Koninklijke Visio als lerende organisatie: kennis delen is kracht

Ruben Koman werkt bij Koninklijke Visio, expertisecentrum voor slechtziende en blinde mensen. Als adviseur kennismanagement verzamelt, borgt en deelt hij kennis- en leerervaringen. Kennismanagement is een verbindende factor binnen Visio, maar ook binnen de gehandicaptenzorg in het algemeen.

Door: redactie IP

Koman: ‘Steeds meer bedrijven en organisaties pakken het kennisdelen grootschalig op. Alleen al in de gehandicaptenzorg zetten tientallen bedrijven zich in voor het professioneel verzamelen, borgen en delen van kennis. De trend is om daarbij samenwerking te zoeken met organisaties binnen en buiten de eigen sector, in nationaal en in internationaal verband. Visio deelt kennis in eigen land en binnen Europa, maar ook in contreien als Afrika en het Midden-Oosten. Het oude devies “kennis is macht” is in 2016 “kennis delen is kracht” geworden.’

KEI-domein

‘Koninklijke Visio is in 2010 ontstaan vanuit verschillende organisaties voor mensen met visuele beperkingen. In die voormalige deelorganisaties was al sprake van kennisbeleid en -management. De branche voor visueel beperkten kent geen gespecialiseerde kennisinstituten en Visio is door de overheid erkend als expertisecentrum voor visuele beperkingen. Visio heeft dus een expertisetaak, naast werkzaamheden in revalidatie, woonzorg, dagbesteding en onderwijs.’

‘De drieduizend medewerkers helpen slechtziende en blinde mensen zo goed mogelijk hun weg in de maatschappij te vinden. Daarbij is het van belang dat die medewerkers beschikken over de juiste expertise. Het domein Kennis, Expertise en Innovatie (KEI) heeft hierin een centrale rol. KEI is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, verzamelen, verspreiden, implementeren, bewijzen en borgen van expertise over (de participatie van) slechtziende en blinde mensen.’

Kennismakelaars

‘Visio kent vier adviseurs kennismanagement/kennismakelaars die binnen KEI samenwerken met de programmaregisseurs en projectleiders uit het primaire proces. De kennismakelaar richt zich op het ophalen en delen van kennis. Ook is hij betrokken bij het implementeren, de borging en de communicatie van nieuw ontwikkelde kennis in de organisatie. Daarbij ligt de focus op een of meerdere aandachtsgebieden, zoals de doelgroepen met een visuele en verstandelijke/auditieve beperking of een programma dat zich richt op een gezond lichaam en een gezonde geest.’

‘Verder heeft de kennismakelaar een uitvoerende rol in projectteams of bij andere  kennisactiviteiten binnen een programma. Hij is tevens verantwoordelijk voor kennisdeling via kennisdeeldagen, intranet, het Methodenboek (een verzameling van door professionals gebruikte methodieken) of via online kanalen van netwerkpartners.’

Iedereen is kenniswerker

‘Ter ondersteuning van het kennisdeelproces bezat Koninklijke Visio van oudsher een (statische) bibliotheek, waar informatiespecialisten werkten. Die fysieke bibliotheek is in 2010 opgeheven, door veranderingen in de visie op kennis- en informatiestromen en ontwikkelingen op ict-gebied. Het doen van deskresearch en de “storage and retrieval” blijft een belangrijke vaardigheid van de kennismakelaar, maar de maatschappelijke trend is dat iedere medewerker deze vaardigheden zelf ontwikkelt. Iedereen zou in dit Google-tijdperk tenminste zijn eigen vakkennis up-to-date moeten kunnen houden. Alle domeinen, afdelingen en medewerkers van Visio vervullen hun eigen rol binnen de kennismanagementactiviteiten. De kennismakelaar is een verbindende schakel en begeleider in het kennisdeelproces.’

Voorbeeld

‘Een kennismakelaar bezit de vakkennis van een informatiespecialist, maar is bovenal een netwerker, procesbegeleider, kenner van leeractiviteiten en hij kent de kanalen om te communiceren. Een mooi voorbeeld uit de werkpraktijk is het beschrijven van een methodiek voor het digitale Methodenboek. Medewerkers signaleerden dat collega’s verschillend werken. De kennismakelaar bracht de experts samen om één uniforme methodiek te gaan gebruiken, en om het nut voor de cliënt te laten zien. De experts beschreven de methodiek met behulp van sjablonen. De methodiek verpakten zij vervolgens in een verhaal, een film, audio, mindmap of anderszins, om de leerimpuls voor collega’s in hun eigen werkomgeving te vergroten.’

‘De medewerkers gingen aan de slag met eigen mobieltje, camera of software; ze zijn zo zelf actief als kenniswerker. De taak van de kennismakelaar bestond eruit te assisteren bij deze activiteiten. De methodiek voorzag de kennismakelaar van de benodigde metadata en zij is nu – in Sharepoint – toegankelijk via het Methodenboek. Ook communiceerde hij organisatiebreed over de methodiek.’

Competenties

‘De kennismakelaar binnen Visio bezit kennis die van oudsher tot de vakkennis van de informatiespecialist behoort. Hij heeft een opleiding in kennismanagement of informatiedienstverlening en -management en heeft dus kennis van ict en het ontsluiten en toegankelijk maken van kennis, onder meer via online contentbeheer.’

‘Ook moet hij een netwerker zijn, die kennis heeft van organisatie- en onderwijskunde, verander-, project- en programmamanagement. De huidige werker in kennismanagement moet in staat zijn alle lagen van de organisatie te verbinden. Hij kan groepen en processen begeleiden en (bij)sturen. Hij is sterk in communicatie en hij kan zowel in- als extern netwerken, inspireren en verbinden over expertiseontwikkeling en -opbrengsten. Kortom, de kennismakelaar is een initiatiefrijke en klantgerichte netwerker pur sang.’

Toekomst

‘Dit jaar presenteerde Koninklijke Visio de strategische kennisagenda voor 2016-2020. Centraal daarin staan een aantal hoofdthema’s waarop Visio wil innoveren, die zijn uitgewerkt in programma’s. Hierdoor ontstaat meer samenhang en verbinding met de strategische doelen van de organisatie.’ ‘Visio verwacht dat de resultaten die uit de programma’s voortkomen, een grote impact zullen hebben op de participatie van mensen met een zintuiglijke beperking. In deze werkwijze werkt Visio steeds intensiever samen met de cliënt zelf, met universiteiten, hogescholen, productontwikkelaars op het gebied van communicatietechnologie of domotica, en met partnerorganisaties in de zorg, nationaal én internationaal. Het delen van kennis overstijgt de individuele organisatiebelangen. Binnen de gehandicaptensector werken de zorgorganisaties samen om uiteindelijk de kwaliteit van het bestaan van mensen met een beperking optimaal te ondersteunen.’

‘De kennismakelaar zal hierbij meer gaan fungeren als “trendwatcher”. Hij signaleert en adviseert met behulp van diverse bronnen welke trends van belang zijn voor de organisatie. In het algemeen bezit de kennismakelaar informatiespecialistische kennis, maar is hij nóg meer de verbinder, die marketing- en communicatiemiddelen inzet om over de kennisdeelprocessen te communiceren. Hij ziet kansen om samenwerkingen van de grond te krijgen in de huidige netwerkmaatschappij.’


Wie is Ruben Koman Ruben

Koman werkt bij Koninklijke Visio, expertisecentrum voor slechtziende en blinde mensen. Hier zet hij zich in als adviseur kennismanagement/kennismakelaar voor het verzamelen, borgen en delen van kennis- en leerervaringen. Na de opleiding Informatiedienstverlening en -management was hij jarenlang als projectleider aan de Koninklijke Nederlandse Akademie voor Wetenschappen (KNAW) verbonden. Hij heeft meerdere boeken en artikelen op zijn naam staan.


Kennismanagement in vogelvlucht

‘De laatste tien jaar is kennismanagement in steeds meer bedrijven een must geworden. Het onttrekt zich van theoretische prietpraat naar praktische toepassingen voor het delen van kennis. In complexe organisaties valt of staat het bedrijf bij de aanwezige kennis. Een plan op kennisbehoud van zittende én vertrekkende medewerkers kan veel geld besparen.’

‘Kennis is persoonsgebonden deskundigheid en bevat onder meer de vaardigheden, expertise en houding van een medewerker. Een deel van die kennis is impliciet in het hoofd aanwezig, een ander deel kun je expliciet maken. Kennismanagement is het intelligent omgaan met de kennis van medewerkers in een organisatie.’

‘Het gaat erom een kennisbeleid vast te stellen vanuit een visie die is afgestemd op strategie en missie van een organisatie. Hieruit blijkt welke kennis de organisatie moet ontwikkelen, borgen en verspreiden. Een kennisinfrastructuur is hierbij van belang, bestaande uit praktische hulpmiddelen waarover een lerende organisatie beschikt: een intranet, met kenniskaarten en informatie over de aandachtsgebieden van de organisatie, het toepassen van werkvormen om kennis “te vangen”, of communities of practice (groepen professionals die (in)formeel met elkaar verbonden zijn).’

‘Door het toepassen van kennismanagement verkort je de zoektijd naar kennis en informatie, weten medewerkers beter wie wat weet en wie waar mee bezig is, kun je sleutelfiguren in een organisatie sneller vervangen, et cetera.


Deze bijdrage komt uit IP nr. 2 / 2016. Het gehele nummer kun je hier lezen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *