Blog Prissma-studiereis New York: Groot, groter, grootst; 35 miljoen records en metadata

De studiereis van Prissma voert in 2014 naar New York. Eric Kokke vertrok begin oktober met 23 informatieprofessionals naar de Big Apple. Een tweede blog over digitalisering bij het American Museum of Natural History.
Door: Eric Kokke, marketing manager van GO opleidingen
‘Alles is daar veel groter!’ Dat hoor je altijd wanneer iemand terugkomt uit de Verengde Staten. Het gaat dan vaak over de hamburgers en steaks, de koppen koffie en soms over de gebouwen. Na drie dagen rondlopen in New York kan ik concluderen dat dit toch wel vaak klopt. Het Empire State Building is inderdaad erg hoog, warenhuis Macy erg groot en de hoeveelheden ‘records’ dat het American Museum of Natural History probeert te ‘managen’ enorm.
Een kijkje achter de schermen (in het archief) doet je duizelen als archivaris Barbara Mathe en haar assistenten achteloos wat getallen noemen. Vooral het aantal te beheren records, ongeveer 35 miljoen, maakt indruk. En dit is nog een schatting. Het kunnen er zomaar een miljoentje meer zijn. Niemand die het precies weet.
Ook Randy, een levend archiefstuk achter een enorm bureau, die al ruim 25 jaar als vrijwilliger metadata toevoegt aan foto’s, film en documenten, kan het precieze antwoord niet geven. Zijn blik, waarschijnlijk ingeven door de wens om toch ooit wel alles digitaal beschikbaar te hebben, zegt echter genoeg; ‘to much to handle’. Vooral als je kijkt naar de capaciteit van de afdeling. In de praktijk blijkt te draaien op de inzet van tientallen vrijwilligers en stagiaires. Vooral deze laatste groep houdt zich bezig met het digitaliseren van de archiefstukken.
Maar een woord van waarschuwing is hier wel op zijn plek. Het hoofd van de afdeling spreekt vol trots over stagiaire Tracy die kilometers film heeft gedigitaliseerd in een paar maanden tijd. Haar werkzaamheden bestonden uit het in een machine leggen van de film, de machine starten en metadata toevoegen. Dag in, dag uit. In een kamertje, ergens weggestopt op de zesde verdieping van het gebouw. Dus voordat je nu direct afreist naar New York voor een stage…
De medewerkers van het American Museum of Natural History zijn dus voorlopig nog wel even zoet met het digitaliseren en online beschikbaar stellen van hun records en collecties. En daar komt nog wel een groot verschil met Nederland naar boven. Waar bijvoorbeeld het Haags Gemeentearchief en Stadsarchief Amsterdam kiezen voor ‘digitaliseren op demand’ (dus op het moment dat er ook vraag naar de betreffende informatie is), is het deze organisatie volkomen afhankelijk van ‘grants’; de schenkingen van anderen. En die bepalen ook wat er in aanmerking komt voor digitalisering. Een duidelijk geval van ‘wie betaalt, bepaalt’. Overigens wil dit niet zeggen dat er geen mooie dingen voor het publiek op deze wijze ontstaan (kijk eens op www.amnh.org), maar toch een opvallend ander principe.
We sluiten ons bezoek af met een korte wandeling door het museum. En dan bewijst het enorme skelet van een dinosaurus bij de uitgang nog maar eens dat alles in de New York groot is!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *