds beschikbare datasets downloaden. Een instelling hoeft dan gelijke verzoeken niet steeds opnieuw te behandelen.

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft een uitgebreide handleiding Wet hergebruik van overheidsinformatie ontwikkeld. Deze is te vinden op open-overheid.nl.

Veranderend landschap

Archieven – het geheugen van de samenleving – zijn nu nog de beheerders van overgebrachte overheidsinformatie die meer dan twintig jaar oud is. Deze gegevens zijn volgens de Archiefwet per definitie openbaar, of in sommige gevallen verminderd openbaar vanwege beperkende voorwaarden. De Who brengt wat dat betreft niet zoveel nieuws, al geldt het hergebruik nu voor álle overheidsinformatie bij de instellingen, zoals bedrijfsinformatie die is ontvangen of opgemaakt door de instelling. Overheidsorganen leggen voor hun bedrijfsprocessen in een selectielijst vast welke archiefinformatie in aanmerking komt voor bewaring en welke voor vernietiging. Tot de overbrenging zijn ze zelf verantwoordelijk voor het beheer. In dit stadium kunnen andere beperkende voorwaarden gelden dan na overbrenging.

Het informatielandschap is echter aan het veranderen nu de overheid zich richt op digitaal werken, transparantie door actieve openbaarheid, vervroegd overbrengen van archieven naar een archiefbewaarplaats, beschikbaar stellen voor hergebruik en open data. Hoe gaan we in dit kader om met digitale overheidsinformatie in het systeem van waardering en selectie volgens de Archiefwet?

Informatie kan zijn aangemerkt om te bewaren en later te worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, nu een digitaal e-depot, of juist om op termijn vernietigd te worden. Wat doen we met informatie die vernietigd dient te worden, maar vanwege hergebruik of open data elders nog vindbaar is? En wat betekent authenticiteit in dit verband?

Dat zijn vragen die beantwoord dienen te worden. De archivaris is daarom nodig bij de inrichting van de informatieketen aan de bron; daar waar digitale overheidsinformatie ontstaat. Er wordt hard gewerkt aan e-depotfunctionaliteiten om goed voorbereid te zijn op de nieuwe informatiehuishouding; om digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te houden in een snel veranderend technologisch landschap. Want ook digitale archieven moeten over honderd jaar nog te raadplegen zijn.

Waardecreatie

De overheid streeft al langer naar open data voor overheidsinformatie en de nieuwe wetgeving ondersteunt dat principe. Koplopers in de archiefsector hebben het idee van open data al eerder omarmd. Andere archiefinstellingen laten weten dat ze er nog niet klaar voor zijn. Ze hebben nog onvoldoende kennis, middelen of instrumenten om hergebruik te ondersteunen of open data te creëren. Ook is een argument dat de leveranciers die de data beheren er nog niet op zijn ingericht. Het is aan de archiefinstellingen nieuwe kansen te ontdekken. Niet door nadruk op de kosten voor de instelling te leggen, maar op het zoeken naar waardecreatie buiten de eigen instelling. De meerwaarde voor archieven is te vinden in het maatschappelijk belang van open beschikbaarstelling en het zoeken naar vormen van samenwerking in netwerken en platforms om dit doel te bereiken. Verbinding en samenwerking tussen overheid, bedrijven en organisaties leiden tot nieuwe mogelijkheden om in het publieke domein actief te worden.


Privacytool

Het vraagstuk ‘hoe gaan we om met waardering en selectie en het vernietigen van digitale informatie in de toekomst’ lijkt met de komst van de Who, de trend van actieve openbaarheid en open data nog ingewikkelder te worden. Daar komt de zorg voor privacy van de burger bij als blijkt dat opendatabestanden gecombineerd kunnen worden en er onverwachte verbanden mogelijk blijken die onze privacy kunnen bedreigen. In opdracht van Geonovum werd een privacytool ontwikkeld voor het voorgenomen gebruik van reeds verzamelde persoonsgegevens voor een nieuw doel (zie privacy.locatielab.nl). De tool kan een leidraad zijn voor overheidsinstellingen om de rechtmatigheid van voorgenomen nieuw gebruik te beoordelen, waaronder het koppelen van reeds (rechtmatig) verzamelde persoonsgegevens door overheidsorganisaties, in lijn met de eisen van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).


Vincent Robijn: ‘We moeten af van het idee dat we geld moeten verdienen met onze data’

Vincent Robijn is gemeentearchivaris bij Archief Eemland in Amersfoort. Acht gemeenten hebben daar hun archieven ‘opgeslagen’. Hij was tot voor kort ook bestuurslid van de KVAN. En: hij zit nooit om een stevige mening verlegen: ‘Hoeveel mensen onze data gebruiken interesseert me geen bal.

‘De hele open-databeweging doet ons archivarissen opnieuw nadenken over onze rol. Wat ik zie bij collega’s is een behoorlijke mate van terughoudendheid. Ik vraag me dan af: Waarom? Wat zit daarachter? Ikzelf heb dat helemaal niet. Ik ben een overtuigd volger van de nieuwe wet: alles wat je als overheid digitaliseert, bied je gratis aan.’ ‘“Ja, maar…” krijg ik vaak te horen als ik dat zeg. “Ja maar, als we alles gratis aanbieden, waar moeten we dan geld mee verdienen?” Het eerste wat ik dan vraag is: hoe gróót zijn jullie verdiensten eigenlijk? Afgezet tegen de investeringen die je daarvoor doet, bijvoorbeeld in een webwinkel. Als mensen al een kosten-baten-analyse hebben gemaakt, blijken die verdiensten minimaal. Dan heb je het over 2000 euro per jaar of zo.’

Informatie móét openbaar

‘En dan nog. Zelfs als ze er wel veel aan verdienen Die wet maakt het nou juist mogelijk om af te stappen van het idee dat we geld moeten verdienen met onze data. (Onze data? Het zijn helemaal niet onze data. Het zijn data van iedereen.) Cultureel ondernemerschap zou niet onze insteek dienen te zijn. Wél: dat de informatie die in onze depots ligt, openbaar móét als het kan. Transparantie, delen, zo vroegtijdig mogelijk, dáár gaat het om.’

‘En of er nou één iemand, of honderd of een miljoen mensen onze informatie gebruiken, dat interesseert me geen bal. Je mag de kosten die we maken voor het openbaar maken van informatie nooit afzetten tegen aantallen bezoekers. Daar ben ik heel principieel in. Daar betalen we met z’n allen belasting voor en het is een van de pijlers van onze democratie; kosten mogen nooit een belemmering zijn. En alle “ja, maars, mijn verdienmodel!” – die gaan maar eens in gesprek met hun bestuur, of voor mijn part met de overheid in brede zin.

Toch weer drempels

‘Laatst was ik bij een presentatie van een leverancier van archiefsoftware. Toen het over de opendatamodule ging, kwamen er allerlei geluiden van bezoekers. “Mooi, maar we willen nog wel registratie inzetten, anders kan iedereen zomaar met onze data aan de haal.” Tot mijn verbazing en verdriet was er veel instemmend gemompel.’ ‘Ik begrijp dat niet. Zo’n registratie is een drempel, waarom wil je dat? Dat wil ik ook niet als het om fysieke documenten gaat. Als iemand de bouwtekening van zijn huis in het archief wil raadplegen, dan wil ik alleen het hoogstnoodzakelijke weten. Ik hoef bijvoorbeeld echt niet te weten waarom iemand die bouwtekening in wil zien.’

Controleverlies

‘Ik denk dat die terughoudendheid vooral te maken heeft met het feit dat “digitaal” en “data” minder tastbaar zijn dan het fysieke papier. Archivarissen verliezen controle die ze voor hun gevoel bij het fysieke wel hadden. Ook daarom vind ik de beweging naar het digitale zo mooi: je rol als archivaris wordt veel zuiverder. Wat ik nog niet goed weet, is wat we kunnen doen om die terughoudendheid bij collega’s weg te nemen.’ ‘Vroeger dacht ik dat het generatiegebonden is, maar dat blijkt niet het geval. Je hebt oude rotten in het vak die open data omarmen. En je hebt jonkies die dat juist helemaal niet doen. Misschien moet de Archiefwet wel op de kop. En laten we er de tijd voor nemen. Deze omslag gaat nog wel even duren. “Onze depots, onze data” – dat zit in ons archivarissen. Het is voor digitale archieven alleen niet houdbaar. Wij hebben nu de kans om alles open te gooien.’


Annelot Vijn: ‘Niet iedereen is de hele dag met open data bezig’

Annelot Vijn praat snel en met veel gebaren. Ze heeft veel te vertellen. Niet verrassend voor iemand die een functie als informatiemanager bij Het Utrechts Archief combineert met deelname aan allerlei landelijke en regionale projecten – van e-depot en het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) tot de werkgroep toegang Rijkscollectie. En ze is ook nog eens actief betrokken bij de ontwikkeling van de referentiearchitectuur. ‘In feite hebben we ons verdienmodel volledig omgekeerd.’

‘De aanleiding om onze data open te stellen was de Wet hergebruik overheidsinformatie. Onder het motto “open waar kan en gesloten waar moet” hebben we nu zoveel mogelijk opengegooid. Dat heeft voor ons grote gevolgen. Je mag geen onnodige blokkades meer opwerpen. Tot 1 oktober 2015 werkten we in Utrecht met een creditsysteem met inlog. Daar was ons businessmodel op gebaseerd. Nu is de betaalmodule eraf. Dat heeft heel blije bezoekers opgeleverd.’

‘In de nieuwe tarieflijst van OCW, die sinds 1 januari 2016 van kracht is, mag je alleen een bescheiden bedrag vragen voor diensten die je verleent, dus voor de moeite die je doet om iets beschikbaar te stellen. Vroeger was het verzoek om iets te digitaliseren gratis, en moesten gebruikers betalen voor een scan. Nu Annelot Vijn betalen gebruikers voor het verzoek om iets te laten digitaliseren. Maar de scans zelf zijn gratis. In feite hebben we daarmee ons verdienmodel omgekeerd.’

Vol open

‘Samen met Tom Kunzler van de Open State Foundation hebben we eerst een kleine proef gedaan. We hebben heel mooie tekeningen van Pieter Saenredam in hoge resolutie gedigitaliseerd. En die zijn voor iedereen nu open toegankelijk. Dat is heel goed gelukt. Maar hoe dan ook: we gaan nu vol open. Dat is een heel project. Onze metadata dienen op orde te zijn, auteursrechten en licenties geregeld en we overleggen met ict-leveranciers. Om data uitwisselbaar te maken zijn open standaarden belangrijk. En dus ook die gezamenlijke referentiearchitectuur, passend in het drielagenmodel van het landelijke Netwerk Digitaal Erfgoed.’

Overtuigd voorstander

‘Ja, ik ben een overtuigd voorstander van open data. Ik vind dat iedereen bij alle overheidsdata moet kunnen. En ik geloof ook dat het instellingen veel kan opleveren. Verrassende nieuwe inzichten, nieuwe partners, andere doelgroepen. Ik weet dat er in archievenland veel mensen zich terughoudend opstellen zodra het over open data gaat. Hier zit ook een verschil tussen archieven en andere erfgoedinstellingen. Andere erfgoedinstellingen hebben meer ruimte als het gaat om cultureel ondernemerschap. Daar dienen wij nu een stapje terug te doen.’

Tijd nemen

‘Toch is het niet dat al die mensen tégen zijn. Mensen hebben gewoon tijd nodig om dingen te laten bezinken. Ik zie dat ook bij ons in Utrecht. Een jaar geleden organiseerde ik een kennissessie over open data en linked open data. Nou, dat was duidelijk te vroeg. Toen was het voor velen nog te ver weg. Maar niet zo lang geleden was er weer een sessie. En toen merkte ik veel meer interesse. Dat komt ook omdat het nu veel concreter is, direct gerelateerd aan het eigen werk van deze medewerkers. Dus dat zou ik anderen willen meegeven: bied mensen de gelegenheid om mee te kunnen groeien. En bedenk dat niet iedereen de hele dag met open data bezig is.’


Reacties uit het veld

In februari 2015 is door de deelnemers aan de Werkconferentie Archiefcollecties Open! een open brief aan de archiefsector opgesteld: Pleidooi voor open toegang. En in december, tijdens de tweejaarlijkse conferentie van DISH (Digital Strategies for Heritage), riepen enkele archiefinstellingen op om de zorg over ‘je’ data los te laten en nieuwe mogelijkheden van waardecreatie te onderzoeken. De open brief en het verslag van DISH 2015 zijn te vinden op www.archief2020.nl


Met dank aan: Programmabureau Archief 2020.

Tine van Nierop is projectleider Open Toegang bij Archief 2020.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 2 / 2016. Het gehele nummer kun je hier lezen.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *