Innovaties, transformaties en leermomenten: zeven jaar Digitaliseren met Beleid (2006-2012)

In 2006 heeft het ministerie van OCW de subsidieregeling Digitaliseren met Beleid (DmB) in het leven geroepen. Het doel: ‘het digitaliseringproces duurzaam inbedden in organisatie, beleid en werkprocessen van culturele erfgoedinstellingen’. In de loop van de regeling werden 171 informatieplannen en 57 innovatieve projecten gehonoreerd. In 2012 liepen de laatste projecten uit deze regeling officieel ten einde. Een goede aanleiding om de balans op te maken.

Door: Monika Lechner, Gerhard Jan Nauta en Marco de Niet

Anno 2006 was de erfgoedsector toe aan beleidsmatige inbedding en professionalisering van digitalisering. Investeringen in digitale activiteiten hadden een betere beleidsmatige onderbouwing nodig. Projecten zouden meer moeten opleveren dan op zichzelf staande applicaties die na afloop niet in de lucht gehouden konden worden. Betere reflectie op doelgroepen en nieuwe toepassingsgebieden was wenselijk als bijdrage aan de duurzame beschikbaarheid van digitaal erfgoed.

De DmB-regeling – waarmee per jaar een bedrag van 2 tot 3 miljoen euro beschikbaar kwam uit de zogeheten enveloppemiddelen van OCW – was een R&D-regeling voor de erfgoedsector. De regeling maakte activiteiten mogelijk, ook bij kleinere erfgoedinstellingen, die niet konden worden betaald uit het reguliere budget.

In zeven subsidierondes tussen 2006 en 2009 is 12.210.771 euro aan subsidie uitgekeerd. In totaal zijn 57 innovatieve voorstellen gehonoreerd, 148 voorstellen afgewezen en 5 door de projectleider zelf weer ingetrokken.

Innovatie

De beoordelingscommissie hanteerde drie criteria bij het rangschikken van de aanvragen: innovatie, toegankelijkheid en kennisoverdracht. Met innovatie werd een significante verbetering in de digitale dienstverlening bedoeld. Toegankelijkheid was een eis om interoperabiliteit en duurzaamheid te verankeren in beleid. Actieve kennisdeling diende samenwerking te stimuleren.

Doordat de drie criteria steeds in samenhang beschouwd werden, was het mogelijk om beoordelingen te baseren op de totale kwaliteit van de aanvraag. Een innovatieve stap voor een kleine instelling kon wellicht al door een grotere instelling zijn gezet, maar door de drie criteria overtuigend te combineren, kon een kleine instelling toch een hoge score krijgen. Zo kon Panorama Mesdag een interactieve versie van de eigen website realiseren en werden de verborgen muziekschatten van het Muziekcentrum van de Omroep (MCO) gebruiksvriendelijk ontsloten.1

Gedurende de looptijd van de regeling werden sociale media populair, succesvolle webdiensten kwamen en gingen (denk aan Second Life) en mobiele media verrijkten het gebruikersperspectief. Dit is terug te zien in de projectvoorstellen.

Vanaf 2007 werd vaker gerefereerd aan doelgroepen en speelden educatie, contextualisering, gebruiksvriendelijkheid en interactie een grote rol. In 2008 lag de nadruk op community building, participatie, usability, shared services en opensourcesoftware. Ook valt dan voor het eerst het begrip digitale strategie en komen businessmodellen in beeld. User generated content, vraaggestuurd digitaliseren en usability wijzen op de groeiende bewustwording van gebruikersbehoeften. Menig projectplan flirtte met nieuwe technologieën, zoals zoektechnologieën en 3D-digitalisering. De commissie bekeek steeds hoe de beoogde resultaten aansloten op bestaande dienstverlening. Rond 2007 was de wiki een populair platform voor het verbeteren van interactie met de gebruiker. Het kwam voor dat geplande wiki’s uiteindelijk niet werden gerealiseerd vanuit het besef dat men beter in bestaande diensten kon investeren. Zo koos het project Groninger Kerken uiteindelijk voor het toevoegen van de eigen collectie aan de succesvolle Reliwiki in plaats van het opzetten van een eigen wiki.2

De technologie bleek tijdens de uitvoering van het project vaak al weer verder dan ten tijde van de aanvraag. Vooral projecten uit de eerste ronde in 2006 hadden hier last van, zoals Play Out van het Nederlands Instituut voor Mediakunst (NIMk).3 De prijzen voor hard- en software kelderden door ontwikkelingen op de consumentenmarkt voor video, maar het zo ontstane overschot door positieve prijsontwikkeling kon niet zomaar voor andere doelen worden aangewend. Alle apparatuur moest vanwege de maximale afschrijvingstermijn binnen de regeling bij aanvang van het project gekocht worden. Dit stond, samen met de vastgestelde betalings- en vergoedingsprocedures, innovatie soms in de weg. Het financiële gedeelte moest namelijk soms al afgerond worden voordat technische partners alle afspraken waren nagekomen. Dat liet geen ruimte voor sancties bij niet of slecht geleverde diensten.

In de relatie met externe partijen (leveranciers, ontwerpbureaus, ict’ers et cetera) bleken er nog andere problemen te spelen, onder andere door verschillen in kennisniveaus en afwijkende interpretaties van offertes. De vertaling van een concept naar technisch uitvoerbare beschrijving en dan naar een werkende versie bleek geregeld een struikelblok. Vooral als het ging om het realiseren van ingewikkelde en vernieuwende technieken zoals: het zoeken op melodieën bij het Meertens Instituut,4 visualisatie bij de Postzegel-ontwerpen.nl, het zoeken op vorm en kleur bij het virtuele ArmandoMuseum.nl, of de realisatie van een interactieve website voor kinderen bij MijnScheepvaartmuseum.nl.5

Een aansprekend voorbeeld van innovatie die niet alleen voor de instelling zelf van belang was, maar voor de erfgoedsector als geheel, is het project Hebbes! van museumgoudA. Dit project maakte de plateelcollectie van het museum op een voor de bezoeker tastbare wijze toegankelijk door 3D-digitalisering.6 Het project kreeg zelfs aandacht van CNN. Een ander project dat als inspirerend voorbeeld diende voor veel andere instellingen is Urban AugmentedReality van het NAi, dat de digitale collecties via mobiele media ontsluit.7 Het project Verteld Verleden8 heeft bijgedragen aan het verlagen van de drempel om spraakherkenningstechnologie toe te passen.

Toegankelijkheid

Het criterium ‘toegankelijkheid’ werd gehanteerd om te beoordelen in hoeverre een instelling de beschikbaarheid van de digitale collectie voor de langere termijn kon garanderen. Hierbij keek de commissie in het bijzonder naar de verankering van interoperabiliteit en duurzaamheid in het informatiebeleid.

Om duurzame toegankelijkheid te waarborgen, werden kwaliteitseisen gesteld aan het toepassen van standaarden. Als minimumeis gold DE BASIS9 van DEN – een set standaarden voor presentatie, vervaardiging, vindbaarheid, beschrijving en duurzaamheid. Tijdens de evaluatiegesprekken die met DEN zijn gevoerd, bleek dat er in de uitvoering vrijwel geen kwaliteitscontrole meer plaatsvond door de instellingen zelf. De meeste projectleiders vertrouwden op hun leveranciers om dit in orde te maken.

Een niet-technische drempel voor de toegankelijkheid van de gedigitaliseerde collecties vormde de rechtenkwestie. Wellicht omdat in de beginjaren van de subsidieregeling minder aandacht werd besteed aan rechten dan nu het geval is, werd er structureel te weinig tijd en budget ingeruimd om digitale collecties te kunnen publiceren. Veel gedigitaliseerd materiaal kan om die reden op dit moment nog steeds niet online gezet worden, zoals een deel van de Muziekschatten van het MCO.10

Toegankelijkheid op dataniveau zou vooral via OAI-servers of API’s gerealiseerd worden. Om diverse redenen is dit in veel projecten niet gerealiseerd. Ook deelname aan Het Geheugen van Nederland11 is door minder projecten gerealiseerd dan vooraf gepland. Wel zijn veel data beschikbaar gesteld via andere diensten die ten tijde van de projectaanvraag nog niet in beeld waren, zoals de Digitale Museale Collectie Nederland en provinciale portals als Oneindig Noord-Holland of de Europese portal Europeana.

Tal van DmB-projecten hadden als doel een thematisch portal te realiseren. Een portal biedt zowel veelzijdige gebruiksmogelijkheden als contextualisering van collecties. Mede dankzij DmB zijn onder andere de volgende portals gerealiseerd: AlleMolens.nl, Theaterencyclopedie.nl, Filminnederland.nl, Biografischportaal.nl, Stamboomnederland.nl, Mijnadres.org, Friesemerklappen.nl, Academischecollecties.nl, Fotografen.nl en Archivista.nl.

Kennisoverdracht

Om kennisdeling te waarborgen moesten alle projecten worden beschreven en geëvalueerd in de projectenbank van DEN.12 Andere in de projectvoorstellen omschreven activiteiten voor kennisdeling schoten er vaak bij in, blijkt uit de projectevaluaties. Samenwerking, ook een vorm van kennis delen, stond hoog in het vaandel van de DmB-regeling. Projectvoorstellen namens meerdere partijen waren succesvoller naarmate de samenwerkingsverbanden reeds vóór de subsidieaanvraag bestonden, zoals bij de Stichting Volkenkundige Collectie Nederland (SVCN) of de Stichting Academisch Erfgoed (SAE).

Door beleid en uitvoering strakker dan voorheen aan elkaar te koppelen, heeft DmB bijgedragen aan betere interne afstemming. Uit de evaluaties is gebleken dat zowel de kennisoverdracht als de spin-off binnen de eigen organisaties is vergroot. Vrijwel alle organisaties geven aan dat interne werkprocessen (bijvoorbeeld catalogisering) zijn verbeterd. Medewerkers leerden eigen collecties beter kennen. Ze hebben meer inzicht gekregen in de gebruikswaarde van hun collecties en zijn creatiever gaan denken over de inzet ervan in sociale media.

Voor direct contact met gebruikers op het web was soms een behoorlijke ommezwaai binnen de organisatie nodig. Medewerkers van een afdeling communicatie en marketing hadden nieuwe ideeën over wat er met de collectie op internet kon gebeuren en traden in discussie met conservatoren. In sommige gevallen heeft de subsidie een bijdrage geleverd aan het omgooien van het roer, zoals bij het Nationaal Glasmuseum.13

Hoe nu verder?

DmB was zeker geen simpele subsidieregeling. De eisen waren fors, zo ook de inspanningen die vooraf geleverd moesten worden. Maar dat heeft wel bijgedragen aan de bewustwording dat digitalisering een kennisintensief proces is en strategische waarde heeft. Pioniers hebben innovaties mainstream gemaakt, tools die de hele sector ten goede komen zijn beschikbaar gesteld14 en interne werkprocessen van deelnemende instellingen zijn verbeterd. De evaluatiegesprekken laten zien dat het doel is behaald om het opbouwen, beheren en exploiteren van digitale erfgoedcollecties beleidsmatig in te bedden.

In recente jaren heeft het marktdenken een sterkere positie gekregen in de (digitale) erfgoedsector. Dit internationale verschijnsel heeft verschillende oorzaken. De technologische mogelijkheden om de betrokkenheid van het publiek te verzilveren zijn toegenomen. De relatie tussen politiek, cultuur en economie wordt herijkt. De financiële situatie van subsidiërende overheden is verslechterd. Het resultaat is hoe dan ook dat erfgoedinstellingen sterker dan voorheen op eigen benen moeten staan.

Die ontwikkeling zien we ook bij de financiering van digitalisering van cultureel erfgoed. Sinds de laatste ronde van toekenningen van de regeling Digitaliseren met Beleid in 2009 is er geen landelijke subsidieregeling meer voor digitalisering van cultureel erfgoed.15 Wel zijn er mogelijkheden om via het Mondriaan Fonds, NWO, CLICK Erfgoed of via meer specifieke regelingen als het Gamefonds of het Stimuleringsfonds voor Architectuur additionele middelen voor digitale activiteiten te verkrijgen. Voor basisdigitalisering en websiteontwikkeling wordt in de regel geen geld meer beschikbaar gesteld. Ook op provinciaal niveau worden financieringsmogelijkheden afgebouwd. De kosten voor digitalisering zullen voortaan via andere wegen gedekt moeten worden, zoals crowdsourcing, herschikking van middelen, samenwerking met private partners of licentiëring van digitale content.

Mocht er weer financiële ruimte komen voor een nieuwe regeling, dan kunnen de volgende lessen getrokken worden: projecten dienen continu rekening te houden met technologische ontwikkelingen (adaptieve projecten); het is verstandig goede afspraken te maken over (publiekprivate) samenwerking voor en na het project, en ict-standaardisatie dient beter door de instellingen zelf gecontroleerd te worden. Ook zou er een verplichting tot publieke kennisdeling moeten bestaan voor elke subsidieregeling. Wij hebben dit artikel kunnen schrijven dankzij de verplichte aanmelding en evaluatie van projecten bij de projectenbank van DEN, die overigens openstaat voor iedereen om kennis over digitaal erfgoedprojecten te delen.


Penvoerders van de 57 gehonoreerde projecten

 

Projectleidende instelling 2006 2007 2008 2009 Totaal per sector
Archief 0 0 2 1 3
Audiovisueel archief 1 0 2 2 5
Documentatie/kenniscentrum 0 3 2 7 12
Gemeente/regionale overheid 1 0 1 1 3
Monumentenzorg 0 2 0 1 3
Museum 2 5 9 9 25
Onderzoeksinstituut 1 0 0 0 1
(Universiteits)-bibliotheek 1 3 0 1 5
Totaal per jaar 6 13 16 22 57

Digitaliseren met Beleid en CatchPlus: verschillen en overeenkomsten

Digitaliseren met Beleid (DmB) is een open stimuleringsmaatregel van OCW om digitalisering bij erfgoedinstellingen verder te professionaliseren. Het was een ‘echte’ subsidieregeling, gepubliceerd in de Staatscourant en elke collectiehoudende instelling kon een aanvraag indienen. Het doel is uitbouw van digitale strategieën en activiteiten.

CATCHPlus is een door PRIMA (ministerie van Economische Zaken) gefinancierd vervolgproject van NWO, OCW en een consortium van erfgoedinstellingen om de onderzoeksresultaten van de eerste ronde van het in 2005 gestarte CATCH-programma te valoriseren. De deelnemers van CATCHPlus stonden dus bij voorbaat al vast. CATCHPlus financierde geen aanvragen of projecten van derden. Het doel is implementatie van de resultaten van eerder gedaan wetenschappelijk onderzoek. De projecten dienden ook allemaal een wetenschappelijke partner te hebben, bij DmB was dat niet aan de orde.

De belangrijkste overeenkomsten zijn:

  • beide regelingen kennen een R&Dcomponent;
  • beide regelingen zijn erfgoedbreed;
  • sommige instellingen, zoals Beeld en Geluid en Gemeentearchief Rotterdam, hebben van beide regelingen geprofiteerd;
  • beide regelingen zijn door OCW (mede) gefinancierd;
  • bij beide regelingen heeft DEN een adviesfunctie gehad.

tagcloud

Tagcloud van alle DmB-projecten van 2006-2009 (16)


Lees meer


Noten

  1. Projectresultaten zijn te bekijken op: Muziekschatten.nl en Panorama-Mesdag.nl.
  2. Projectbeschrijving en evaluatieverslag GroningerKerkendigitaal: www.den.nl/project/287/.
  3. Projectbeschrijving en evaluatieverslag Play Out: www.den.nl/project/292/.
  4. Projectbeschrijving en evaluatieverslag Dutch Folk Songs as Musical Content: www.den.nl/project/259/.
  5. Projectbeschrijvingen en evaluatieverslag zie: www.den.nl/project/237/ en www.den.nl/project/244/.
  6. Projectbeschrijving Hebbes! museumgoudA: www.den.nl/project/250/.
  7. Projectbeschrijving UAR zie: www.den.nl/project/495/Urban-Augmented-Reality.
  8. Projectbeschrijving VerteldVerleden: www.den.nl/project/273/ of zie VerteldVerleden.org.
  9. Zie: www.den.nl/debasis.
  10. Projectbeschrijving en evaluatieverslag Muziekschatten: www.den.nl/project/285/.
  11. DmB streefde naar opname van zoveel mogelijk gedigitaliseerde collecties in Het Geheugen van Nederland.
  12.  Zie: www.den.nl/praktijkvoorbeelden.
  13. Projectbeschrijving en evaluatieverslag Glasmuseum: www.den.nl/project/262/
  14. Voorbeelden van tools en technieken zijn o.a. ALMA www.den.nl/project/461/ALMA; CultureCab www.den.nl/project/240/ en Visual Mets www.den.nl/project/293/.
  15. Zie hiervoor de Subsidiewijzer Digitaal Erfgoed die DEN jaarlijks publiceert.
  16. Deze tagcloud is gebaseerd op projectbeschrijvingen die projectleiders hebben aangeleverd voor de brochure bij de afsluitende DmB-bijeenkomst in 2012 (goo.gl/MqovJ).

Monika Lechner is medewerker kwaliteitszorg bij DEN.

Gerhard Jan Nauta is senior projectmedewerker bij DEN.

Marco de Niet is directeur van DEN.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 1 / 2013. Het gehele nummer kun je hier lezen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *