Europese projecten: terugblikken en vooruitzien: ‘Je kijkt vanuit verschillende invalshoeken naar hetzelfde probleem’

Sinds jaar en dag werkt de KB mee aan Europese projecten. Eind 2014 lopen verschillende grote projecten af – een goed moment om de balans op te maken. Welke voor- en nadelen biedt deelname aan Europese projecten? Wat heeft de organisatie eraan? En hoe ziet het ideale project eruit? Deze vragen werden voorgelegd aan enkele KB-medewerkers en buitenlandse projectpartners die betrokken zijn bij deze projecten.

Door: Irene Haslinger en Sieta Neuerburg

Deelname Wat brengt een organisatie ertoe om mee te doen aan een Europees project? Heel vaak wordt als belangrijkste reden genoemd: het inzetten van de eigen expertise en gebruik maken van de expertise van anderen. Dit geldt niet alleen voor erfgoedinstellingen of universiteiten, maar ook voor bedrijven in een consortium. Een Europees project biedt een bedrijf de kans kennis binnen te halen, zijn netwerk uit te breiden en ook zijn eigen producten te promoten.

Hier komt bij dat de onderwerpen van de projecten die in dit artikel centraal staan, namelijk digitale duurzaamheid en alles rondom het verbeteren van toegang en gebruik van digitale teksten (zie ook kader), eigenlijk alleen nog in een internationale context kunnen worden opgepakt. Zo is digitale duurzaamheid een internationaal vraagstuk. Instellingen uit de hele wereld worstelen met hetzelfde probleem: hoe houden we de eigen digitale collecties op de lange termijn toegankelijk? Een Europees project is dan een logische samenwerkingsvorm, mede om te voorkomen dat iedereen opnieuw het wiel gaat uitvinden. Bovendien levert een project direct voordeel op voor de gebruikers van digitale collecties. Zo bood het project Europeana Newspapers de KB een kans om de door de haar gedigitaliseerde kranten samen te brengen met Europese gedigitaliseerde kranten van twaalf andere instellingen. Verder wordt een deel verrijkt met named entities (personen, plaatsen en organisaties die automatisch gemarkeerd zijn in de tekst). Dit vergroot de toegankelijkheid van grote digitale collecties zodat geïnteresseerden er nog beter mee kunnen werken dan nu het geval is.

Resultaat versus verwachting

Een volgende vraag was of de resultaten van het project in overeenstemming zijn met de verwachtingen. Hier antwoordt iedereen (gematigd) positief. Het project APARSEN heeft een goed inzicht opgeleverd in de stand van zaken op het gebied van digitale duurzaamheid. Ook het trainingsmateriaal is goed te gebruiken. Het formuleren van een gezamenlijke visie op de toekomst van digitale duurzaamheid en de rol van een expertisecentrum daarin bleek lastiger, onder meer omdat het consortium uit 31 partners bestaat.

SCAPE is erg effectief te noemen, zeker omdat het project negentien verschillende partners telt. Die effectiviteit is te danken aan bijvoorbeeld de goede projectleiding en aan toegewijde partners. SCAPE heeft een grote hoeveelheid tools van hoge kwaliteit opgeleverd, waarvan een deel al wordt gebruikt door derden. Hopelijk zet deze lijn zich door na de looptijd van het project.

Internationaal samenwerken

Op de vraag wat het voordeel is van een Europees project ten opzichte van andere vormen van internationale samenwerking volgden uiteenlopende antwoorden. Marcel Ras (KB) voor APARSEN: ‘Je werkt samen met partners uit uiteenlopende domeinen, dus niet alleen bibliotheken maar ook archieven, commerciële instellingen en universiteiten. Daardoor worden er andere vragen gesteld, en kijk je vanuit verschillende invalshoeken naar hetzelfde probleem.’

Voor een van de buitenlandse partners in SCAPE, KEEP Solutions, geldt dat het bedrijf zich in de opstartfase bevond toen het project begon. Miguel Ferreira: ‘Zonder SCAPE zouden we ons nooit hebben kunnen ontwikkelen tot het bedrijf dat we nu zijn.’ Melanie Imming, projectleider SCAPE in de KB, zegt: ‘Het raamwerk van een Europees project maakt het makkelijker om ook met onbekende partners samen te werken. Partners moeten leveren wat ze beloven. Dat is de extra administratie die het met zich meebrengt, zoals uren schrijven en tussenrapportages opleveren, wel waard.’

De projectleider van SUCCEED, Rafael Carrasco, ziet weer andere voordelen: ‘Voor een land als Nederland ligt dit misschien anders, maar voor Spanje is deelname aan een Europees project een van de weinige mogelijkheden om subsidie te krijgen zodat we internationaal onderzoek kunnen doen. Zo was de universiteit van Alicante partner in het IMPACT-project. Toen er na beëindiging van het project een expertisecentrum (Centre of Competence) werd opgericht om de resultaten van IMPACT te borgen, heeft onze universiteit, samen met de Fundación Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, de leiding ervan dan ook met enthousiasme op zich genomen.’ Clemens Neudecker, nauw betrokken bij zowel SUCCEED als het Europeana Newspapers-project, ziet nog een belangrijk voordeel: ‘Voor projecten die gaan over het verbeteren van toegang en gebruik van digitale tekst, is het belangrijk dat Nederland meedoet. Omdat Nederland een klein land is met een relatief klein taalgebied, bestaat het risico dat de internationaal gevonden oplossingen niet geschikt worden gemaakt voor het Nederlands, maar alleen voor de grote talen zoals Engels, Frans en Duits. Dat zou jammer zijn omdat de technologie die voorhanden is dan niet ten goede komt aan gebruikers van het Nederlandstalige materiaal.’

Hobbels

Ieder project kent lastige momenten, maar alle geïnterviewden vinden dat de hobbels, voor zover mogelijk, goed zijn genomen. Het projectplan ligt in principe voor de hele looptijd vast, in het geval van APARSEN voor vier jaar. ‘Maar,’ zegt Marcel Ras, ‘het veld verandert zeer snel en de technische ontwikkelingen gaan behoorlijk hard. Onderzoek dat oorspronkelijk gepland stond voor jaar drie of vier van het project kan mogelijk niet meer relevant zijn tegen de tijd dat het project daadwerkelijk in die fase belandt.’

Voor SCAPE geeft Melanie Imming als voorbeeld dat men bij het schrijven van het projectplan ervan uitging dat bepaalde datasets gebruikt konden worden voor het testen van software-tools. In de loop van het project bleek dat niet zo te zijn vanwege auteursrechtelijke beperkingen. Dat was een tegenvaller. Ook voor het SUCCEEDproject geldt dat de grootste belemmeringen liggen op het terrein van intellectueel eigendom: auteursrecht, databankenrecht en rechten op ontwikkelde software.

Andere omstandigheden die de voortgang kunnen belemmeren zijn algemener van aard. Als de samenstelling van een projectteam verandert tijdens een project, kan dat problemen geven. Mensen wisselen van baan en gaan dan dus ook weg bij de instelling die als partner in het project zit. Voordat iemand anders dan is ingewerkt en de draad weer heeft opgepakt, gaan er soms maanden overheen. Ook de omvang van het consortium en de complexiteit van het materiaal waarmee gewerkt wordt zijn van invloed. Lotte Wilms over Europeana Newspapers: ‘In het project werken we met tien miljoen krantenpagina’s van twaalf verschillende bibliotheken. Het was een hele klus om de datastroom hiervoor op gang te krijgen, maar alles loopt nu goed.’

Bruikbare uitkomsten

Konden de geïnterviewden ook een concrete uitkomst van het project noemen waar hun instituut baat bij heeft gehad? Voor de KB zijn het trainingsmateriaal en de rapporten uit het APARSEN-project zeer bruikbaar. KEEP solutions kon een promovendus aannemen om onderzoek te doen naar digitale duurzaamheid. Sommige SCAPE-tools worden nu getest in de KB. Melanie Imming: ‘Het blijft altijd lastig om de slag te maken van onderzoek en ontwikkeling naar de dagelijkse praktijk, maar voor SCAPE ziet het er goed uit.’

De universiteit van Alicante gebruikt een aantal tools uit het SUCCEED-project. Omdat het te ingewikkeld was om deze tools te implementeren in de bestaande processen, is er gekozen voor standalone oplossingen. Ook de KB heeft twee tools uit SUCCEED getest. Een daarvan, de mogelijkheid om te zoeken met historische spellingvarianten, is zo succesvol dat deze tool onderdeel wordt van het Delpher-platform, het nationale zoekplatform voor digitale boeken, kranten en tijdschriften.

Het ideaal

Clemens Neudecker en Rafael Carrasco hebben een heel duidelijke boodschap: ‘In een ideaal Europees project zouden alleen nog maar open source-tools worden ontwikkeld. Dit komt de toekomstvastheid van de tools ten goede omdat er een grotere gemeenschap van gebruikers zal zijn.’ Marcel Ras zou kiezen voor een klein project met niet te veel partners en een kortere looptijd, dus twee in plaats van vier jaar. Het ideale project van Melanie heeft ook wat minder deelnemers, maar ze zou vooral een meer agile manier van werken willen zien. Dus minder van tevoren vastleggen. Over de duur van het ideale project zegt ze: ‘Ik zou daarbij wel de voorkeur geven aan een langere looptijd omdat dat ook veel oplevert: je hebt de tijd om de deelnemers goed te leren kennen, en er worden echte samenwerkingsverbanden tussen instellingen opgebouwd.’

Voor Lotte Wilms wegen de gebruikers uiteindelijk het zwaarst: ‘Een ideaal Europees project zou voor mij vooral een project moeten zijn dat ervoor zorgt dat wij als instellingen onze diensten kunnen verbeteren voor de gebruikers.’


Projecten

APARSEN (Alliance Permanent Access to the Records of Science in Europe Network)

Een project over digitale duurzaamheid, met name het toegankelijk maken en houden van wetenschappelijke informatie. Het project brengt onderzoekers en databeherende instellingen bij elkaar om een gezamenlijke visie op de duurzame toegang tot onderzoeksdata te formuleren. In oktober 2014 wordt het virtual centre of excellence gelanceerd: tinyurl.com/ qj9eplo.

Zie ook: www.alliancepermanentaccess.org/index.php/aparsen/

IMPACT Centre of Competence

Een expertisecentrum voor digitalisering van historisch gedrukt tekstmateriaal in Europa. Dit expertisecentrum komt voort uit het IMPACT-project voor verbetering van OCR voor historische teksten. Het biedt online expertise en tools om het digitaliseren van teksten beter, sneller en goedkoper uit te voeren.

www.digitisation.eu

SUCCEED (Support Action Centre of Competence in Digitisation)

Dit project beoogt de projectresultaten van IMPACT te borgen en door te ontwikkelen. Hiernaast onderzoekt het project de mogelijkheden om de infrastructuur van Europese Centres of Competence (expertisecentra) op het gebied van digitalisering te versterken.

www.succeed-project.eu

ENP (Europeana Newspapers Project)

Een samenwerking tussen Europese bibliotheken om op Europees niveau hun digitale krantencollecties beter toegankelijk te maken. In totaal zijn tien miljoen krantenpagina’s via een portal te doorzoeken.

www.europeana-newspapers.eu

SCAPE (Scalable Preservation Environments)

Project over digitale duurzaamheid. SCAPE werkt aan het verbeteren van de controle op en het verwerken van zeer grote en heterogene digitale collecties. SCAPE bouwt ondere andere voort op de resultaten van het eerdere Planetsproject. Zo wordt de binnen Planets opgeleverde software in SCAPE aangepast aan de steeds sneller groeiende digitale collecties. Ook helpt SCAPE collectiehouders met het vaststellen van beleid en het geautomatiseerd plannen op het gebied van digitale duurzaamheid.

www.scape-project.eu


Met dank aan: Miguel Ferreira, Chief Executive and Technology Officer, KEEP Solutions; Melanie Imming, KB-projectleider SCAPE; Lotte Wilms, KB-projectleider Europeana Newspapers; Rafael Carrasco, projectleider SUCCEED, Universiteit van Alicante; Clemens Neudecker, KB-projectleider SUCCEED; en Marcel Ras, KB-projectleider APARSEN en programmamanager NCDD (Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid)

Irene Haslinger is programmamanager Europese Projecten bij de Koninklijke Bibliotheek.

Sieta Neuerburg is projectassistent afdeling Onderzoek bij de Koninklijke Bibliotheek.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 6 / 2014. Het gehele nummer kun je hier lezen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *