Interview met octrooi-informatiespecialist Bettina de Jong: ‘Ons werk brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee’

Het wereldje van octrooi-informatiespecialisten is klein, aldus Bettina de Jong, manager van de afdeling octrooi-informatie bij Shell. Nederland telt er zo’n 200. Ondertussen rukken vanuit India patent searchbedrijven op. Reden om te kijken of een internationale certificering van het beroep haalbaar is. Een interview over het vak, certificering, het groeiende aanbod van octrooien en erkenning.

Door: Eric Sieverts en Ronald de Nijs

Het kan om miljoenen gaan

‘Ons zoekwerk betreft soms miljoeneninvesteringen. Als we een nieuw product op de markt brengen of een nieuwe fabriek willen neerzetten, moeten we weten of we niet in aanvaring komen met octrooien van anderen. Aan zo’n grote investering voor een fabriek gaat dus een onderzoek vooraf: zijn er bijvoorbeeld octrooien van ExxonMobil waar je door kleine aanpassingen in je proces “omheen kunt”. Want je wilt niet dat zij achteraf een rechtszaak beginnen omdat je een techniek gebruikt die door een ExxonMobil-octrooi beschermd is. Dat kan miljoenen kosten.’

‘Zulk onderzoek voor “vrijheid van handelen”, dat zijn de zwaarste zoekacties die we doen. Daarnaast doen we onderzoek naar de geldigheid van de octrooien van derden. Dan kijk je of je in oppositie wilt gaan tegen zo’n octrooi, omdat het ten onrechte is verleend, of omdat je bij een octrooi wilt onderhandelen over een licentie, waarbij je wilt aantonen dat dat octrooi wel is verleend, maar dat ze eigenlijk niet zo sterk staan.’

Moeilijkheidsgraden

‘Onze afdeling doet natuurlijk ook nog wel gewone informatieve zoekacties, al wordt nu ook wel veel door onze klanten zelf gezocht. Maar aan het begin van een nieuw onderzoeksproject kunnen wij bijvoorbeeld in kaart brengen wat er allemaal ligt aan octrooien, wat onze concurrenten hebben. Al moet je ook wel kijken naar open literatuur, het meeste staat toch beschreven in de octrooien zelf.’

‘Een weer wat ingewikkelder onderzoek is het zogenaamde nieuwheidsonderzoek. Iemand denkt een uitvinding gedaan te hebben, maar voordat we daar een octrooi-aanvraag voor indienen bij de Octrooiraad, moeten we eerst nagaan of het wel echt nieuw is. Of er niet al octrooien voor zijn of dat het toch al ergens is beschreven.’

‘Als je bij nieuwheidsonderzoek iets mist, is dat veel minder erg dan bij die “vrijheid van handelen”. Want een octrooi-aanvraag komt nog bij de Octrooiraad terecht die het ook nog eens onderzoekt. Die kan aangeven dat iets al bekend is en dat je bijvoorbeeld een claim wat anders moet omschrijven. Maar wanneer je wilt proberen andermans octrooi onderuit te halen of erover wilt onderhandelen, en zeker wanneer je een product wilt gaan maken of een proces wilt gaan toepassen, dan zitten daar veel grotere commerciële consequenties aan vast. Octrooionderzoek kent dus allerlei moeilijkheidsgraden.’

Driehoeksverhouding

‘De octrooi-aanvragen worden door octrooigemachtigden geschreven. Zij zitten op dezelfde afdeling als de octrooi-informatiespecialisten; we werken heel nauw met hen samen. Deze gemachtigden zijn officieel gerechtigd om octrooi-aanvragen in te dienen en die te verdedigen bij bijvoorbeeld het Europees Octrooibureau. Octrooi-informatiespecialisten hebben daar net wat minder diepgaande juridische kennis over.’

‘Verder werken wij ook nauw samen met mensen in de research. Het is een beetje een driehoeksverhouding. Wij kunnen de vertaalslag maken tussen de octrooigemachtigden en de research, omdat we een beetje de juridische taal spreken en de meesten van ons ook in het lab hebben gewerkt.’

Certificering

‘Bij Shell moeten octrooi-informatiespecialisten minimaal een universitaire opleiding in een technisch vak hebben. In Nederland is vervolgens de GO-octrooicursus een goede start, waarna je nog wel drie jaar ervaring moet opdoen voordat je al die juridische zaken ook in de vingers hebt. In dat kader zijn we in ons vak nu ook met certificering bezig. Dat gaat alleen niet zo snel als we gehoopt hadden, want het project is in de loop van de tijd erg gegroeid.’

‘Het idee voor certificering was binnen Europa ontstaan. Je hebt daar de Confederacy of European Patent Information User Groups (CEPIUG) en ook nog de Patent Documentation Group (PDG), waarin de grote bedrijven zich verenigd hebben. De eerste richt zich vooral op het delen van best practices, de tweede probeert vooral druk uit te oefenen op octrooiraden en leveranciers van databases om hun dienstverlening te verbeteren.’

‘Beide verenigingen vonden los van elkaar dat het vak meer erkenning moest krijgen. Het duurt een paar jaar voordat je het vak in de vingers hebt. Kun je door certificering daar vorm aan geven? En helpt dat om het vak aantrekkelijker te maken voor nieuwkomers? De Amerikaanse PIUG (Patent Information User Group) is daar vervolgens bij aangehaakt. En inmiddels hebben we ook belangstelling uit Japan en China. Daardoor is het helemaal een internationaal project geworden, wat het ook heel politiek maakt.’

‘Het doel is een examinering op te zetten en daaraan gekoppeld certificering van een allround octrooi-informatiespecialist. Iemand die dat haalt en vervolgens bij mij aanklopt, kan ik dan blind de moeilijkste searches geven en erop vertrouwen dat-ie dat goed kan.’

Proefexamens

‘Ondanks

de verschillen in octrooiwetgeving tussen de diverse landen is bewust gekozen voor een internationale certificering. Juist octrooi-informatiespecialisten hebben met de diverse wetgevingen te maken en moeten dus minimaal kennis hebben van die van de belangrijkste landen. Ikzelf moet ook Amerikaanse documenten bekijken en dus weten wat daar bijvoorbeeld geldt over termijnen.’

‘De examinering kent twee hoofdmoten: het zoekaspect (welke bronnen moet je gebruiken, hoe moet je daarin zoeken) en de analyse en de selectie. Van die tweede hoofdmoot hebben we een apart examen gemaakt. Dan moet je echt gaan lezen en zeggen: dit vind ik relevant en dit niet om die en die reden. En je moet kijken naar data: of zaken nog geldig zijn. Daarin zit dus het juridische aspect.’

‘We weten al dat het examen werkt. In Europa en de VS hebben 54 vrijwilligers proefexamens gedaan: die hebben daar twee dagen lang op zitten zweten. Ik vind het heel bemoedigend dat mensen door hun bedrijf gesponsord werden (qua reiskosten en tijd) om die proefexamens te gaan maken. Vanuit de werkgevers is er dus steun. Voor de naamgeving hebben we uiteindelijk gekozen voor “patent information professional”. Iemand die het examen haalt heet dan “qualified patent information professional”, een QPIP.’

‘Bij het samenstellen van de examens hebben we ook veel geleerd van een wedstrijd die in Japan wordt gehouden voor octrooi-informatiespecialisten. Daar doen jaarlijks zo’n tweehonderd mensen aan mee, waarvan er nog geen tien slagen. Heel pittig dus. Vanaf het begin was duidelijk dat ons examen ook vrij pittig moest zijn om als selectiecriterium te dienen.’

Stroom aan octrooien

‘Elke week worden duizenden octrooi-aanvragen gepubliceerd. We hebben diverse attenderingen lopen om de mensen die bij Shell onderzoek doen in die gebieden op de hoogte te houden van de octrooi-aanvragen van de concurrenten. Bij deze octrooien heb je negen maanden de tijd om in oppositie te gaan omdat je het niet eens bent met de toekenning ervan. Dan moet je wel bewijzen aanvoeren dat het ten onrechte is verleend. Dat gebeurt voor een klein percentage van de verleende octrooien. Daarnaast controleert mijn team elke week de door het Europees Octrooibureau verleende octrooien op alles wat in de buurt zit van wat wij doen. De betreffende octrooigemachtigde bespreekt dan met zijn business unit of een octrooi ons “in de weg zit”. Soms zeggen die dan dat het “van tafel moet”, maar als je niets kunt vinden om het onderuit te halen, dan houdt het natuurlijk op.’

‘Binnen de octrooi-afdeling van Shell hebben we ook op de agenda gezet om meer strategisch naar octrooien te kijken. Zo is in India een team opgezet dat octrooi-informatie gebruikt om – we noemen dat landscaping – concurrenten en technologieën in kaart te brengen. Die doen veel aan statistiek met mooie plaatjes.’

India is booming

‘Er zijn wel meer grote bedrijven met een octrooi-afdeling in India, met name in Bangalore. Bij ons concurreert die afdeling niet met het werk dat we hier in Den Haag doen, het is meer aanvullend. Bij andere bedrijven zie je wel dat ze uit kostenoverwegingen werk naar India verschoven hebben. Maar dat is eigenlijk onzin, want de salarissen gaan daar in verhouding met ons land veel sneller omhoog – op langere termijn zijn ze niet goedkoper.’

Een argument kan wel zijn dat daar duizenden mensen afstuderen in een technische richting, dus je hebt een veel grotere poel om mensen uit te rekruteren. Hier is dat moeilijker. En sowieso om het vak van informatiespecialist, toch een ge-wel-dig vak, aan anderen te verkopen.’

‘Het plan voor de certificering is ook wel een beetje ontstaan door wat er nu in India gebeurt. Daar rijzen de patent searchbedrijven namelijk de pan uit. Ze claimen dat ze van alles kunnen. Dus wil je een kwaliteitslabel kunnen hangen aan mensen die dat examen hebben gedaan.’

‘Tussen die Indiase bedrijven zitten zeker goede, al zijn sommige heel agressief in hun klantbenadering. Ze bellen Jan en alleman blind in een bedrijf op en zeggen dan dat ze voor een – veelal laag – bedrag bijvoorbeeld een nieuwheidsonderzoek kunnen doen. Dat heeft wel tot gevolg gehad dat managers dan naar octrooi-informatiespecialisten stapten met de vraag waarom ze het in India voor dat bedrag konden doen, terwijl zij zo duur waren.’

‘In een periode dat we het erg druk hadden, hebben we een aantal van die bedrijven uitgetest. Dan doe je zelf ook de zoekopdrachten om het eindresultaat te kunnen vergelijken. We werken nu nog wel samen met een paar Indiase bedrijven, waarvan bleek dat ze redelijk betrouwbaar waren.’

Databases & tools

‘Op internet staan nu veel gratis octrooidatabases, zoals Espacenet van het Europees Octrooibureau. Een aantal jaar geleden is het Europees Octrooibureau begonnen zijn eigen databases tegen kostprijs aan te bieden aan derden. Hierdoor zijn er nieuwe bedrijven ontstaan die rondom die informatie een slimme interface gebouwd hebben, met tools voor highlighting, met de pdf’s ernaast, en ook machinevertaling voor niet-Engelstalige teksten. Voor de oorspronkelijke vaak heel dure databases is het daardoor wel moeilijk geworden te overleven. We hebben intussen ondervonden dat je ook zonder die databases voor veel vragen maar heel weinig mist. Maar de farmaceutische en chemische industrie leunen nog wel sterk op de toegevoegde waarde van bijvoorbeeld Chemical Abstracts.’

Het aantal octrooipublicaties is de afgelopen jaren ook gigantisch gegroeid. Je moet dus veel strikter selecteren. Als ik nog net zo zou werken als twaalf jaar geleden – toen leverde ik op een vraag 10-20 publicaties – dan zou ik er nu met 200-300 aankomen. En dat willen mijn klanten niet.’

‘Bij een zoekactie is nu misschien 20 procent van de tijd zoeken, 10 procent rapporteren en 70 procent echt lezen van honderden documenten en claims, en interpreteren of iets wel of niet relevant is. Op die basis maak je een zo klein mogelijke selectie. Onze klanten gaan dan nog tot op de laatste juridische letter kijken.’

‘Hoewel we dankzij allerlei moderne tools en teksten met highlighting en direct pdf’s met alle plaatjes op het scherm, veel sneller door documenten kunnen gaan, is de gemiddelde tijd die we nu aan een zoekactie besteden daardoor toch gelijk gebleven, zo niet langer geworden.’

Groei octrooi-informatie in Azië

‘In Azië zien we een heel sterke ontwikkeling van de octrooi-informatie. China heeft aangekondigd dat hun streven is in 2015 twee miljoen octrooiaanvragen per jaar te hebben. Als je dat vergelijkt met Europa en de VS, elk met ongeveer 100.000 per jaar, dan is dat gigantisch.’

‘Intussen gaan westerse bedrijven wel steeds meer in Azië doen. Die moeten er dan dus voor zorgen geen inbreuk te maken op Chinese octrooien. Die moet je dus ook lezen. Dat heeft geleid tot een sterke ontwikkeling in machinevertalingen. Uit het Chinees zijn die nu gemiddeld zo goed, dat we ons voor onze selectie hierop kunnen baseren. Voor een echt juridische beoordeling worden door een officiële vertaler nog gecertificeerde vertalingen gemaakt. Korea is nog zo’n gebied dat sterk groeit. Maar Koreaans schijnt lastiger te zijn voor machinevertaling dan Chinees.’

Genoeg vacatures

Met de werkgelegenheid in deze sector gaat het hier wel goed. Op de website van de Werkgemeenschap Octrooiinformatie Nederland (WON) staat voortdurend een handjevol vacatures. In Engeland, waar veel octrooi-informatiespecialisten werkzaam zijn in de farmaceutische industrie, zijn door onder andere de “mergers” veel mensen werkloos geworden.’

‘In Nederland zijn circa 90 bedrijven lid van de WON. Dus over hoeveel octrooi-informatiespecialisten spreek je dan? 200 misschien? Binnen heel Shell zijn we met twaalf mensen (in Den Haag, Londen, Houston en Bangalore). Het is dus maar een klein wereldje.’

‘Dit werk wordt ook wel door zzp’ers gedaan. Bijvoorbeeld mensen die vervroegd met pensioen gaan en het leuk vinden om het werk nog een tijdje te blijven doen. Ze worden dan ingehuurd door de iets grotere bedrijven of door een zogenaamd vrij kantoor. Die kantoren doen octrooiwerk voor kleinere bedrijven zonder eigen octrooi-afdeling. Zelf hebben die meestal geen informatiespecialisten in dienst. Hun vrije octrooigemachtigde zoekt dan zelf of besteedt dat uit aan een zzp’er.’

‘Ik ken ook iemand die heel bewust zzp-werk erbij doet: naast zijn vierdaagse werkweek bij een bedrijf, werkt hij een dag per week voor zijn eigen bedrijfje. Binnen de WON zijn er een stuk of tien zzp’ers.’

Erkenning

‘In de praktijk is er al veel erkenning voor ons werk. Octrooi-afdelingen zitten bij bedrijven meestal vrij hoog in de organisatie en hebben daardoor een kort lijntje naar het management. Als octrooigemachtigden bij ons snel iets willen weten, zoeken ze ook wel zelf, maar als het grondig moet, dan komen ze toch bij ons. Men ziet duidelijk dat we toegevoegde waarde bieden: inhoudelijk goede informatie en veel tijdbesparing.’

‘Dankzij de huidige tools voor statistische analyses is het ook wel makkelijker geworden de zichtbaarheid van je afdeling te verbeteren. Je kunt snel een paar aansprekende plaatjes presenteren, terwijl het juridische stuk allemaal saaie documenten betreft. Maar de mensen in het bedrijf moeten natuurlijk eerst en vooral blind op ons werk kunnen vertrouwen. Dan kunnen zij op basis van mijn zoekresultaten zeggen: “Zet die fabriek maar neer”. Er ligt dus wel een grote verantwoordelijkheid.’


Hoe is Bettina de Jong in het vak terechtgekomen?

Bettina de Jong (1961) begon als chemicus bij het onderzoekslaboratorium van Shell in Amsterdam-Noord. Na zeven jaar in het onderzoek is zij overgestapt naar de bibliotheek. Daar wilde men mensen met een technische achtergrond een paar jaar als literatuuronderzoeker laten werken om degenen die met vragen bij de bibliotheek kwamen inhoudelijker te kunnen helpen. Ze heeft dat drie jaar gedaan en bleek dat veelzijdige werk zo leuk te vinden dat ze aarzelde om weer terug te gaan naar het lab. Op dat moment ging Paul Peters als specialist Chemische informatievoorziening weg bij Cobidoc en heeft ze diens baan overgenomen.

Na een paar jaar bij Cobidoc werd ze benaderd door de octrooi-afdeling van Shell in Den Haag. Daar kende men De Jong uit haar Amsterdamse tijd; bovendien was deze afdeling intussen klant van haar bij Cobidoc. Wilde ze als octrooi-informatiespecialist bij hen komen werken? Zo is ze het vak ingerold

Er was toen nog geen speciale opleiding voor octrooi-informatie zoals nu bij GO opleidingen. De basis van het zoeken had ze door haar voorgaande werk al. Via begeleiding door meer ervaren mensen is ze intern verder in het octrooivak geschoold.


Functies

  • Manager van de afdeling octrooi-informatie van Shell, met vestigingen in Den Haag, Londen, Houston en Bangalore
  • Voorzitter van de WON (Werkgemeenschap Octrooi-informatie Nederland), de Nederlandse vakvereniging van octrooi-informatiespecialisten
  • Vice-voorzitter van de PDG (Patent Documentation Group), een vereniging van octrooi-informatiespecialisten van grote bedrijven in Europa
  • Voorzitter van de werkgroep ‘Certification’ van de CEPIUG (Confederacy of European Patent Information User Groups) en in dat kader actief betrokken bij het opzetten van een examinering en certificering van octrooi-informatiespecialisten

Eric Sieverts is redacteur van InformatieProfessional.

Ronald de Nijs is eindredacteur van InformatieProfessional.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 1 / 2014. Het gehele nummer kun je hier lezen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *