KB hanteert nieuwe behoudsstrategie: collectiebehoud op basis van waardestelling

Welke waarde vertegenwoordigt een collectieonderdeel? Die vraag is leidend in het Collectiebehoudsplan van de Koninklijke Bibliotheek. Lag voorheen het accent op preventieve conservering en reageren op schade, nu draait het om risicomanagement en beperken van waardeverlies. Tanja de Boer vertelt over de ervaringen met deze nieuwe behoudsstrategie.

Door: Tanja de Boer

In veel bibliotheken is de aandacht verschoven van verzamelen en behouden naar toegang en gebruik. En de capaciteit en middelen verschuiven mee. Een tweede trend is de explosieve groei van de digitale collectie. Vanuit het perspectief van collectiebehoud betekent dit een steeds grotere collectie beheren met steeds minder middelen. Hoe zorgen we dat de collectie in een staat blijft die een goed gebruik mogelijk maakt?

De KB heeft in antwoord hierop een nieuwe behoudsstrategie opgesteld en deze vastgelegd in een Collectiebehoudsplan dat in 2011 werd gepubliceerd.1 Aan de uitwerking en uitvoering ervan wordt sinds 2012 gewerkt. We moeten betere en scherpere keuzes maken: wat pakken we aan en wat heeft minder zorg nodig? En waarom? Niet alle materiaal is immers even kwetsbaar, bijzonder of veelgevraagd – en dat heeft consequenties voor bewaarcondities en beschikbaarstelling.

Collectiebehoudsplan

Het uitgangspunt van het Collectiebehoudsplan is waardestelling: welke waarde vertegenwoordigt een collectieonderdeel? Deze waarde is niet in de eerste plaats financieel, maar vooral informatief, historisch et cetera. Daarna volgt een inventarisatie van de risico’s die deze waarden bedreigen. Het nieuwe collectiebehoud richt zich vervolgens op het voorkomen van relevant waardeverlies. Dat is dus anders dan voorheen, toen we vooral reageerden op schade (uiteraard naast preventieve conservering). Een klant levert een boek in met schade en dat kwam dan vooraan in de rij. Nu draait het om risicomanagement en beperken van waardeverlies.

Het kan zijn dat we hetzelfde boek nog steeds direct willen restaureren, al is dat niet vanzelfsprekend. Voor de grote digitale collecties geldt hetzelfde: het kan zijn dat we preservation actions willen inzetten, maar ook dat is niet vanzelfsprekend. Een groep objecten met grote esthetische waarde moet behoed worden voor verbleking van kleuren, voor gedrukte kranten is het voldoende dat de tekst leesbaar blijft. Websites zijn waardevol door hun unieke look and feel. Bij wetenschappelijke publicaties – ejournalartikelen – in pdf-vorm is vooral sprake van informatieve waarde en doen we minder moeite om look and feel te behouden.

De paradigmaverandering zit hem juist hierin dat behoudsinspanningen niet meer vooral zijn gericht op het reageren op ontstane schade, maar op het voorkomen van waardeverlies. De nieuwe strategie van waardestelling helpt om prioriteiten te stellen.

Hoe werkt het?

Om te beginnen is de KB-collectie in kavels opgedeeld. Met een collectie van enkele tientallen miljoenen items is waardestelling per stuk immers onhaalbaar. De digitale collectie valt uiteen in bijvoorbeeld websites, born-digital boeken, masters van gedigitaliseerde boeken van en over Nederland, en access-bestanden (kleinere afgeleiden die voor online toegang worden gemaakt en bewaard). In de fysieke bibliotheek onderscheiden we onder andere Nederlandse tijdschriften, oude drukken, Nederlandse kranten en zeldzame en kostbare werken.

De kavels verschillen sterk in omvang. Het blijkt lastig om greep te krijgen op de precieze aantallen en om een meeteenheid te vinden waarmee kavelomvang onderling kan worden vergeleken. Tellen we pagina’s of gigabytes?

‘Oude drukken’ is een erg groot kavel, ‘plano’s en losse kaarten’ is een van de kleinste. In de categorie digitale kavels zijn de masters van Nederlandse boeken en boeken over Nederland het meest omvangrijk. Logisch, digitaliseringbestanden zijn zeer omvangrijk en de KB is nu vooral bezig met het in hoog tempo digitaliseren van het gedrukte boekenbezit, onder meer samen met Google en ProQuest en in Metamorfoze-verband. Het kleinste digitale kavel bestaat uit de masterbestanden van gedigitaliseerde handschriften.

Methode

De volgende stap is het bepalen van de verschillende soorten waarden. De KB heeft gebruikgemaakt van het Significancemodel (2001) van de Australische Heritage Collection Council. De methode heeft al groot draagvlak in de erfgoedwereld en blijkt ook bruikbaar voor bibliotheek- en archiefcollecties.2 Het model onderscheidt acht waarden: vier primair en vier secundair (zie kader op pagina 24). Primaire criteria zijn onafhankelijk en opzichzelfstaand: ze zitten ‘in het object zelf’. Secundaire criteria zijn afhankelijk en vergelijkend; ze worden bepaald door de context.

De volgende stap is nu om te bepalen in welke mate de secundaire waarden de primaire waarden beïnvloeden. Een secundaire waarde heeft immers niet op elke primaire waarde dezelfde impact. ‘Gebruik’ bijvoorbeeld heeft geen invloed op de historische waarde, maar kan het belang van de informatieve waarde wel danig beïnvloeden: hoe waardevol is informatie die niemand gebruikt?! Daarom is voor elke relatie tussen een primaire en een secundaire waarde een wegingsfactor toegekend.

De praktijk

Met aan de ene kant de kavels en aan de andere kant de waarden kunnen we elk onderdeel waarderen. Kwantitatief – en dat is best moeilijk. Een punt toekennen, een cijfer geven voor een waarde van een collectie dwingt de collectiespecialist tot een uitspraak. Is die stap eenmaal gezet, dan is er duidelijkheid. En dat hebben de collectiespecialisten van de KB afgelopen winter en voorjaar gedaan.

Voor elk van de collectiekavels hebben ze waarden toegekend op alle acht aspecten. Voor primaire en secundaire waarden kenden ze punten toe. Elke primaire waarde werd vermenigvuldigd met elke secundaire waarde en de bovengenoemde wegingsfactor. De som van alle zestien velden opgeteld geeft de totale waarde van het collectiekavel weer.

Tijdens het waardestellen werd duidelijk op hoeveel verschillende manieren een kavel beoordeeld kan worden en hoezeer dit de waardering beïnvloedt. De onderlinge discussies hierover waren in veel opzichten waardevol. Er werd kennis gedeeld, nieuwe inzichten ontwikkeld en overeenstemming bereikt. In de eerste ronde hebben de collectiespecialisten die kavel beoordeeld waarvan zij de meeste kennis hebben. Vervolgens hebben alle specialisten alle kavels gewogen. In verschillende inhoudelijke sessies werden waarden scherper gedefinieerd en werd men het eens over hun lading in de specifieke context van de KB-collectie.

Er zijn zeker discussiepunten open blijven staan. Kavels kunnen zeer divers van inhoud zijn, waardoor de waarde soms moeilijk is vast te stellen. En wat is de relatie tussen waarden van fysieke kavels en die van hun gedigitaliseerde pendant? Gaat de historische of esthetische waarde van oude drukken over op de gedigitaliseerde versie ervan? Deze en veel andere vragen zullen ook in de komende tijd beantwoord worden.

Hoog en laag

De resultaten van deze expert-based waardestelling van de KB-collectie zijn de basis voor toekenning van bepaalde behoudsniveaus aan de kavels. Dit kan een laag niveau zijn: geschikt houden voor gebruik en als dat niet meer lukt een vervangend exemplaar kopen of opnieuw laden. Denk bijvoorbeeld aan een naslagwerk. Of zeer hoog: een kavel zoveel mogelijk behouden in de originele, authentieke staat. Eventuele restauratie wordt dan ook uitgevoerd met behoud van materiële authenticiteit, bijvoorbeeld bij de collectie middeleeuwse handschriften.

Toekenning en handhaving van deze niveaus is overigens niet statisch. Periodiek, bijvoorbeeld eens per vier jaar, wordt de waardestelling tegen het licht gehouden en indien nodig herzien. Vaker herzien is uit het oogpunt van stabiel collectiebeheer ongewenst.

Toepassing

Deze vorm van waardestelling kan op verschillende manieren worden ingezet. De totale waarde gebruiken we vooral om het collectiekavel te wegen en te prioriteren ten opzichte van andere kavels. De som van alle kavels tezamen biedt een maat voor de totale waarde van de KB-collectie en biedt houvast voor een vergelijking in de tijd en de mate van effectiviteit van het behoudsregime.

Maar we krijgen zo ook inzicht in de relatie van de verschillende waarden tot elkaar. Dit geeft aan welke beheersmaatregelen effectief zijn voor welke collectiekavels. Is bijvoorbeeld de informatieve waarde het hoogst (bijvoorbeeld bij het kavel Nederlandse kranten), dan is digitalisering een effectieve behoudsmaatregel om het origineel vervolgens te kunnen sparen. Bij een esthetisch collectiekavel (zoals bijvoorbeeld een deel van het kavel handschriften) is deze maatregel juist weinig effectief.

Ook voor de secundaire waarden geldt dat ze richting geven aan het beheer. Weten we bijvoorbeeld van een collectie digitale bestanden (zoals wetenschappelijke artikelen van een grote en betrouwbare uitgever als Elsevier) dat ze van een leverancier komen die dezelfde standaarden als de KB heeft geadopteerd, dan voegt dit waarde toe.

Impact digitalisering

Digitalisering kan ook impact hebben op de waarde van een kavel. Wat betekent het voor de gedrukte versie als er een digitale bijkomt? Je hoort regelmatig managers roepen dat ‘het oud papier’ wel weg kan als het is gedigitaliseerd, maar is dat ook zo? Wel in die gevallen waarin die papieren kavels uitsluitend informatiewaarde hebben én die waarde ook is geconverteerd in de digitale kopie. Bij de KB is dit zelden aan de orde. Bij een tweehonderd jaar oude bibliotheek met een nationale depotfunctie zijn historische en maatschappelijke waarden sterk in de collectie vertegenwoordigd. Bijvoorbeeld boeken die Thorbecke nog heeft besteld of waarvan we afgesproken hebben dat we altijd één exemplaar behouden in de nationale bibliotheek. In deze gevallen vervangt digitalisering niet het origineel, eerder voegt het waarde toe.

Volgende stap

We zijn nu zover dat we de waarden van de KB-collecties hebben vastgelegd. De volgende stap wordt nu gezet. We brengen de risico’s in kaart waaraan collecties onderhevig zijn en die waardeverlies kunnen veroorzaken. En vooral, we koppelen specifieke risico’s aan bepaalde waarden. Waarden op zichzelf bezien wijzen nog niet de weg naar geprioriteerd collectiebehoud. Risico’s op zichzelf ook niet. Maar de combinatie van die twee wél. Dat levert een set gedifferentieerde behoudsmaatregelen of preservation levels op.

Hoe mappen we bijvoorbeeld migratierisico’s op een juiste manier op het behoud van digitale collecties? En hoe zwaar worden fysieke kavels met een grote esthetische waarde getroffen door blootstelling aan te veel daglicht? Een ander voorbeeld: in hoeverre kan het risico op mechanische schade door hantering in overeenstemming worden gebracht met het streven onze collecties zo veel mogelijk ter beschikking te stellen, te gebruiken en daardoor de wetenschappelijke of informatieve waarde te vergroten of tenminste te behouden?

Gevolgen

Deze strategie heeft gevolgen voor de manier waarop de KB haar collectie beheert en behoudt. De relatie tussen waarden, risico’s en behoudsmaatregelen bepaalt de inrichting van alle processen en procedures die betrekking hebben op beheer en behoud van papieren en digitale collecties. We maken zo beslissingen ten aanzien van collectiebehoud expliciet en dat verhoogt de transparantie, efficiëntie en effectiviteit.

Op deze manier leggen we een basis voor gedifferentieerd collectiebehoud dat uitgaat van de waarde die delen van de KB-collectie vertegenwoordigen en hun relevantie voor het geheel van de KB-collectie. Uitvoering van dat beleid kan leiden tot liefdevolle verwaarlozing, of juist intensieve en specialistische zorg.

Welke zorg kavels krijgen mag niet in eerste aanleg bepaald worden door budgetten, techniek, willekeur, mode of trend. Juist de waarde of betekenis die wij aan collecties toekennen en in de toekomst zullen toekennen zijn hierin leidend. Maar niet alleen heersend. Technische en financiële mogelijkheden zijn per definitie gelimiteerd. Daardoor gedreven zijn scherpe selectie en waardebepaling temeer noodzakelijk. ‘Wat bewaren we waarom’ blijft uiteindelijk de vraag.


Primaire waarden

Primaire waarden zijn waarden die worden toegekend aan de collecties zelf, op basis van eigenschappen die (onderdelen van die) collecties bezitten. Deze vier waarden zijn complementair.

1 Informatieve waarde: deze waarde heeft betrekking op de inhoud van de collectiedelen als bron van onderzoek of op de informatieve waarde van het object als informatiedrager.

2 Esthetische waarde: de kunstzinnige waarde van een collectie als verzameling objecten. Deze waarde zal het meest aansluiten bij de museale functie van de KB. Ook digitale collecties waarbij look and feel van belang is (websites bijvoorbeeld), kennen een hogere esthetische waarde.

3 Historische waarde: deze waarde is gebaseerd op de ouderdom van een collectie en/of de mate waarin een collectie verband houdt met een belangrijke gebeurtenis of fase uit de (Nederlandse) geschiedenis.

4 Maatschappelijke waarde: de collectie is van belang (geweest) voor één of meer groepen in de samenleving. De waarde wordt hoger naarmate de groep nadrukkelijker aanwezig is of een grotere rol speelt in de Nederlandse samenleving.


Secundaire waarden

Secundaire waarden of vergelijkende criteria zijn waarden die worden toegekend aan collecties op basis van vergelijking met andere collecties binnen en buiten de KB. Deze waarden zijn relatief en context gebonden. De secundaire waarden kunnen de primaire waarden versterken of verzwakken.

1 Gebruik: het daadwerkelijke gebruik dat van een collectie wordt gemaakt (raadplegen, uitlenen, ter inzage geven, tentoonstellen, in bruikleen geven, digitaliseren).

2 Compleetheid: de mate waarin een collectie compleet of volledig is, vergeleken met andere collecties. De collectie kan enig in haar soort zijn; de collectie kan zeer representatief zijn; de collectie kan vollediger zijn dan vergelijkbare collecties elders. Zeldzaamheid kan vooral bij digitale collecties in de loop van de tijd toenemen.

3 Conditie: deze waarde heeft betrekking op de fysieke of digitale staat van de collectie. Dit betreft zowel de staat van de informatiedrager (krant, tape, manuscript, dvd, et cetera) als de conditie van de inhoud. Voor zowel fysieke als digitale publicaties speelt authenticiteit van de tekst een grote rol; bij digitale publicaties komt daar de digitale functionaliteit bij.

4 Herkomst: deze waarde verwijst naar de persoon of organisatie waar de collectie vandaan komt en ontleent waarde aan de mate waarin de herkomst bekend is en het belang van de vorige eigenaar(s). Hieronder wordt ook ensemblewaarde begrepen: de waarde van de collectie als verzameling met een gemeenschappelijke herkomst, soms zichtbaar aan fysieke kenmerken. Bij digitale collecties kan herkomst een garantie geven voor de authenticiteit van een collectie. Herkomst fungeert dan als ‘keurmerk’ voor betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de collectie.


Noten

  1. Zie www.kb.nl/organisatie-en-beleid/collectiebehoudsplan-2010-2013.
  2. Momenteel wordt vooral gewerkt met de online versie, Significance 2.0: significance.collectionscouncil.com.au/online-edition (© 2009)

Tanja de Boer werkt sinds 2007 bij de KB. Zij is hoofd van de afdeling Collectiebehoud, die zorgt voor duurzaam beheer en behoud van de fysieke en de digitale collecties.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 7 / 2013. Het gehele nummer kun je hier lezen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *