Nieuwe stap in informatiebeheer: papierloos vergaderen met de iPad

Vergaderen doet het bestuur van het Waterschap Amstel, Gooi en Vecht niet meer vanaf papier maar vanaf de iPad. De agenda van de vergadering wordt gepresenteerd via een app en documenten worden per agendapunt getoond. Bovendien kunnen bestuursleden nu digitaal aantekeningen maken en, indien gewenst, delen met bijvoorbeeld fractieleden. Het lijkt allemaal zo eenvoudig. Is dat ook zo?

Door: Bertjan Kaan

Stichting Waternet is het uitvoerend orgaan van het Waterschap Amstel, Gooi en Vecht en van de gemeente Amsterdam. Waternet voert de taken uit van beide besturen en is daardoor het enige bedrijf in Nederland dat zich richt op de hele watercyclus, van afvalwater tot en met drinkwater. Het werk- en verzorgingsgebied omvat de gemeente Amsterdam en een groot gebied in de provincie Utrecht en Noord-Holland. Bij Waternet werken zo’n 2000 mensen

Zoals bij veel van dit soort organisaties komen poststukken op diverse plaatsen binnen. Ze worden gedistribueerd en behandeld door één of meer personen en het is belangrijk dit informatieproces goed en gecontroleerd te laten verlopen. En hoe zorg je ervoor dat stukken in een centraal systeem worden ondergebracht? Als antwoord op deze vraag en als voorbeeld van het begeleiden van een informatieproces neem ik het proces van bestuurlijke besluitvorming. Dit proces loopt dwars door de organisatie.

door de organisatie. Het in kaart brengen van dit werkproces binnen Stichting Waternet was de eerste stap. Daarna is het proces vertaald naar een workflowproces. Vanaf het opstellen van een beleidsstuk tot en met het plaatsen op de agenda voor de commissie of het bestuur, begeleidt het workflowproces alle betrokkenen.

Workflowproces

Samenwerken staat bij het workflowproces steeds centraal. De documenten worden automatisch opgeslagen en geregistreerd in een documentmanagementsysteem (DMS). Alle documenten behorend bij het bestuurlijke besluitvormingsproces worden automatisch aan dit workflowproces gekoppeld. Aan het einde bepaalt de bestuursadviseur zelf welke documenten relevant zijn voor de vergadering.

De voorbereiding van een vergadering begint met de start van een eenvoudig work- flowproces. Een medewerker van de afdeling Bestuursondersteuning beantwoordt enkele vragen (soort vergadering, vergaderdatum, et cetera), waarna door één druk op de knop automatisch de agenda wordt samengesteld, inclusief alle relevante documenten per agendapunt. Op de achtergrond worden xml-bestanden aangemaakt met metadata per agendapunt en per document. Deze bestanden en de pdf-bestanden van alle voor de vergadering bestemde documenten worden klaargezet voor verzending. Via een beveiligde FTP-verbinding (SFTP) worden deze gegevens opgepakt door een externe server en verwerkt tot een leesbare agenda ten behoeve van een app op de iPad.

Project

Sinds de start van Stichting Waternet in 2006 worden inkomende documenten gescand en opgeslagen in een centraal documentmanagementsysteem. Vanaf 2008 is Waternet bezig de papierstroom verder te verminderen alsook meer grip te krijgen op de informatiestromen. Hiervoor werd een programma gestart.

In het voorjaar van 2010 startte een pilotproject voor de afdeling Bestuursondersteuning. Zoals hierboven beschreven heeft dit project geleid tot een gedigitaliseerd besluitvormingsproces. Toch werd slechts een deel van de programmadoelstelling behaald: grip krijgen op het informatieproces. In de praktijk bleken bestuursleden nog altijd vanaf papier te vergaderen. En medewerkers van de afdeling Bestuursondersteuning zorgden nog altijd voor het drukwerk en de verzending van de vergaderstukken. Dat moest anders. In het voorjaar van 2012 heeft het bestuur zelf besloten ervaring op te doen met het vergaderen vanaf een tablet. Op basis van de ervaringen van deze early adopters is gekozen voor de iPad als device.

Tijdens deze pilot is gewerkt met de app van Notubiz: NotuBox. De agenda werd handmatig aangemaakt en de documenten vanuit het documentmanagementsysteem geëxporteerd en geüpload naar het raadsinformatiesysteem van NotuBiz: NotuDoc. Een logische vervolgstap in dit traject was deze handmatige actie ook te automatiseren.

Veranderingen

Het digitaliseren van het besluitvormingsproces en de daarop volgende stappen brengen grote veranderingen met zich mee. Handelden medewerkers in het verleden redelijk zelfstandig zaken af, nu is zichtbaar hoe dit gebeurt en wie daarbij betrokken is. En dit alles binnen één systeem. Voor het bestuur was dit een ontwikkeling die op de achtergrond plaatsvond.

Pas vanaf de komst van de iPad kreeg het bestuur te maken met papierloos vergaderen. Voor hen was dát even wennen. Niet meer dikke enveloppen met stukken thuis ontvangen, maar voortaan stukken ‘ophalen’ met een iPad. Een van de eerste vragen van bestuursleden was hoe je vanaf een iPad kon printen.

Nu, een jaar later, printen bestuursleden nagenoeg geen documenten meer. Elkaar een e-mail kunnen sturen tijdens een vergadering, een filmpje kunnen bekijken via een link in een pdf-document ter voorbereiding, informatie zoeken over een onderwerp op internet of zoeken in vergaderstukken… Het kan allemaal dankzij de multimediale mogelijkheden van de iPad.

Leermomenten

In deze pilot, die voor Waternet heel belangrijk is geweest, stond ervaring opdoen met workflowmanagement centraal. Het uitgangspunt was: geen tot in detail uitgewerkt proces/workflow dat als een molensteen om de nek van gebruikers hangt. Uiteindelijk is het proces behoorlijk gestroomlijnd; misschien zijn er zelfs wel te veel controles ingebouwd.

Naast het beschikbaarstellen van de applicatie moesten toekomstige gebruikers ook worden opgeleid. Daarbij is gekozen voor het train-de-trainerprincipe, zodat beleidsmedewerkers (MyCorsagebruikers) snel aan de slag konden gaan. Vertrouwen krijgen in het systeem moet groeien. Documenten opslaan, opzoeken, bewerken en afhandelen via een systeem werkt toch heel anders dan werken vanaf de vertrouwde bestandslocaties op het netwerk. Dit is een belangrijk aspect in het leerproces. Het snel kunnen vinden van documenten op basis van een zoekvraag schept dan vertrouwen.

Bestuursleden (de iPad-gebruikers) werden tijdig geïnformeerd en werden goed voorbereid tijdens plenaire informatiesessies, om zoveel mogelijk ‘digivrees’ weg te nemen. De ondergeschikte rol van de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) leidde ertoe dat medewerkers van deze afdeling later dan gewenst bij dit project zijn aangeschoven. Het meedenken en adviseren over mogelijke consequenties voor documentenbeheer en dossiervorming kwam daarmee later dan gewenst op gang.

De ontwikkeling van afdeling DIV naar DigiDIV is nu een feit. Een pro-actieve rol van DigiDIV-medewerkers is een vereiste bij de toekomstige ontwikkelingen binnen Waternet. Infrastructurele ontwikkelingen dienen eveneens plaats te vinden, zoals het aanleggen van een beveiligd draadloos netwerk. En hoe gaan we om met de beveiliging van gegevens op devices? Mobile device management wordt opeens belangrijk. Zaken die overigens pas later in het project op tafel kwamen.

Winst

Het papierloos vergaderen is mede een succes geworden doordat het proces van bestuurlijke besluitvorming eerst in kaart is gebracht en gedigitaliseerd. Daarmee is de stap naar vergaderen met de iPad een logisch vervolg geworden – en geen hype. De doelstelling van het overkoepelende programma om de papierstroom te verminderen is voor wat betreft de afdeling Bestuursondersteuning behaald. Energie kan nu worden gestoken in kwaliteit van besluitvorming in plaats van achter de ‘informatiefeiten’ aanlopen. Bewustwording van de samenwerking tussen de verschillende partijen is een groot pluspunt. Het centraal beheren van informatiserings- en automatiseringsvraagstukken en -initiatieven is een stap in de goede richting van professioneel informatiebeheer.

Deze ontwikkelingen hebben er ook aan bijgedragen dat DIV haar taken oppakt en als DigiDIV de organisatie adviseert en ondersteunt bij digitaliseringsverzoeken. Langzaam maar zeker kantelt de organisatie van taakgericht naar procesgericht werken. Samenwerking in de keten staat iedereen helder voor ogen.

Nabije toekomst

De ontwikkelingen gaan snel en de organisatie wordt regelmatig door de feiten ingehaald. Neem de vervanging van tekstuele verslaglegging van de bestuursvergadering door videoverslaglegging. Daarbij ontstaan weer nieuwe vragen. Hoe gaan we deze ‘videotulen’ opnemen in het digitale dossier? En aan welke eisen – zeker gezien de aanstaande aansluiting op het e-depot – moet worden voldaan? Kunnen we volstaan met een besluitenlijst naast het videoverslag?

Een andere ontwikkeling is de wens om het proces van bestuurlijke besluitvorming te vereenvoudigen. De overstap van workflowmanagement naar zaakgericht werken/casemanagement is nu actueel, waarbij dossiers zaaksgewijs geordend worden. Maar kun je wel zaakgericht dossiervorming toepassen terwijl je niet zaakgericht werkt?

Er ligt nog veel werk voor informatieprofessionals.


Gemis

‘Er zijn twee momenten waarop ik het papier mis: bij de begroting (dat is vaak een heel groot stuk met statistieken en grafieken) en bij peilbesluiten (het bekijken van kaarten). Je moet in beide gevallen dan op het beeldscherm “schuiven” – met als gevolg dat ik wel eens mijn oriëntatie kwijt ben.’

Gemak

‘Het werken met een iPad is lekker gestructureerd. In de papieren situatie ontstond er wel eens wat chaos omdat stukken door elkaar kwamen te liggen. Met het gebruik van de iPad is dat verleden tijd.’


Bestuurslid: ‘Mordicus tegen terugkeer naar papier’

Harmen Hoogenhout, algemeen bestuurslid van Waterschap Amstel, Gooi en Vecht, kijkt terug op een jaar papierloos vergaderen met een iPad.

 ‘Al vroeg ben ik bij het digitaliseringsproces betrokken als “niet-deskundige”. Toen het voorstel in het Algemeen Bestuur werd behandeld, heb ik hiermee ingestemd. Wel heb ik als voorwaarde gesteld dat ik mijn werk op dezelfde manier kan blijven doen, namelijk: op vergaderstukken aantekeningen maken. Bij dat verzoek kreeg ik allerlei steunbetuigingen. En zo is het ook gebeurd.’ ‘In de proefperiode werkte ik zowel met de iPad als op papier. Toen er na de proefperiode geen papieren stukken meer werden verzonden, ben ik gelijk overgegaan naar geheel digitaal. Ik heb me er niet toe laten verleiden om alsnog via de iPad stukken uit te printen.’ ‘Het maken van aantekeningen gaat goed. Soms zou ik met een dunne stift wel iets in de kantlijn willen schrijven, maar dat is nog niet mogelijk. Verder vind ik het gebruik van een stylus pen lekkerder dan werken met je vingers.’ ‘Tijdens een vergadering open ik alvast de bijlagen van het volgende agendapunt, zodat ik kan zien welke aantekeningen ik heb gemaakt en waarop ik wil reageren. Nog even bladeren door de stukken is zo handig!’ ‘Ik kijk positief terug op het digitaliseringsproces. Ik kan nu aardig met de iPad omgaan, die ik overigens alleen gebruik voor vergaderingen. De nieuwe werkwijze biedt nog een paar andere belangrijke voordelen: duurzaamheid, minder papier en geen portokosten. Teruggaan naar papier? Daar zou ik mordicus tegen zijn.’


Bertjan Kaan is programmamanager en senior adviseur DIV bij Stichting Waternet in Amsterdam.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 1 / 2014. Het gehele nummer kun je hier lezen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *