To cloud or not to cloud?

Wat biedt nu meer voordelen: een bibliotheeksysteem in de cloud of een lokaal bibliotheeksysteem? Het Franse consortium voor universiteitsbibliotheken ABDU zocht een antwoord op deze vraag.

Door: Matthijs van Otegem

Naar de cloud, dat is de grote trend. Dus ook met bibliotheeksystemen en dat ligt zeer voor de hand. Bibliotheken doen al sinds jaar en dag aan gezamenlijk catalogiseren, we hebben dus al ervaring met de cloud lang voordat we het zo gingen noemen. Wat zijn nu concreet de voordelen van een bibliotheeksysteem in de cloud, of is een lokaal bibliotheeksysteem toch goedkoper? Begin dit jaar besloot het Franse consortium voor universiteitsbibliotheken, ABDU (www.abdu.fr), dit te laten onderzoeken. Maurits van der Graaf kreeg de opdracht en eind vorig jaar kwam het rapport uit: The total cost of ownership of multitenant cloud systems compared to conventional library management systems.

Casestudies

Het rapport is opgebouwd rond zes casestudies uit diverse landen: drie bibliotheken met een cloudsysteem en drie met een Library Management System (LBS). Prettig is dat de aanpak vooraf helder wordt uitgelegd en dat concreet is gespecificeerd wat onder ‘total cost of ownership’ wordt verstaan:

  1. kosten van hardware, software en beheer daarvan;
  2. operationele kosten: dagelijks onderhoud, helpdesk et cetera;
  3. efficiëntie van de workflows: electronic resource management en de gang van het boek;
  4. langetermijnkosten: (door-) ontwikkeling en eventuele migratie in de toekomst.

Voorzichtige conclusie

De conclusie van het rapport is voorzichtig. De eerste twee soorten kosten – die van hardware et cetera en de operationele kosten – zijn van dezelfde orde van grootte of lijken niet af te hangen van het type systeem. Een cloudsysteem kan een efficiëntere workflow bieden, vooral voor het managen van digitale bronnen. Dit vraagt wel van bibliotheken dat ze veel aandacht besteden aan change management om dit voordeel ook echt te benutten. Je kunt nog zo’n prachtig systeem hebben, maar als je allerlei (handmatige) controles ernaast blijft uitvoeren dan komt er van die efficiency natuurlijk niets terecht. Daarbij kan een cloudsysteem voordelen bieden in de koppeling met andere systemen, zoals clouddiensten van uitgevers.

Over de kosten op de lange termijn valt nog weinig te zeggen. Wel is er zorg dat de migratie van de ene cloud naar een andere nog weleens tegen zou kunnen vallen. Het is in een gedeelde cloud onduidelijk van wie de data is en de bibliotheek heeft zelf niet meer de technische kennis voor een overstap. Niettemin spreekt het rapport een lichte voorkeur uit voor een cloudoplossing.

Rode oortjes

In Nederland heeft UKB, het consortium van universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek, besloten om collectief over te stappen van het Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem (GGC) naar Worldshare in de cloud. Daarnaast implementeren sommige bibliotheken ook het cloudsysteem van OCLC; ook bij de Erasmus Universiteit Rotterdam hebben we hiervoor gekozen. Het rapport las ik dus met rode oortjes! Ik ben lichtelijk bevooroordeeld als ik zeg dat ik het rapport wat te voorzichtig vind in de conclusies. Als we echt weten te vernieuwen, dan maken we met een modern bibliotheeksysteem in de cloud de tijd vrij de aandacht te richten op waar we ons wel mee kunnen onderscheiden. Er ligt een mooie kans maar het komt ons niet aanwaaien. De toekomst van de universiteitsbibliotheek ligt niet in collectiebeheer met hulp van een bibliotheeksysteem – cloud of niet –, maar in slimme diensten voor onderwijs en onderzoek.


Maurits van der Graaf, The total cost of ownership of multitenant cloud systems compared to conventional library management systems (ABDU study; 92p.). Amsterdam: Pleiade Management en Consultancy, 30 October 2015, goo.gl/6En11Z


Matthijs van Otegem is redacteur van IP en directeur van de Universiteitsbibliotheek van de Erasmus Universiteit Rotterdam.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 1 / 2016. Het gehele nummer kun je hier lezen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *