Slim samenwerken met archiefgebruikers: goed genoeg is ruim voldoende

De meeste archiefschatzoekers bereik je via internet, maar dan moeten de stukken wel gescand en diepgravend toegankelijk gemaakt zijn. Een klus waarbij slim samenwerken met archiefgebruikers geboden is. Christian van der Ven beschrijft de ervaringen bij het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC).

Door: Christian van der Ven

Recente crowdsourcingsprojecten als VeleHanden (www.velehanden.nl) blijken een succesvolle manier om archieven met de hulp van het grote publiek in rap tempo online toegankelijk te maken. In voorgaande decennia hebben allerlei archiefvorsers – alleen of in groepsverband – op dat vlak echter ook al bergen werk verzet. Bij het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) in ’s-Hertogenbosch proberen we daarmee ons voordeel te doen. Daartoe moeten we niet alleen samenwerken maar ook slimme keuzes maken. Kiezen we bijvoorbeeld voor kwaliteit of kwantiteit, snelheid of rijkheid? Tijdens het maken van die keuzes hebben we bij het BHIC geleerd: goed genoeg is ruim voldoende. Ter illustratie van die gemaakte keuzes neem ik hierna de toegankelijkheid van onze schepenprotocollen onder de loep.

Al langere tijd kunnen onderzoekers op de website van het BHIC gescande schepenprotocollen raadplegen. Schepenbanken vormden tijdens het Ancien Régime in dorpen en steden zowel de bestuurlijke als de rechterlijke macht. De archieven van deze schepenbanken leveren daarom historische informatie over alle mogelijke onderwerpen, maar… waren tot anderhalf jaar geleden niet via een (digitale) index toegankelijk. Onderzoekers moesten dus zelf blad voor blad door de gescande pagina’s gaan en zelf de oude handschriften ontcijferen. Kortom, fijn dat de scans beschikbaar waren, maar echt toegankelijk en publieksvriendelijk was het aanbod niet. De bron werd daarom slechts geraadpleegd door de echte doorzetters.

Acquisitie van toegankelijkheid

Veel van die doorzetters – particuliere archiefonderzoekers, maar ook heemkundige werkgroepen – werken hard aan het maken van eigen indexen, samenvattingen en transcripties (letterlijke weergaven van de oorspronkelijke tekst) bij deze akten. Een klus waarmee ze soms al jaren zoet zijn, in eigen tijd en op hun eigen (thuiswerk)plek, van onze studiezaal tot in het buitenland. Het resultaat van hun noeste arbeid publiceren ze bijvoorbeeld in boeken of als te downloaden Word-bestanden op de eigen website. Zo kunnen ook anderen de vruchten ervan plukken.

Om de door ons gescande archieven en de door onderzoekers gemaakte toegangen daarop bij elkaar te brengen, zochten we via studiezalen, forums en andere kanalen contact met deze groep archiefonderzoekers. Zij bleken graag bereid tot samenwerking.

De voordelen spreken voor zich: de website van het BHIC bereikt een groter publiek dan al die afzonderlijke sites bij elkaar en beschikt over een krachtige zoekmachine. Bovendien kunnen indexen, samenvattingen en transcripties direct aan de gescande akten worden geknoopt (mits beschikbaar) en is de continuïteit van de online beschikbaarheid van deze gegevens gegarandeerd. De onderzoekers hoeven zich geen zorgen meer te maken over wat er met hun werk en website gebeurt, mochten zij er op enig moment niet meer zelf voor kunnen zorgen.

In feite betreft het dus de acquisitie van nadere toegangen, die akte voor akte de reeds gescande registers van Brabantse schepenbanken ontsluiten (www.bhic.nl/akten). De credits gaan naar de makers van al die (soms gedeeltelijke) toegangen.

Database groeit

Het enthousiasme onder de gebruikers van deze database met schepenakten blijkt niet alleen uit de bezoekcijfers (het is inmiddels een van onze meest populaire databases) maar ook uit de vele berichten in nieuwsgroepen, op studiezalen en forums, in onze mailbox en zo meer, waar vondsten worden gedeeld en complimenten uitgedeeld. Bovendien toont een toenemende groep archiefonderzoekers zich bereid tot het aanleveren van eigen materiaal.

Alle aangeleverde tekstbestanden, spreadsheets en html-documenten worden keurig in onze database gepompt. Inhoudelijke controle vooraf vindt niet of nauwelijks plaats. We kennen immers de kwaliteit van het werk dat wordt geleverd, afkomstig van archiefonderzoekers die vaak jarenlange ervaring met deze bronnen hebben. Foutjes in de database kunnen achteraf online door gebruikers worden gemeld. Deze manier van werken blijkt uiterst efficiënt en effectief. De toegang groeit bijzonder snel en de kwaliteit daarvan is beslist goed genoeg. Doorgegeven foutjes worden snel verbeterd.

Op dit moment, ongeveer anderhalf jaar na de lancering, kruipt de database richting de 200.000 ontsloten akten. Op basis van werk dat misschien al jaren geleden is gedaan – of misschien pas vorige week. Hoe dan ook, het is samen goed voor de toegang tot miljoenen namen van personen en plaatsen.

Na tekst ook foto’s

Naast toegangen zijn we ook voorzichtig begonnen met het acquireren van foto’s van akten. Sommige studiezaalbezoekers fotograferen namelijk folio na folio, register na register, bijvoorbeeld om thuis zelf of door iemand anders ver weg te laten bewerken. En zij willen gerust een kopie leveren van dit materiaal. Zo staan er inmiddels duizenden foto’s te trappelen om online te worden gezet, als alternatief voor digitalisering van deze registers door het BHIC zelf.

Ook bekijken we hoe we de zoekmogelijkheden in de database kunnen verfijnen. Binnen het NWO Catch-project MISS (Mining Social Structures from Genealogical Data) wordt geprobeerd om uit de door onderzoekers gemaakte samenvattingen van de schepenakten, met intelligente software persoonsnamen te laten filteren, zodat daar vervolgens specifiek op kan worden gezocht. Daarmee zou de kracht van de zoekmachine toenemen en het zoekresultaat verbeteren.

Behalve de schepenprotocollen zijn er bovendien nog veel meer archieven om te ontsluiten. Inmiddels wordt de database gestaag aangevuld met duizenden samenvattingen van notariële akten, resoluties (besluiten) van de Raad van State en andere bronnen.

Geleerd en aanbevolen

Wat hebben we op het BHIC van deze manier van werken geleerd? ‘Goed genoeg is ruim voldoende.’ Immers, een eigen indiceringsproject bij deze gescande schepenprotocollen werd jaren geleden stopgezet wegens te geringe voortgang. De indexen die dat project opleverde waren weliswaar erg informatierijk en goed gestructureerd, maar ook enorm bewerkelijk om te maken. Vandaar ook dat we alle scans online hadden gezet zonder index. Standaardlijstjes voor aktesoorten, apart vermelden van persoonsnamen en rollen, normalisaties van plaatsnamen en specifieke velden voor belendingen – het is allemaal mooi en aardig, maar het betere is ook hier vaak de vijand van het goede.

Het eenvoudige dataformat dat door onze huidige ‘toeleveranciers van toegangen’ wordt gehanteerd (zie kader), in combinatie met full-text doorzoekbaarheid van de database en vaak een koppeling naar de gescande akten, voldoet namelijk al prima. Soms sturen we deze vrijwilligersnieuwe-stijl een beetje bij, bijvoorbeeld om de latere conversie eenvoudiger te laten verlopen. We geven tips en hebben als houvast bij het maken van samenvattingen op verzoek een praktische leidraad beschikbaar. Dit alles dient als vrijblijvende hulp, niet als dwingende richtlijn.

Een lesson learned: onze professionele wens om archieven op de best mogelijke manier te ontsluiten, slaat geregeld door in de neiging om archieven op de best denkbare manier te ontsluiten. Een neiging die mijns inziens onderdrukt moet worden. Want vanaf een zeker punt levert meer werk naar verhouding nauwelijks nog meerwaarde op. Het kost je bovendien veel snelheid bij het nader toegankelijk maken van archieven. En daar is niemand bij gebaat – vooral de archiefgebruiker niet.

Deze samenwerking met archiefgebruikers is crowdsourcing in optima forma. Zonder hippe projectwebsite, zonder al te veel techniek en bovendien zonder veel kosten. Maar wel met heel veel resultaat en met heel veel tevreden onderzoekers. Van dat soort slimme samenwerking wordt iedereen blij.


Van onze toeleverancier

Eerste blad van de schepenakte inzake de diefstal

Voorbeeld van een samengevatte akte inzake de diefstal van goederen die variëren van “een blauwe laakense mansrok” tot “een tinne schootel, en com” (bit.ly/10szb5E).

Datering: 27-10-1804

Soort akte: Aangifte diefstal

Plaats: Erp

Beschrijving: J. Hanegraaff en H.J. van Haandel commisarissen van het gemeentebestuur van Erp hebben zich begeven naar het woonhuis van de weduwe Antonij Peeter Deckers op het Looiend en daar zagen dat het venster uit de gehengen was genomen en onder tegen de muur was gezet daarbij lag ook een stukje glas, ook hebben zij gezien dat er een glazenraam uit was, ook dat er circa 3 treden van het huis een roggebrood lag ’t geene half afgesneden was. Verder verklaard de weduwe dat er uit haar huis verdwenen zijn verschillende goederen (in akte alle met naam genoemd).

Toegangsnummer: 7690

Inventarisnummer: 85

Pagina: 30-31


Christian van der Ven is coördinator Studiezalen en Inlichtingen van het Brabants Historisch Informatie Centrum in ’s-Hertogenbosch. Hij is cursusdocent van de Archiefschool, blogger (www.digitalearchivaris.nl) en communitymanager van Archief 2.0 (www.archief20.org).

Deze bijdrage komt uit IP nr. 6/ 2013. Het gehele nummer kun je hier lezen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *