De jonge onderzoeker: denken over digitale selectie en waardering van archiefstukken

Ruud Yap (Nationaal Archief) onderzocht voor zijn opleiding Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam welke veranderingen digitalisering teweeg heeft gebracht in het denken over de waardering en selectie van archiefstukken.

Door: Ruud Yap

Mijn onderzoek begon met een op het oog eenvoudige vraag over het schonen van een digitaal archief. Binnen het ‘papieren’ proces is dit een reguliere beheerskwestie (schonen is: ‘selectie van voor vernietiging aangewezen archiefbescheiden uit overigens voor bewaring in aanmerking komende omslagen of pakken’).1
Maar hoe gaan we daarmee om binnen een digitale omgeving? Ik heb me hierbij drie vragen gesteld: welke betekenis heeft digitalisering voor de definitie van het record, welke gevolgen heeft die definitie voor de opvattingen over waardering, selectie en verwijdering en welke betekenis hebben deze opvattingen voor de praktijk van waarderen, selecteren en verwijderen?

Aanpalende wetenschappen

De vragen heb ik beantwoord door te kijken naar aanpalende wetenschappen en disciplines. Op basis van concepten uit de sociologie, wetenschapsdynamica en science & technology studies en toepassingen binnen de wereld van big data science heb ik antwoorden geformuleerd die grip geven op de digitale selectie en waardering.

Waardering & selectie

Waarderen is het bepalen welke criteria er zijn om archiefdocumenten nog langer te bewaren; waarderen is het maken van een keuze, een waardebepaling: juridisch, administratief, historisch.2 Selectie is de administratieve verwerking van de waardering, gevolgd door permanente bewaring of uiteindelijk vernietiging.

Ik concludeer dat waardering een constituerend proces is: het geeft betekenis aan een record vanuit een bepaalde gemeenschap. Daardoor is het ook de vraag of waardering en selectie en uiteindelijk vernietiging vanuit één perspectief wenselijk is. Digitalisering maakt het ons juist mogelijk om meerdere perspectieven gelijktijdig te blijven hanteren. Ervan uitgaande dat we ‘alles’ bewaren, heb ik gekeken naar een mogelijke omgang met de informatieberg. Het bewaren van alle informatie heeft natuurlijk wel kostentechnische bezwaren en er zijn nog onopgeloste uitdagingen op het gebied van digitale duurzaamheid, maar de oplossingen binnen de data-intensieve wetenschap geven handvatten voor de informatie- en archiefsector.

Waardering en selectie zijn binnen big data ook belangrijke processen die duiding mogelijk maken. De inzet van deze processen is echter anders. Daar waar binnen de archivistiek waardering en selectie vaak gericht zijn op de beheersing door middel van het kleiner maken van de hoeveelheid informatie, zijn ze binnen de data-intensieve wetenschap gericht op het bruikbaar maken van informatie. Waardering wordt daar gezien als verrijking van data, en selectie als het aanbrengen van informatiefilters (door middel van metagegevens) die een verbreding of versmalling van het perspectief bewerkstelligen.

Om dit mogelijk te maken rijkt men instrumenten aan zoals genretaxonomieën, waarmee waardering geautomatiseerd kan worden, of semantische infrastructuren, waardoor het werk verdeeld kan worden. Schonen hoeft dus niet meer: omhels de stortvloed van informatie.

Binnen de archivistiek zijn waardering en selectie vaak gericht op beheersing door middel van het kleiner maken van de hoeveelheid aan informatie. Feit is echter dat er op dit moment onnoemelijk veel informatie wordt gecreëerd. Daar zullen we mee moeten leren omgaan.

Ik hoop te hebben aangetoond dat het beter is om onze energie niet te richten op de beheersing van die informatie, maar op het gebruik. Een drenkeling kan beter leren zwemmen dan proberen de oceaan kleiner te maken.

Noten

  1. A.J.M. Den Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen. Den Haag 2007, lemma 117.
  2. Peter Horsman, Abuys en ende Desordiën. Archiefvorming en archivering in Dordrecht 1200-1920, Amsterdam 2009, pp. 33-37.

Scriptie is te raadplegen op www.scriptiesonline.uba.uva.nl/420183

Ruud Yap is Project Portfolio Manager Sector Informatie, Infrastructuur en Innovatie bij het Nationaal Archief.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 1 / 2013. Het gehele nummer kun je hier lezen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *