Amsterdamse archiefopleidingen werken samen: onderzoekend leren in de praktijk

De archiefopleidingen van de Hogeschool van Amsterdam (Archiefschool), Universiteit van Amsterdam en Reinwardt Academie werken sinds 2012 samen in het Platform Archiefonderwijs en -onderzoek. Met een experimentele onderwijsomgeving in de vorm van ‘ateliers’ én een onderzoeksagenda wil het platform inspelen op de behoeften van het werkveld.

Door: Els van den Bent, Hans Waalwijk en Charles Jeurgens

Het Platform Archiefonderwijs en -onderzoek erkent de noodzaak van interdisciplinaire kennis en vaardigheden. Archivarissen hebben niet alleen passieve kennis nodig over ict-toepassingen en procesanalyse. Ze zullen zich er zelf ook in moeten bekwamen. Het onderwijsatelier is bedoeld als een experimentele omgeving waarin nieuwe en aspirant-archivarissen schouder aan schouder samenwerken met ervaren archivarissen, informatieprofessionals en andere experts. Samen zoeken ze naar oplossingen voor actuele vraagstukken die zich in de praktijk voordoen en die door het werkveld worden aangedragen. Door deze vorm van onderzoekend leren ontstaan doelgerichte netwerken met gebruik van aanpalende disciplines.

Het atelier kan verschillende vormen aannemen: een digitaal uitwisselingsplatform, een ruimte in een gebouw of welke projectomgeving dan ook. Het gaat erom dat de deelnemers op een bij het doel passende, efficiënte manier met elkaar kunnen samenwerken om concrete resultaten te boeken.

In aansluiting op het landelijke innovatieprogramma Archief 2020 werkt het Platform op dit moment aan projectplannen voor drie ateliers. Ze zijn gericht op actieve openbaarheid van dossiers die voortkomen uit de nieuwe wet op omgevingsvergunningen (Wabo), het documenteren van de samenleving (collectievorming, selectie) en op de integrale ontsluiting van museumobjecten en -archieven. De ateliers passen met name in de doelstelling van Archief 20201 om nieuwe manieren van kennisontwikkeling en -deling te verkennen.

Omgevingsvergunningen

Het onderzoeksthema van het atelier ‘actieve openbaarheid’ speelt in op de ‘Visie open overheid’, de reactie van de regering op het advies van de Raad voor het openbaar bestuur (Rob), getiteld: Gij zult openbaar maken.2 Centraal in dit advies staat het versterken van de verbinding tussen de overheid en de burgers door harder aan actieve openbaarheid te werken dan tot nu toe gebeurt. Het is de bedoeling actieve openbaarheid in de ontwerpprincipes van de informatiesystemen van overheidsorganisaties in te bouwen. Dit uitgangspunt is ook terug te vinden in de programmalijn ‘Openbaarheid en selectie’ van Archief 2020.3

Als casus voor het atelier is gekozen voor Wabo-dossiers omdat beheer en toegankelijkheid daarvan in de praktijk veel verschillende vragen oproepen. Wabo staat voor de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht die op 1 oktober 2010 in werking is getreden. Kern van de Wabo is de omgevingsvergunning, die in de plaats komt van de bouw-, milieu-, kap- en nog tientallen andere vergunningen van gemeenten, provincies en Rijk. Veel gemeenten werken op dit moment nog met zowel papieren als gedigitaliseerde en born-digital documenten op het gebied van de omgevingsvergunningen, vaak met verschillende toegangen en zonder vastgestelde bewaartermijnen. Een hybride archivering dus. Vraagstukken liggen voor het oprapen, zoals authenticiteit, duurzame toegankelijkheid, doorzoekbaarheid en verantwoordelijkheidstoedeling bij overbrenging van digitaal gevormd archief. Doorzoekbaarheid valt meestal nogal mee als het gaat om ‘interne’ gebruikers zoals vergunningsverstrekkers, bouwinspecteurs, brandweer, vastgoedinformatie en milieudienst. Ingewikkelder is het vooral voor externe gebruikers van het bouwarchief, die variëren van historisch geïnteresseerden of met elkaar ruziënde burgers tot aannemers en architecten.

Daarnaast zijn er allerlei juridische haken en ogen. Het gaat niet alleen om de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de Arbeidsomstandighedenwet, maar ook om de Europese open-datarichtlijn, de Auteurswet en voor de milieudossiers het Verdrag van Aarhus.

Op het gebied van it-architectuur valt eveneens nog veel te onderzoeken; denk daarbij aan opslagformaten en de bruikbaarheid van geo- en bouwinformatiesystemen (GIS en BIM). En dan te bedenken dat lang nog niet alle vragen in kaart zijn gebracht!

Het stadsarchief Rotterdam, dat een centrale rol speelt in de informatievoorziening van de gemeente, heeft zich aangemeld als opdrachtgever voor het atelier met betrekking tot de actieve openbaarheid op het gebied van Wabo-dossiers. Streekarchief Midden-Holland (Gouda) treedt op als opdrachtgever voor het atelier ‘Documenteren van de samenleving’. Beide ateliers zullen eind augustus 2014 van start gaan.

Onderzoeksagenda

Hoewel de ateliers een onderzoekscomponent in zich hebben, heeft het Platform voor de komende jaren eveneens een aparte onderzoeksagenda geformuleerd. Tijdens een miniconferentie eind 2012 werd deze agenda met een aantal wetenschappers, vertegenwoordigers van archiefinstellingen en met het bedrijfsleven besproken. Het is uitdrukkelijk de bedoeling dat deze partijen samenwerken in de onderzoeken die de komende periode worden uitgevoerd.

Ook al lopen de thema’s van de onderzoeksagenda en de ateliers voor een deel in elkaar over, ze verschillen qua benadering. In de ateliers staat het ontwikkelen en testen van praktisch toe te passen scenario’s en instrumenten centraal, terwijl de onderzoeksagenda veel meer gelegenheid biedt voor theoretische reflectie en theoretische onderbouwing van het onderzoek.

In de onderzoeksagenda vormt ‘waardering’ het verbindende thema. Waardering is het intellectuele proces dat bewust of onbewust aan de basis van veel archivistische processen staat. Of het nu gaat om selectie en acquisitie, de mate en vorm van toegankelijkheid, openbaarheid of keuzes die van doen hebben met restauratie en conservering: overal ligt waardering aan ten grondslag. De almaar omvangrijker en complexer wordende informatiehuishouding vereist een expliciete waardering ten behoeve van veel van deze processen.

Waardering staat hier voor een manier om in de groeiende vloed aan informatie de betekenisvolle informatie te kunnen vinden en gebruiken. Met name de relatie tussen betekenisgeving, de verschillende contexten van waaruit aan informatie betekenis wordt toegekend en de uiteindelijke instrumentalisering van die betekenisgeving, is de kern van de problematiek die in de onderzoeksagenda centraal staat. Hierbij vullen de platforminstellingen, die elk vanuit een bepaalde invalshoek (fundamenteel wetenschappelijk of toegepast onderzoek) kiezen voor onderwijs en onderzoek, elkaar goed aan.

Inmiddels staat een eerste onderzoeksthema in de steigers: hoe kunnen de omvangrijke archieven die in de negentiende en eerste helft van de twintigste eeuw door de rijksoverheid zijn gevormd, op effectieve wijze in een digitale onderzoeksinfrastructuur worden opgenomen (zie kader)? Verder wordt op dit moment gekeken naar andere onderzoekvraagstukken, zoals geautomatiseerde selectie in een digitale omgeving of de vraag wat documenteren van en in de i-samenleving eigenlijk betekent. Overigens biedt een onderzoeksagenda als voordeel dat aspecten van onderzoeksthema’s ook als onderzoekscolleges, eindscripties en dissertaties kunnen worden uitgevoerd.

Ten slotte

Het Platform Archiefonderwijs en -onderzoek heeft uitdrukkelijk geen ambities om zich te ontwikkelen tot een eigen ‘instituut’. Het beoogt juist een actieve rol te spelen in de steeds meer vernetwerkte informatiesamenleving, om samen met het veld en waar mogelijk met aanpalende disciplines projecten te ontwikkelen en uit te voeren. Op die manier wil het Platform vooral bijdragen aan nieuwe vormen van kennisontwikkeling.


Platform archiefonderwijs

Docenten van HvA en UvA verzorgen al jaren samen colleges aan beide instituten. Ook de samenwerking tussen Archiefschool en Reinwardt Academie over structuur en inhoud van het archiefonderwijs op hbo-niveau bestaat al geruime tijd. Twee ontwikkelingen zorgden ervoor dat het archiefonderwijs bij deze instituten meer op elkaar moest worden afgestemd: de fusie van de voormalige Archiefschool met de HvA in 2009 en het feit dat de Reinwardt Academie sinds 2011 het diploma Archivistiek B mag afgeven.

Het Platform is gericht op het in samenhang ontwikkelen, afstemmen en inbedden van programma’s voor archiefonderwijs en -onderzoek bij de Amsterdamse instituten voor archiefonderwijs. Ook het onderhouden van contact en samenwerking met het beroepenveld staat hoog op de agenda. Het Platform stelt zichzelf tot doel om via onderwijs en onderzoek ‘een generatieoverstijgende geheugenfunctie en dus de functie van cultureel erfgoed’ mede vorm te geven en te helpen onderhouden. De relatie met ‘het veld’ is hierbij een onmisbaar element.


Oude overheidsarchieven beter doorzoekbaar

Archieven die in de negentiende en de eerste helft van de twintigste eeuw door de rijksoverheid zijn gevormd, zijn chronologisch geordend op datum van de besluiten die de minister van het betreffende ministerie nam. De grondslag voor deze wijze van ordening lag in het zogeheten verbaalstelsel dat in 1823 bij Koninklijk Besluit verplicht werd gesteld voor alle ministeries en van kracht bleef tot halverwege de twintigste eeuw. De negentiende-eeuwse administraties ontwikkelden allerlei hulpmiddelen om binnen deze chronologisch geordende archieven te kunnen zoeken. Deze hulpmiddelen, in de vorm van indexen op de besluiten, werden per jaar gemaakt en kunnen niet rechtstreeks vanuit de inventarissen die later door archivarissen zijn vervaardigd, worden bevraagd.

Archiefinstellingen hebben op grote schaal inventarissen gedigitaliseerd en hiermee kan het onderzoek in de archieven vanuit huis worden voorbereid. Echter, de inventarissen die toegang geven tot deze chronologisch geordende archieven bieden geen inhoud maar louter jaartallen en data van zowel verbalen als de indexen op deze verbalen. De makers van de inventarissen zijn er indertijd van uitgegaan dat de indexen op deze verbalen direct in de studiezaal opgevraagd konden worden. Wat in de studiezaal van een archiefinstelling werkt, heeft dus niet altijd hetzelfde resultaat via internet.

De kernvraag die in dit onderzoek centraal staat, is hoe deze kernbestanden op een betekenisvolle manier doorzoekbaar gemaakt kunnen worden. Betekenisvol staat in deze context voor ontsluiting op inhoud en inhoudelijke doorzoekbaarheid. Welke technologie kan hiervoor ontwikkeld worden of is reeds in rudimentaire vorm aanwezig? Hoe kan inhoudelijke contextinformatie geïntegreerd worden in de te ontwikkelen toegang?


Noten

  1. Zie www.nationaalarchief.nl/archief-2020/programma-archief-2020.
  2. Zie tinyurl.com/qju7uso (pdf).
  3. Zie noot 1.

Els van den Bent is docent Archieven bij de Reinwardt Academie.

Hans Waalwijk is docent en onderzoeker archivistiek aan de Hogeschool van Amsterdam.

Charles Jeurgens is docent Archiefwetenschap bij de Universiteit van Amsterdam.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 9 / 2013. Het gehele nummer kun je hier lezen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *