Boekbespreking: een jaar Archiefateliers in twee schetsboeken

In het studiejaar 2014-2015 hebben studenten van diverse archiefonderwijsinstellingen samen met docenten en ervaringsdeskundigen gewerkt aan twee vraagstukken. Dat gebeurde in Archiefateliers (zie kader), een nieuwe vorm van onderzoek en onderwijs. De bevindingen zijn gebundeld in twee ‘schetsboeken’.

Door: Evelien de Jonge 

De twee ‘schetsboeken’ hebben als onderwerp ‘de positie en rol van de hedendaagse archivaris in een veranderd informatielandschap’ en ‘actieve openbaarheid’. Dat laatste wil zeggen: de wens om zoveel mogelijk overheidsinformatie openbaar te maken voordat dit archiefwettelijk zou moeten gebeuren. De boeken zijn een mengeling van opiniestukken van bekende en minder bekende namen uit de archiefwereld en de onderzoeksresultaten uit de Archiefateliers. Het geheel wordt afgewisseld met frisse afbeeldingen en (info)graphics, wat de twee boekjes een ‘schetsboekachtig’ karakter geeft. Opvallend is het kleine aandeel van de studenten in de werkgroepen van de Archiefateliers. Zo telde de werkgroep Actieve Openbaarheid 21 leden, waarvan slechts vier studenten.

Proactief samenwerken

Het schetsboek Documenteren van de samenleving behandelt de rol van de hedendaagse archivaris – altijd een actueel thema; bovendien is het waardevol om te reflecteren op de eigen positie en rol.

Participatie, oftewel ‘proactief samenwerken’, heeft ook zijn weg gevonden in de archiefwereld, zo valt uit dit schetsboek op te maken. Archivarissen moeten zich bezighouden met het participatief waarderen, ontsluiten en beheren. De tendens is dat deze beroepsgroep steeds meer naar de voorkant van het creatie- en archiveringsproces wordt getrokken. De archivaris komt vanuit de depots nu meer in de maatschappij terecht en zal zich meer dienstverlenend moeten opstellen. Archivarissen ambtenaren maar ook de verzamelaars van private collecties moeten idealiter vanaf het begin met elkaar samenwerken. Het participeren en samenwerken van archivarissen in en met de maatschappij komt tot uiting in een beschrijving van diverse initiatieven.

Dienstverlenend opstellen?

Het schetsboek Actieve Openbaarheid bespreekt de actieve openbaarheid van archieven, toegespitst op dossiers die zijn aangemaakt vanuit de Wet Algemene Bepalingen Omgevingswet. Deze wet is in 2010 in werking getreden om een groot deel van de verschillende soorten bouwvergunningen samen te brengen onder één wet. Het thema is al vaker behandeld en de conclusie dat het kan, maar wel lastig is om deze dossiers actief openbaar te maken is niet nieuw. Immers, hoe moet men bijvoorbeeld omgaan met de persoonlijke gegevens die op een omgevingswetaanvraag staan?

De door de werkgroepleden ontwikkelde ‘Beslisboom Actieve Openbaarheid’ is een handige en praktische tool. Deze beslisboom wordt gepresenteerd als een van de oplossingen voor het ‘actieve openbaarheid’-vraagstuk. Hiermee kun je gesloten vragen stellen en op basis van de antwoorden een afweging maken om een dossier wel of niet actief openbaar te maken. De tool maakt informatieprofessionals bewust van zowel de valkuilen als de voordelen van openbaarheid bij dergelijke dossiers.

Maar wat misschien wel interessanter is, is de onderliggende discussie die in dit schetsboek niet helemaal tot zijn recht komt. Namelijk: hoe dienstverlenend moeten archieven en overheidsorganisaties zich opstellen bij het actief openbaar maken van informatie? In het schetsboek wordt gesteld dat de gemiddelde burger moeite heeft met ambtelijk taalgebruik. Om de burger daarin tegemoet te komen wordt voorgesteld de ambtelijke teksten te bewerken zodat ze beter leesbaar zijn voor de burger. Grote vraag blijft of dit wel wenselijk is. Want wie bepaalt wat een leesbare tekst is?

Discussiewaardig

De schetsboeken brengen op een fijne manier de onderzoeksresultaten van de Archiefateliers voor het voetlicht. De uitkomsten mogen dan misschien niet altijd even baanbrekend zijn, ze zijn wel aanleiding voor verdere discussie. Daarmee kun je stellen dat het het archiefonderwijs erin geslaagd is zichzelf met behulp van de Archiefateliers te vernieuwen. Studenten hoeven niet langer op een stageperiode te wachten voordat ze de geleerde theorie in de praktijk kunnen brengen. Bovendien kunnen studenten met deze studiemethodiek al tijdens hun studie een netwerk opbouwen binnen het beoogde werkveld.

Het Schetsboek Actieve Openbaarheid en het Schetsboek Documenteren van de samenleving zijn te downloaden via respectievelijk tinyurl.com/onhpqrb en tinyurl.com/o7y9hfg.


Archiefonderwijs in transitie

De wereld van archivarissen en recordmanagers verandert rap nu de roep vanuit de samenleving en de overheid om digitaal te werken steeds luider wordt. Het archiefonderwijs probeert hierop in te springen door het werkveld actiever te betrekken bij het onderwijs en minder vanuit de theorie te doceren. De Archiefateliers brengen archiefonderwijs, archiefinstellingen en commerciële organisaties samen om zo tot nieuwe ideeën en theorieën te komen. Bovendien kunnen studenten kennis en praktijkervaring opdoen op een manier die nog het meest lijkt op ‘werkend leren’.

Bij deze studiemethodiek werken studenten een actueel vraagstuk uit, door samen te werken met professionals tijdens bijeenkomsten. Deze bijeenkomsten hebben de vorm van scrumsessies waarbij in een kort tijdsbestek de teams bij elkaar komen en direct tot de kern van een vraagstuk komen.

Daarnaast houdt de organisatie achter de Archiefateliers zogenaamde ‘Open Ateliers’ over bepaalde thema’s. De Open Ateliers brengen de tussentijdse bevindingen van de studenten naar buiten en bieden gelegenheid tot discussiëren over een bepaald thema. Deze bijeenkomsten zijn voor iedereen toegankelijk.

Na de succesvolle start in 2014 is besloten om ook in het studiejaar 2015-2016 verder te gaan met de Archiefateliers. Het evaluatierapport over de Archiefateliers (uitgevoerd door docent Nancy van Asseldonk) is op sommige punten kritisch en draagt verbeterpunten aan. Zo is de wisselwerking tussen het hoger beroeps- en het wetenschappelijk onderwijs nog onvoldoende aanwezig. Duidelijk komt echter in de evaluatie naar voren dat alle deelnemers positief zijn over deze manier van onderwijzen. Dit jaar buigen studenten, docenten en professionals zich over de onderwerpen ‘dienstverlening’ en de ‘digitale onderzoeksomgeving’. Opnieuw zeer actuele thema’s die zich, in tegenstelling tot de eerdere Archiefateliers, meer bezighouden met de bezoekers van archieven.

Niet alleen het reguliere archiefonderwijs is in beweging, ook wordt gekeken naar mogelijkheden op het gebied van na- en bijscholing. De Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN) en het innovatieprogramma Archief2020 doen momenteel onderzoek naar de leerbehoefte in de archiefbranche. Uitgangspunt daarbij is dat leren een continu proces is en afgestemd dient te worden op de diverse behoeftes van instellingen en professionals. Na dit onderzoek, dat in het eerste kwartaal van 2016 wordt afgerond, is het de bedoeling dat er leeromgevingen gecreëerd gaan worden.

Kortom, het archiefonderwijs is in transitie en verandert mee met de eisen die vanuit de maatschappij worden gesteld. Hopelijk is de huidige generatie archivarissen en informatieprofessionals flexibel genoeg om mee te veranderen.


Evelien de Jonge is redacteur van IP en gemeentearchivaris bij de gemeente Noordoostpolder.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 9 / 2015. Het gehele nummer kun je hier lezen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *