Lifehacking: referenties en pdf’s organiseren

Tools als Papers 3 en Mendeley kunnen informatieprofessionals en hun klanten helpen met het verzamelen, beheren, verwerken en delen van referenties en bijbehorende pdf’s. Een kritische blik.

Papers 3

Door: Alice Doek

Voor literatuuronderzoekers, informatieprofessionals en andere mensen die veel met pdf’s werken, kan Papers voor Mac, iOS en Windows een uitkomst betekenen. Ik testte versie 3.2.4 op de Mac.

Papers importeert een kopie van de pdf’s op jouw computer en geeft ze zo mogelijk metadata mee. Handmatig kun je pdf’s toevoegen door ze vanuit een bestandenlijstje naar Papers te slepen.

De handigste manier van collectieopbouw werkt via de zoekfunctie. Papers kan zoeken in databases en de zoekresultaten binnenhalen. Als jouw instelling de full-text aanbiedt via een proxyserver, kan je collectie pdf’s snel worden opgebouwd. Bij zoeken in Web of Science kreeg ik wel minder treffers dan wanneer ik die database via de UB-website doorzoek.

De verzameling kan worden georganiseerd (taggen, beoordelen, annoteren, in collecties opslaan) en bewerkt (metadata aanvullen, tekst markeren, onderstrepen, doorhalen).

Je kunt een map in Dropbox aanwijzen waar de verzameling wordt bewaard. Het synchroniseren naar de iPad zou daarmee geruisloos moeten gaan; dit heb ik niet getest. Citeerfunctionaliteit, vergelijkbaar met EndNote en RefWorks, is ook meegeleverd. In Word roep je een Papers-zoekbalkje op. Een of meer verwijzingen naar je verzameling in de lopende tekst of in een voetnoot aanbrengen is daarmee een fl uitje van een cent. Papers heeft 6.300 bibliografische stijlen onder de motorkap.

Het ziet er allemaal prachtig uit. En het zou ook allemaal heel prachtig zijn, als Papers maar wat zorgvuldiger zou werken. Waarom herkent het programma bij het importeren niet alle pdf’s op mijn computer? Waarom komen bij een import vanuit Highwire auteursnamen niet mee? En waarom heeft Papers zoveel moeite met metadata van niet-tijdschriftartikelen? Dat is de 79 euro niet waard.

Mendeley

Door: Leen Liefsoens

De slagzin van Mendeley luidt ‘Free reference manager and PDF organizer’. Hierin worden de functionaliteiten van de tool en het grootste voordeel al kenbaar gemaakt. Mendeley kan wat mij betreft niet tippen aan betaalde reference managersoftware als Refworks, maar voor een gratis tool doet Mendeley wat het moet doen en het is makkelijk in gebruik.

Mendeley is er in een webbased versie, een desktopversie (Windows, Mac OS, Linux) en appversie (iOS). Alle versies werken met een aan te maken Mendeley-account. Er vindt synchronisatie tussen de verschillende versies plaats.

De verschillen met Papers wat betreft mogelijkheden voor het opslaan, beheren en delen van referenties zijn niet heel groot. Ik beperk me dan ook tot wat mij is opgevallen bij het uitproberen van de Windows-desktopversie. De interface is rustig en overzichtelijk met in de linkerkolom de map- en filteropties, in de middenkolom de resultatenlijst en in de rechterkolom de details van het geselecteerde resultaat. In die laatste kolom kan je eenvoudig de metadata van je referentie aanpassen.

Via de ‘Related’-knop gaat Mendeley op zoek naar gerelateerde documenten voor het geselecteerde resultaat. Specifieke zoekopties kan je selecteren via het pijltje langs het zoekicoontje in de middenkolom, maar zoeken op het jaartal 2014 geeft (te) veel oudere resultaten. Ook een sorteeroptie ontbreekt. Zoeken op een exacte woordcombinatie door middel van aanhalingstekens werkt wel.

PDF’s openen in een aparte tab waarbij de annoteeropties (selecteren, markeren en voorzien van eigen notities) zichtbaar worden. Markeren werkt alleen bij via de computer geïmporteerde pdf’s. De externe plugins voor de browser en Word doen hun werk, importeren en exporteren van referenties, prima.

Alice Doek en Leen Liefsoens zijn beiden redacteur van IP.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 9 / 2014. Het gehele nummer kun je hier lezen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *