Personal information management: oplossing voor het ‘rommelig-bureau-syndroom’

Tegenwoordig surfen we gemakkelijk mee op de omvangrijke informatiestromen. Vaardigheden om het persoonlijke deel ervan te managen, het zogenaamde Personal Information Management (PIM), zijn daarmee essentieel geworden. Leen Liefsoens belicht deze vaardigheden. Zij deed voor haar masterscriptie onderzoek naar de strategieën en tools die studenten hiervoor hanteren. 

Door: Leen Liefsoens

Wie kent het niet? Het is een zeer fundamentele, menselijke drang om dingen te verzamelen. Een groot deel van ons leven besteden we aan het beheren van al die dingen die ons omringen. En omdat een mensenleven zich tegenwoordig ook in grote mate online afspeelt, komen er nog eens allerlei zaken in digitale vorm bij. Veelal gaat het hierbij om informatie. Want we zien en horen van alles over de wereld – niet door het zelf te ervaren – maar door te kijken naar televisiebeelden en het lezen van bijvoorbeeld kranten, e-mails of twitterberichten. Brokjes informatie die een plek krijgen in onze verzameling van dingen.

Het beheren van die verzameling gaat de een makkelijker af dan de ander. Kijk maar eens naar de bureaus van je collega’s. Al vanaf de jaren tachtig spreken onderzoekers over het ‘rommelig-bureausyndroom’. Een chaos op je bureau veroorzaakt stress, waardoor je minder efficiënt gaat werken en veel tijd verliest. En in tegenstelling tot wat sommigen denken, biedt een computer hiervoor geen oplossing. Het bureaublad op een pc kan even rommelig zijn als het blad van je fysieke bureau. Daar komt nog eens bij dat we via de computer toegang krijgen tot het web met zijn ontelbare plekken waar we informatie kunnen opslaan of publiceren.

Keeping found things found

De kunst is om informatie zo te bewaren dat we deze, wanneer het nodig is, makkelijk terug kunnen vinden. Informatie kan namelijk cruciaal zijn als je de juiste beslissingen moet nemen of bepaalde dingen gedaan wilt krijgen. Of het nu gaat om het verzamelen van offertes, bouwtekeningen, kavelplannen, bouwvoorschriften en gemeentelijke documenten voor het bouwen van een huis of eenvoudigweg het verkrijgen van de routebeschrijving voor een gepland overleg buitenshuis. We moeten informatie zodanig organiseren dat ze aansluit bij het leven dat we (willen) leiden. Verder vereist informatie het nodige onderhoud: back-ups maken, oude informatie archiveren of weggooien en informatie die niet langer accuraat is, actualiseren en corrigeren. Al deze activiteiten vallen onder de noemer Personal Information Management (PIM).

PIM wordt in de literatuur1 beschreven als een complex niet-lineair proces: het verwerven, organiseren, beheren en terugvinden van informatie voor eigen gebruik. De term ‘personal’ heeft betrekking op informatie die in het bezit is van of gecontroleerd wordt door één persoon; dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld publieke informatie of een bibliotheekcollectie. Denk bijvoorbeeld aan je eigen documenten en bestanden, e-mail, bookmarks op je pc, notities, to-do-lijsten, je agenda en bijbehorende contactinformatie. Al deze informatie kan je zelf aanpassen, vervolledigen of verwijderen.

Het ideaalbeeld waarin we de juiste informatie in de juiste vorm op het juiste moment voorhanden hebben, staat voor de meeste mensen ver af van de realiteit. Dagelijks zien we onszelf verwikkeld in een strijd om informatie effectief te gebruiken met behulp van de talrijke tools. Informatie-overload, fragmentatie van informatie en de vele manieren waarop we informatie kunnen organiseren en catalogiseren maken het ons er niet makkelijker op.

Aandacht voor PIM loont dus. Het zorgt ervoor dat we als individu beter gebruik maken van onze kostbare bronnen als tijd, geld, energie en aandacht. En in organisaties helpt PIM medewerkers niet alleen productiever, maar in teamverband ook effectiever te werken.

Strategieën en tools

PIM-activiteiten zijn zo volstrekt vanzelfsprekend, dat we ze veelal onbewust verrichten. We slaan bestanden op in folders zonder eerst bepaalde afwegingen te maken. Na verloop van tijd vormt zich een specifieke folderstructuur. Pas op het moment dat we ons – soms jaren later – afvragen: ‘waar heb ik die ene foto gelaten?’ ontdekken we onvolmaaktheden in die structuur.

Het doelgericht organiseren van informatie met een weldoordacht schema (door het gebruik van folders, tags, eigenschappen, enzovoort) kan tijdrovende zoektochten voorkomen. Ook het weloverwogen kiezen en evalueren van PIM-tools en het goed managen van de tot ons komende informatiestromen helpen hierbij. Hieronder volgen tips om bewust bezig te zijn met PIM.

Eerst en vooral kunnen we kijken naar strategieën om informatie zowel te organiseren als te catalogiseren. Denk bijvoorbeeld aan:

  1. de hiërarchische methode,
  2. de platte aanpak waarbij informatie wordt gelabeld of getagd,
  3. de lineaire manier waarbij gebruik wordt gemaakt van de functie van een informatiesysteem om informatie bijvoorbeeld chronologisch of alfabetisch te ordenen,
  4. de ruimtelijke werkwijze waarbij regelmatig gebruikte informatie zo wordt gepresenteerd dat er snel toegang tot verkregen kan worden (bijvoorbeeld via het bureaublad van de computer),
  5. de netwerkbenadering waarbij informatie wordt gelinkt en ten slotte
  6. de minimalistische tactiek waarbij er met karakteristieke zoektermen full-text naar informatie wordt gezocht.

Er kan bij het beheer van informatie voor één of voor een combinatie van deze aanpakken worden gekozen.

E-mail

Bij e-mail krijgt de ‘platte aanpak’ steeds meer volgers: ‘leave it and label it’. Het aanmaken van regels (ook wel filters genoemd) voor inkomende e-mail is hierbij aan te raden: mails kun je meteen voorzien van het juiste label. Mede door de kleuren die je aan die labels kunt meegeven, krijgt de inbox meer overzicht en structuur.

Een andere veelvoorkomende ergernis bij e-mail is het lange wachten op een antwoord. Out-of-the-office-berichten kunnen vaker worden ingezet om aan te geven wat de zender van je kan verwachten: ‘Ik ben erg druk deze week, waardoor mijn gemiddelde antwoordtijd op twee dagen ligt.’

Wanneer we informatie consumeren, zitten we in een bepaalde flow. Denk bijvoorbeeld aan het lezen van verschillende websites tijdens een zoektocht. Het frustreert als we uit deze flow worden gerukt. Dit gebeurt wanneer we een e-mailprogramma moeten openen om gevonden informatie naar iemand te sturen. Je wordt uit je concentratie gehaald – en ook nog eens in de verleiding gebracht om binnengekomen berichten te checken. Gelukkig kun je nu met tools als Shareaholic met één klik vanaf de website die je bezoekt een e-mail verzenden.

Bekijk ook eens de statistieken van je e-mailprogramma. Dat maakt je bewust van de hoeveelheid tijd die je met het lezen en beantwoorden van je mail kwijt bent. En nog een laatste tip: e-mail is een van de vele communicatiekanalen. Zo leent de telefoon zich beter voor het bespreken van een gevoelig onderwerp of het verkrijgen van een antwoord op een dringende vraag.

Zoeken

Door te zoeken kunnen we niet alleen informatie vinden, we kunnen het ook inzetten als tool om informatie te bewaren en te organiseren. Wanneer je bijvoorbeeld twijfelt in welke folder een document moet worden opgeslagen, kunnen bepaalde systemen – onder andere MessageSave van het Amerikaanse softwarebedrijf TechHit – je daarbij helpen. De woorden uit het document worden vergeleken met de woorden uit al opgeslagen documenten in verschillende folders op je computer. Het systeem voert hiervoor een zoekopdracht uit en komt aan de hand van de resultaten met een aantal suggesties.

Een ander voorbeeld zijn de virtuele folders2 die Microsoft vanaf Windows Vista heeft geïntroduceerd. Die folders staan ook wel bekend als opgeslagen zoekopdrachten (vanaf Windows 7 worden deze folders Bibliotheken genoemd). Met deze virtuele folders kan je bestanden die inhoudelijk aan elkaar gerelateerd zijn, eenvoudig vinden en bij elkaar houden. Je geeft criteria op waaraan de bestanden moeten voldoen en aan de hand van deze criteria worden bestanden – ongeacht hun fysieke locatie – dynamisch samengevoegd in een virtuele folder. Apple heeft deze virtuele folders onder de naam Smart Folders geïntroduceerd bij de release van Mac OS X v10.4.

Door de aanwezige filter- en sorteeropties in systemen zoals de Windows Verkenner te gebruiken, kun je informatie op een automatische en een dynamische manier beheren.

Het web

Het web is een cruciaal kanaal voor PIM-activiteiten. Je vindt er niet alleen informatie, je voegt er ook informatie aan toe. Bovendien is het een bron van ideeën, metingen, waarnemingen, anekdotes, problemen en oplossingen die relevant zijn voor PIM-activiteiten. Social tagging, bekend van bookmarksites als Delicious en van fotosite Flickr, zorgt ervoor dat gedeelde informatie beter toegankelijk is. Tevens kan die informatie dienen als input voor het toegankelijk maken van je persoonlijke informatie. De tags die je gebruikt in Delicious en Flickr, kan je ook integreren in het opslagsysteem van je computer.

Ontwikkelingen als RSS (Really Simple Syndication), API’s (Application Programming Interface) en mash-ups (een website die gevoed wordt door RSS en API’s en zo content combineert van andere bronnen) zorgen ervoor dat we losse stukjes informatie kunnen samenvoegen en daardoor de relevantie ervan kunnen verhogen. Cloudapplicaties zoals Dropbox en Evernote geven ons plaats- en tijdonafhankelijke toegang tot onze persoonlijke informatie. En ook bibliografische software zoals Refworks is geëvolueerd naar een online vorm.

Gebruik het web dus als een bron van tools en strategieën voor je PIM-activiteiten. Bovendien vind je er kritische besprekingen die kunnen helpen bij het kiezen en evalueren. Let op dat de tools flexibel zijn en functies bevatten die het bekijken, groeperen, annoteren en koppelen van documenten ondersteunen. Hou ook rekening met je eigen voorkeur bij het organiseren van informatie. Werk je graag met folders, dan dient de PIM-tool het bladeren in een hiërarchische folderstructuur te ondersteunen. De opslagdienst Dropbox is daarvoor geschikt. Of ga je liever aan de slag met tags (de platte aanpak)? Kies dan bijvoorbeeld de bookmarksite Delicious. Het notitieprogramma Evernote is een PIM-tool die beide aanpakken ondersteunt.

In de literatuur over PIM wordt ervoor gepleit dat de tools volgens drie principes moeten werken:

  1. alle informatie over één project moet kunnen worden ingedeeld onder dezelfde categorie, ongeacht het technologische formaat;
  2. informatie van groot belang moet duidelijk zichtbaar en toegankelijk zijn en informatie van minder belang moet minder zichtbaar zijn, zodat het geen afleiding vormt voor de gebruiker;
  3. informatie moet kunnen worden teruggevonden en bekeken door de gebruiker in dezelfde context als waarin het eerder werd gebruikt.

Studenten en hun PIM

Hoe managen studenten hun informatie? En welke strategieën en tools gebruiken zij daarvoor? Om daar achter te komen vulden 324 studenten van de Haagse Hogeschool in de lente van 2012 een vragenlijst in. De gegevens vormden de input voor mijn scriptie voor de Master Culturele Informatiewetenschap.3 De vragen hadden betrekking op vier aspecten van PIM: (1) het verzamelen van informatie, (2) informatie bewaren, (3) informatie organiseren en terugvinden en (4) de perceptie van studenten ten aanzien van PIM. Daarbij werd alleen gekeken naar studiegerelateerde informatie.

Studenten van de Haagse Hogeschool verzamelen informatie voor hun studie voornamelijk via internet en richten zich daarbij vooral op websites en elektronische documenten. Ze hebben de neiging alle gevonden informatie te bewaren. Dit kan twee oorzaken hebben. Ten eerste vindt de student het lastig om te bedenken of hij de informatie in de toekomst nog eens nodig zal hebben. Ten tweede is er de paradox van het verwijderen. Hoewel irrelevante informatie de aandacht afleidt van het terugvinden van belangrijke informatie, kost het tijd en moeite om bij elk informatie-item een afweging te maken: bewaar ik het item of gooi ik het weg? Studenten kiezen voor de makkelijke weg: bewaren.

Over het verwijderen van documenten wanneer ze niet meer nodig zijn, heerst verdeeldheid: de ene groep studenten verwijdert deze documenten, een ander deel laat de documenten staan waar ze deze oorspronkelijk hebben opgeslagen.

Zowel voor het opslaan als het beheren van informatie gebruiken de studenten traditionele tools en strategieën. Ondanks de opkomst van cloudoplossingen voor opslag, bewaren ze hun documenten liever lokaal: op computer, laptop, USB-stick of externe harde schijf. Alleen e-mail is bij deze groep als webapplicatie ingeburgerd.

Voor het organiseren en terugvinden van informatie heeft de hiërarchische aanpak de voorkeur. Studenten prefereren folders boven tags en navigeren door de folders en bestanden tot ze het juiste document hebben gevonden. Weinig gebruik maken ze van PIM-tools als bibliografische software. Dat geldt ook voor clouddiensten als Delicious of Evernote; ze worden alleen gebruikt voor het delen van informatie.

Ten slotte zijn de uitdagingen van PIM – informatie-overload, fragmentatie van informatie en de vele manieren waarop we informatie kunnen organiseren en catalogiseren – geen issue voor studenten. Ze zijn niet veel tijd kwijt met het terugvinden van hun opgeslagen informatie. Ze hoeven informatie niet opnieuw te vergaren omdat ze vergeten zijn waar ze deze hadden opgeslagen. En ook bij het gebruik van meerdere apparaten ervaren studenten geen moeilijkheden.

Vaardig in PIM

Ondanks dat de uitdagingen van PIM voor studenten weinig problemen opleveren, geven ze wel aan het belangrijk te vinden meer over deze vorm van informatiemanagement te weten te komen. Ook zou er volgens hen in het onderwijs aandacht aan moeten worden besteed. PIM moet dus een plek krijgen in het curriculum van de opleidingen. Een goed startpunt zijn lessen en instructies in informatievaardigheden. Om informatiemanagement effectief toe te passen, moet het immers worden verweven met informatiegebruik.

Welke PIM-gerelateerde onderwerpen kunnen aan bod komen bij informatievaardigheden? Ten eerste moet er geanticipeerd worden op problemen rond de fragmentatie van opslag van informatie. Dit kan gebeuren door een correcte houding in documentmanagement te stimuleren. Ten tweede moet een juiste opstelling worden bevorderd bij het anticiperen op de waarde van informatie. De ontwikkeling van PIM-vaardigheden draagt zo bij aan een leven lang leren.

Noten

  1. Meer lezen over PIM? Jones, W. P. (2008). Keeping found things found: The study and practice of personal information management. Amsterdam: Morgan Kaufmann Publishers
  2. Informatie over het gebruik van Virtuele Folders (Windows Vista): tinyurl.com/bf8necw; informatie over het gebruik van Bibliotheken (Windows 7): tinyurl.com/9w96ezr en informatie over het gebruik van Smart Folders: tinyurl.com/byktyba.
  3. Liefsoens, L. (2012). Studenten en hun ‘Personal Information Management’. Amsterdam: UvA, Faculteit der Geesteswetenschappen, FGw MA Culturele informatiewetenschap. Raadpleegbaar via dare.uva.nl/scriptie/427354.

Leen Liefsoens is redacteur van InformatieProfessional.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 1 / 2013. Het gehele nummer kun je hier lezen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *