De jonge onderzoeker: efficiënter informatie uitwisselen via Enterprise Social Network

Studenten Dilara Ergin en Gamze Reis van De Haagse Hogeschool hebben onderzoek gedaan naar het gebruik van een Enterprise Social Network (ESN) in een onderwijsomgeving. Draagt het bij aan een ‘zero-mail’-beleid?

Door: Dilara Ergin, Gamze Reis en Peter Becker

De vraagstelling was: wat kan een Enterprise Social Network (ESN) betekenen voor een onderwijsblok, de Haagse Hogeschool en zelfs het hoger onderwijs? Concreet hebben we bekeken hoe een ESN wordt gebruikt voor communicatie en kennisdeling en in hoeverre het bijdraagt aan een ‘zero-mail’-beleid.

Aan de slag

In het blok ‘Werken 2.0’ kregen we als studenten veel te horen over innovatieve vormen van werken. Daarbij speelt niet alleen Het Nieuwe Werken een grote rol, maar ook het gebruik van social media voor marketingdoeleinden en voor de interne informatievoorziening.

Naast docent Peter Becker was Jan Krans van Atos, een wereldwijd ict-bedrijf, nauw betrokken bij dit blok. Krans is verantwoordelijk voor de realisatie van de ‘zero-mail’-doelstelling die de CEO van Atos heeft geformuleerd. Om dit doel te realiseren maakt Atos gebruik van een sociaal platform, genaamd Bluekiwi, waarin medewerkers met elkaar kunnen samenwerken, communiceren en kennis kunnen uitwisselen. De studenten kregen de gelegenheid om gedurende het onderwijsblok van tien weken ervaring op te doen met deze tool en te ervaren hoe deze tool kan bijdragen aan een efficiëntere informatie-uitwisseling.

Voor het onderzoek hebben we elkaar geïnterviewd en de statistieken van het platform bestudeerd. Voor het raamwerk van de rapportage konden we gebruik maken van een masterscriptie die een Franse medewerker van Atos heeft geschreven. Hij heeft voor Atos onderzoek verricht naar de condities voor het slagen van een ESN.

Werken met Bluekiwi

Uit het onderzoek bleek dat alle studenten enthousiast waren over het gebruik van Bluekiwi, al waren er nog wel opmerkingen over ontbrekende of soms onhandige functionaliteiten. Bluekiwi wordt door Atos nog volop ontwikkeld, dus deze input was voor het bedrijf nuttig. Voor de studenten was het vooral prettig dat zij zelf heel eenvoudig materiaal konden plaatsen en feedback konden geven op elkaars producten.

Voor het reguliere onderwijs gebruikt de Haagse Hogeschool normaal gesproken de leeromgeving Blackboard, waar deze mogelijkheden in veel mindere mate worden aangeboden. Voor studenten biedt Bluekiwi veel meer de ervaring die we kennen van Facebook, inclusief ‘likes’ en waarderingen. En Bluekiwi biedt nog veel meer voordelen: studenten vonden het ook prettig dat ze konden zoeken op profielen van medestudenten en op de tags die aan documenten werden meegegeven. Zo fungeerde het platform als een tool voor kennismanagement.

Om samen aan documenten te werken, vielen enkele studenten terug op Google Docs of Dropbox, omdat documenten daar niet steeds hoeven te worden geüpload als er een nieuwe versie is.

Conclusies

Alle studenten gaven aan dat ze tijdens het blok inderdaad geen e-mails hadden verstuurd: niet naar docenten en niet onderling. De overstap was minder groot dan ze hadden verwacht. Ze werden direct met een aantal voordelen geconfronteerd: de berichtenuitwisseling over een onderwerp was toegankelijk voor iedereen en alle betrokkenen konden op deze manier de antwoorden op de algemene vragen direct lezen. Ook voor docenten was dit efficiënter, omdat werd voorkomen dat eenzelfde vraag via e-mail apart beantwoord moest worden aan de verschillende studenten.

Uiteindelijk concludeerden de meeste studenten dat een ESN voor een hogeschool een nuttige aanvulling kan zijn op bestaande platforms als een leeromgeving en intranet. Het brengt mensen en kennis op eenvoudige wijze bij elkaar en kan een enorme besparing opleveren op het gebied van informatieverspreiding via e-mail. Onze bevindingen zullen door de docenten worden gepresenteerd aan het management en waar mogelijk op conferenties worden uitgedragen.

Dilara Ergin en Gamze Reis zijn vierdejaarsstudenten aan De Haagse Hogeschool. Peter Becker is docent aan de opleiding Informatiedienstverlening en informatiemanagement van HHS.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 3 / 2013. Het gehele nummer kun je hier lezen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *