Sharepoint voor informatieprofessionals: de praktijk

Welke rol spelen informatie professionals bij het ontwikkelen en onderhouden van een SharePoint-omgeving? Esther Maes (TU Delft) en Robert Krom (Robeco) vertellen over de dagelijkse praktijk.

Door: Ronald de Nijs

Esther Maes: ‘SharePoint als zoekingang is nog een meerjarenplanning’

Vanzelfsprekend was het niet toen de afdeling Document Management & Archive, onderdeel van de TU Delft Library, een paar jaar geleden besloot SharePoint te gaan gebruiken. Manager Esther Maes (37): ‘Een archief is eigenlijk heel erg statisch, in beton gegoten – en dat is SharePoint zeker niet.’ Een test had evenwel uitgewezen dat SharePoint kon wat Maes’ afdeling nodig had. ‘SharePoint is een blokkendoos, en als je de juiste blokken op de juiste plek zet, dan kun je én profiteren van flexibiliteit voor bijvoorbeeld het maken van teamsites én toch je stabiele basis hebben voor bijvoorbeeld personeelsdossiers.’

‘Een uitdaging is het wel,’ zegt Maes. ‘Juist omdat SharePoint meer kan. Waar leg je de grens en bij wie? Daar zijn we nog niet over uit.’

Het team van de afdeling Document Management & Archive (10 fte) werkt niet alleen zelf in SharePoint, samen met een aantal medewerkers van de afdeling ICT (5 fte) van de TU Delft proberen ze de 5000 medewerkers ook in dit programma te laten werken. Inmiddels staat de teller op zo’n 3000 interne gebruikers en 1500 externe accounts wereldwijd

‘De ICT’ers zijn van de techniek: zij zetten de nieuwe omgevingen waarop SharePoint draait – wij noemen het applicaties – klaar. Mijn teamleden praten met gebruikers en overleggen hoe iets eruit moet gaan zien. De ene gebruiker wil graag een site met de mogelijkheid om documenten te kunnen labelen (wij raden mappen af), een andere wenst een dossier per persoon, per gebouw, per student (het geheel van informatie over een bepaald object of persoon). En dan zijn er ook gebruikers die kiezen voor een zaakgerichte ordening: per klacht bijvoorbeeld alle documenten bij elkaar. Om niet voor iedereen iets nieuws te verzinnen, hebben we een aantal inrichtingen – een combinatie van blokken-/keuzepalet – ontwikkeld in overleg met onze klanten, waaruit de nieuwe gebruiker kan kiezen.’

Voor alle nieuwe gebruikers is er een basistraining ontwikkeld. De zogeheten lokale beheerders (één of twee leden van een gebruikersgroep die zelf een deel van de inrichting kunnen aanpassen), krijgen ook nog een cursus voor gevorderden. En bij een training blijft het niet: leden van Maes’ team gaan ook pro-actief bij gebruikers langs om te informeren of alles lukt met SharePoint en om eventuele problemen op te lossen.

De software heeft soms wel zijn grenzen, zegt Maes. ‘Bij de TU Delft wordt gewerkt met heel grote bestanden, zoals CAD-tekeningen, grafische designs, animaties, filmpjes of MOOC-presentaties. Maar die bestanden kan SharePoint niet aan: door ze te uploaden ga je direct over het datalimiet per onderdeel heen. Daarom hebben we op de TU Delft naast SharePoint nog tig andere pakketten draaien. Op een daarvan lukt het wel om die grote bestanden op te zetten. Onze uitdaging is dan om SharePoint weer te matchen aan die andere programma’s. SharePoint zou dan heel goed als de zoekingang kunnen dienen, maar dat is nog een meerjarenplanning.’

Robert Krom: ‘ Ik heb vooral een adviserende functie’

Robert Krom (33) startte in maart 2012 bij de Rotterdamse vermogensbeheerder Robeco als SharePoint information specialist. Vier maanden later ging SharePoint live in het bedrijf. ‘Ik ben er dus vanaf begin nauw bij betrokken geweest,’ zegt Krom, die de opleiding Informatiedienstverlening en -management (IDM) heeft gevolgd. Samen met een collega, die een IT-achtergrond heeft, runt hij de afdeling Collaboration & Knowledge Sharing (C&KS). Beiden houden zich met name bezig met de SharePoint-omgeving binnen Robeco. ‘SharePoint is onderdeel van Office 365, het cloudplatform waar ook Office-applicaties als Lync/Skype for Business en Outlook op draaien. Iedereen is al gewend om met deze programma’s te werken en de integratie van deze programma’s met SharePoint is heel goed; dat is een voordeel.’

Krom heeft vooral een adviserende functie. Hij geeft trainingen, maakt instructievideo’s, adviseert collega’s hoe ze gebruik kunnen maken van SharePoint en hij stelt functionele specificaties op. Dat laatste wil zeggen: als er een nieuw onderdeel aan SharePoint wordt toegevoegd, geeft Krom aan hoe het eruit moet zien en aan welke eisen het moet voldoen.

Ook denkt hij mee over de informatieontsluiting: hoe kunnen teams binnen Robeco informatie het beste ontsluiten op hun eigen ‘team-site’ binnen de SharePoint-omgeving. ‘De ene keer is dat heel simpel door gebruik te maken van een standaard document library, een plek binnen SharePoint waar je je documenten kunt plaatsen – en niet meer dan dat –, de andere keer is dat door extra metadata toe te voegen aan een document library,’ aldus Krom. ‘Ik heb vooral met beleggingsprofessionals te maken en die willen graag dat de oplossing van een probleem snel en simpel uitvoerbaar is.’

Zijn kennis van het onderwerp heeft Krom opgedaan in de praktijk (‘als een enthousiasteling overal op klikken en dan kijken wat er gebeurt’) en vooral door heel veel blogs over SharePoint lezen. Veel ICT-kennis heeft hij in zijn functie niet nodig. ‘SharePoint is toch eigenlijk een soort van Legoblokkendoos. Je kan heel makkelijk een bepaalde oplossing in elkaar “klikken”, ook met een minder technische achtergrond.’ Krom benadrukt het communicatieve aspect van zijn werk: ‘Het gaat er toch vooral om SharePoint uit te dragen in de rest van de organisatie. Ik moet ervoor zorgen dat iedereen het omarmt en het gebruikt.’

Ronald de Nijs is eindredacteur van IP.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 7 / 2015. Het gehele nummer kun je hier lezen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *