Public affairs: wapen van openbare bibliotheken in tijden van bezuinigingen

In deze tijden van bezuinigingen moeten openbare bibliotheken overgaan tot de aanval. Een belangrijk wapen in de strijd: public affairs, waarbij alles draait om beïnvloeding van de besluitvorming van buitenaf. Francien van Bohemen en Carin Klompen leggen de betekenis uit van deze relatief jonge tak van sport.

Francien van Bohemen en Carin Klompen

Het is menens. Bibliotheken moeten nu vechten om te kunnen blijven bestaan. Het openbaar bibliotheekwerk is voor het grootste deel afhankelijk van gemeentelijke subsidies – en die subsidies staan hevig onder druk.

Eerst een paar cijfers. De totale baten van openbare bibliotheken bedragen in 2010 574 miljoen euro. 82 procent van de inkomsten van bibliotheken bestaat uit gemeentelijke subsidies. Verder dragen abonnementhouders1 12,5 procent bij aan de inkomsten. Slechts een klein deel van de subsidies is afkomstig van rijk en provincie.

Bezuinigingen op bibliotheken bedragen tussen 2012 en 2014 gemiddeld bijna 10 procent.2 Hier en daar lopen de bezuinigingen zelfs op tot 75 procent van de gemeentesubsidie. Met als gevolg dat in sommige delen van het land bibliotheekvoorzieningen geheel verdwijnen. Daarnaast wordt 15 miljoen euro overgeheveld vanuit het gemeentefonds naar het rijk om met name een collectie ebooks te kunnen aanbieden. Dit betekent in de praktijk een korting op de gemeentelijke subsidie richting bibliotheek.

Wat doen bibliotheken? Ze gaan over tot de aanval. Ze bedenken nieuwe bibliotheekconcepten om gerichter op doelgroepen te kunnen inspelen. Ze gaan de boer op. Ze positioneren zich daar waar ze kunnen en werken aan hun relaties. Kortom: ze doen actief aan public affairs.

Wat is public affairs?

Public affairs (PA) concentreert zich rond één vraag: hoe krijg ik gelijk? Alles draait om beïnvloeding van de besluitvorming van buitenaf. Het is een relatief jonge tak van sport. PA-functionarissen kom je bijvoorbeeld steeds meer tegen in Nieuwspoort, het journalistencentrum van het parlement. Dit is van oudsher de plek waar pers en politiek elkaar ontmoeten. Dankzij zijn informele karakter in een goede en beschermde omgeving voorziet het centrum in informatie-uitwisseling, relatiebeheer en beleidsbeïnvloeding.

Ook bibliotheken zien steeds meer de noodzaak tot lobbyen. Er gebeurt veel op landelijk en provinciaal niveau. Bovendien zijn lokale bibliotheken zelf actief.

Landelijke lobby

Brancheorganisatie Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) heeft veel ervaring met lobbywerk voor de bibliotheekbranche. Dat gebeurt met een grondige analyse, formulering van de aanpak en inzet van het grote netwerk en alle krachten in het veld.

Een voorbeeld. In 2007 liep de opdracht van het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing ten einde. Dit bureau had in opdracht van het ministerie van OCW de bibliotheekvernieuwing in gang gezet. Op dat moment was het onderwerp van gesprek tussen de overheden: hoe wordt de bibliotheekinnovatie-impuls (20 miljoen euro) de komende periode ingezet voor het openbaar bibliotheekwerk? Over de vraag naar het wat was consensus. Minstens zo belangrijk was wie van de overheden er aan de knoppen zou gaan draaien.

Om ervoor te zorgen dat de spelers in de verschillende gremia niet alleen zouden práten over wie er aan de knoppen zou draaien bij bibliotheekvernieuwing, maar ook dat er daadwerkelijk iets gedaan werd ten goede van het openbaar bibliotheekwerk, werd een lobbycampagne gestart.

De commissies van VNG en IPO zouden in het najaar van 2007 hun advies uitbrengen. In de zomer van dat jaar werden via de lokale bibliotheekdirecteuren afspraken gemaakt met commisieleden van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Interprovinciaal Overleg (IPO). Nagenoeg alle bestuurders en raadsleden werden samen met de bibliotheekdirecteur benaderd en vaak ook bezocht om toe te lichten waarmee het bibliotheekwerk het beste geholpen zou zijn. De gemeentelijke bestuurders toonden veel realiteitszin. Men was ervan overtuigd dat een digitale bibliotheek die er echt toe doet, geen zaak is die op gemeentelijk niveau gerealiseerd kan worden.

De VNG-commissie besloot om het rijk de rol van centrale aansturing en coördinatie te geven die nodig is om de digitale bibliotheek te realiseren. Het vernieuwingsgeld kon worden besteed via een nieuw opgerichte Stichting Bibliotheek.nl, die tot op heden verder werkt aan de ontwikkeling van de digitale bibliotheek. Daarmee koos het bestuurlijk overleg tussen rijk, IPO en VNG voor een aanpak die niet vanzelfsprekend is in ons gedecentraliseerde stelsel.

Dat doet de bieb!

Ondertussen geeft de VOB haar leden een steun in de rug met de campagne ‘Dat doet de bieb!’, onderdeel van het grotere programma ‘De Bibliotheek in actie’. De VOB startte dit programma om bibliotheken te ondersteunen bij de bezuinigingen. Uitwisselen van kennis en informatie, zelfvertrouwen versterken en de noodzakelijke verandering inzetten vormen ‘De Bibliotheek in actie’.

Voor ‘De Bibliotheek in actie’ is kennis en ervaring van bibliotheekdirecteuren gepubliceerd in twee brochures.3 Deze werden tijdens een dinerconferentie gepresenteerd. Deze bijeenkomst werd ten volle benut om kennis en ervaring in de branche te delen en zo beter voorbereid te zijn op de bezuinigingen en alle beperkende maatregelen van dien. Ook startte er een reeks workshops waarin bibliotheekdirecteuren in kleinere kring samenwerken aan het omgaan met bezuinigingen en het inzetten van de noodzakelijke veranderingen om hun bibliotheek toekomstbestendig te maken.

Terug naar ‘Dat doet de bieb!’. In dit programma worden bibliotheken gestimuleerd en uitgedaagd om zich beter te verkopen. Een van de programmalijnen is een public affairs-survival. Bibliotheken hebben ingetekend om met teams deel te nemen aan het programma. Tussen oktober 2011 en zomer 2012 worden deze teams met creatieve en ludieke opdrachten aan het werk gezet om hun bibliotheek beter op de kaart te zetten. Uitvoering van deze opdrachten is public affairs en positionering van de bibliotheek in de praktijk. Aan het einde van de campagne staat de lokale bibliotheek beter op de kaart en wordt het beste PA-team van Nederland gekozen.

In de opdrachten ontwikkelen de deelnemers nieuwe vormen van communicatie die de brede, maatschappelijke taak van de bibliotheken voor het voetlicht brengen. De communicatieoplossingen worden gedeeld met het hele veld. Tevens wordt een toolkit ontwikkeld ter ondersteuning van de communicatie (persberichten, artikelen, argumenten pro bibliotheekwerk et cetera).

Ook is een ambassadeursnetwerk in de maak. Elf bekende Nederlanders treden op als ambassadeur in ‘Dat doet de bieb!’. Zij vertellen wat de bibliotheek voor hen betekent en steken bibliotheekmedewerkers een hart onder de riem. Hun uitspraken en pleitbezorging voor de bieb worden verwerkt in filmpjes, foto’s en posters. Deze materialen kunnen alle bibliotheken gebruiken voor promotie en lobby van de bibliotheek.4

Lobby op provinciaal niveau

Op provinciaal niveau worden manifesten en brochures uitgegeven, waarin de bibliotheken zich niet autonoom profileren, maar als onderdeel van een breed bibliotheeknetwerk. Brabant, Groningen, Gelderland en andere provincies gingen hierin voor.

Onlangs publiceerde ook de Vereniging Limburgse Bibliotheken haar manifest. In een mooi uitgegeven publicatie wisselen foto’s uit de praktijk en korte teksten en testimonials elkaar af. Het manifest geeft aan wat de prioriteiten zijn van de Limburgse bibliotheken en welke positie zij innemen binnen de netwerken waarin zij opereren. Het manifest wordt gebruikt richting de provinciaal gedeputeerde, de lokale gemeenteraad, B&W en richting de ambtenaren en samenwerkingspartners.

Ook de Gelderse bibliotheken hebben kortgeleden een folder uitgebracht waarin zij vanuit het perspectief van de bibliotheekdirectie hun visie geven op het belang van het bibliotheekwerk voor bepaalde doelgroepen. Opvallend detail: de meeste Gelderse bibliotheekdirecteuren lieten zich voor het manifest fotograferen met boeken.

Ook in de manifesten van andere provincies wordt stevig aangegeven wat de betekenis is van de bibliotheek voor zowel de individuele burger als voor de gemeente c.q. de maatschappij. Termen als kenniseconomie en sociale cohesie komen in de manifesten regelmatig terug. De belangrijkste functies die in iedere provincie vooropstaan, zijn nog altijd: lezen, mediawijsheid, cultuur, debat en ontmoeting en informatie. In de diverse provincies zijn de manifesten goed ontvangen en geven aanleiding tot dialoog en discussies over de functie en de noodzaak van de openbare bibliotheek.

Lobby op lokaal niveau

Op lokaal niveau houden bibliotheekdirecteuren zich actief bezig met public affairs-trajecten. Daarnaast bedenken ze nieuwe bibliotheekconcepten, waarmee ze de boer op gaan. Want om de tering naar de nering te zetten, veranderen ze hun beleid drastisch. Dit betekent dat zij het oude beeld van wat de bibliotheek is, loslaten. Samen met hun wethouders maken zij keuzes, waarbij ze innovatie hoog in het vaandel houden. Dat laatste wordt goed geïllustreerd in de VOB-uitgave Bezuiniging als breekijzer.5 Deze publicatie behandelt situaties waarin bezuinigingen hebben geleid tot een veranderend bibliotheekbeleid. Daarnaast worden maatregelen genoemd die bijdragen aan gewenste verandering van beleid en het versterken van de positie van de bibliotheek waardoor bibliotheken toekomstbestendiger worden. Bibliotheekdirecteuren uit onder andere Rotterdam, Gouda en Amersfoort lichten hun beleidskeuzes en acties toe met voorbeelden en geven allerlei handzame tips.

In ‘De Bibliotheek in actie’-publicatie Interactie met publiek in woelige tijden6 komen bibliotheekdirecteuren aan het woord over de kansen en keerzijden van de moeilijke periode waarin zij zich bevinden. De directeuren vertonen ondernemerschap, voeren uitgekiende lobby- en communicatieacties uit en mobiliseren zelfs hun publiek.

Bibliotheken worden steeds inventiever en actiever als het gaat om de positionering van hun bibliotheek in de gemeente. Ze zoeken hierin hun eigen weg, zoals de voorbeelden in Oosterhout en Vlissingen (zie kaders) illustreren. Belangrijk is dat je als direct betrokkene de bal aan de voet houdt. De bibliotheken in Oosterhout en Vlissingen laten zien dat ze zelf het initiatief nemen, met eigen oplossingen komen en tonen aan dat ze constructief meedenken aan het oplossen van het bezuinigingsprobleem. Zodra je zelf aan zet bent, kom je sterker over en word je gezien als een serieuze partij.

Tot slot

De resultaten van de public affairs-inspanningen van bibliotheken kunnen nogal van elkaar verschillen, zoals ook de voorbeelden hier laten zien. Winst wordt behaald uit het feit dat bibliotheken vanuit hun public affairs-activiteiten allerlei partijen goed informeren over hun functies en draagvlak creëren voor de noodzaak van het bibliotheekwerk voor bepaalde groepen in de maatschappij. Op het moment dat bibliotheken actief hiermee aan de gang gaan, wordt vaak tegelijkertijd een beleidstraject ingezet om een andere invulling van het bibliotheekwerk te realiseren. Dit wordt gedaan als antwoord op beperkende maatregelen die vanuit de gemeente worden opgelegd, zoals het voorbeeld van de bibliotheek Vlissingen laat zien.

Niet altijd worden bezuinigingen afgewenteld na de inspanningen van een bibliotheek, maar wethouders, beleidsambtenaren, samenwerkingspartners van de bibliotheek en burgers worden zich door de public affairs-activiteiten meer bewust van de functie van de bibliotheek en het belang ervan. Wethouders en hun beleidsambtenaren krijgen hierdoor meer denkkracht en ook begrip om mee te gaan in alternatieve oplossingen, om toch de bibliotheekfunctie te kunnen behouden. Vaak worden daarbij keuzes gemaakt voor bepaalde doelgroepen en worden nieuwe combinaties gemaakt, waarbij de bibliotheek met samenwerkingspartners uit de eigen omgeving toch haar dienstverlening op een bepaald niveau kan aanbieden.

Een ander voordeel is dat bibliotheekmedewerkers door public affairs-activiteiten meer als ambassadeur van de eigen organisatie gaan optreden, zoals nu gebeurt in het landelijke project ‘Dat doet de bieb!’. Zo wordt public affairs een breed gedragen taak voor en door medewerkers en blijft het niet hangen bij directie en management. De boodschap over het belang van het bibliotheekwerk voor de eigen gemeenschap wordt op deze manier op verschillende manieren overgedragen. De positie van de bibliotheek wordt er sterker van en er komt meer draagvlak voor het bibliotheekwerk.


Definities

Public affairs: het strategische proces van inspelen op politieke besluitvorming, op verandering in de maatschappij en in de publieke opinie, dat van invloed is op het functioneren van de eigen organisatie.

Lobby: informeel beinvloeden van formele besluitvorming. Of, aldus professor Rinus van Schendelen, ‘op een onorthodoxe wijze proberen je gelijk te krijgen’.


Public affairs in 8 stappen

1 Heb je doelen helder

Weet waarvoor je loopt. Een goede lobby is niet de oplossing voor de financieringsproblemen van de bibliotheek. Lobbyen voor geld wordt bijna nooit gehonoreerd, zeker in tijden van bezuinigingen niet. Het moet duidelijk zijn waar je geld voor nodig hebt. Er moet een ambitie, een droom zijn. De kunst is om anderen deelgenoot – en als dat kan supporter – te maken van die ambitie. Dan creëer je draagvlak voor het doel dat je wilt bereiken.

2 Ken de procedures

Weet wanneer en waar de beslissingen genomen worden. Een lobby nadat de zaak al door de gemeenteraad is, zal weinig opleveren. Weet wanneer wat op de agenda staat en realiseer je dat ‘de’ agenda door toevallige omstandigheden geregeerd wordt en je zaak er zo weer vanaf kan vallen.

3 Richt je op de vierde macht

De ambtelijke lijn is de beste lijn om zaken te regelen. Ambtenaren schrijven de stukken en zijn professioneel verantwoordelijk voor het beleidsterrein. Een goede ambtenaar wil het beste voor zijn beleidsterrein. Zorg voor een goede relatie met hen.

Maak lobbyplan en -planning

Gelijk hebben, is iets anders dan gelijk krijgen. In de lobby probeer je gelijk te krijgen. Anderen moeten dat geven. Een lobbyplan voorziet in een drietal scenario’s. Idealiter het best-case-, het worst-case- en het middle-case-scenario. In deze scenario’s worden de ontwikkelrichtingen geschetst. De scenario’s helpen de strategie te bepalen en aan te passen als de ontwikkelingen wijzigen. Houd daarbij in gedachten dat een lobbyplan geen projectplan is. In een lobby beïnvloed je besluitvorming. Anderen zitten aan de knoppen. Bijstelling van je lobby is een permanent punt van aandacht. In de planning wordt rekening gehouden met de procedures en de mijlpalen daarin.

5 Doe aan arenamanagement

Analyseer welke spelers er in de arena zijn en welke belangen zij hebben. Uit deze analyse kunnen ‘vrienden’, ‘vijanden’ en ‘publiek’ gedestilleerd worden. Elk van de partijen in de arena vraagt een eigen aanpak. Vergeet niet dat het publiek een relevante rol kan spelen. Het publiek kan je zaak toegenegen zijn en als sympathisant optreden. Het kan zich echter ook tegen je keren. Dat laatste wil je natuurlijk niet, daarom beïnvloed je ook deze spelers in het veld.

6 Weet wat er speelt

Zorg voor een goede monitor van wat er speelt en houd de informatie actueel. Wat vandaag relevant is voor een partij in de arena, kan morgen anders zijn. Weet welke argumenten er spelen en houd daar rekening mee.

7 Heb je interne organsatie op orde

Zorg dat de rollen in de eigen organisatie helder zijn. Maak een lobbyteam waarin directeur/directeur-bestuurder, inhoudelijk deskundige en lobbyist/public affairs-functionaris samenwerken in de lobby. Zorg voor één talking head naar buiten. Combineer dit liefst niet met communicatie of PR.

8 Voorzichtig met publiciteit en media

Public affairs speelt zich af op kousenvoeten. Media kunnen worden ingezet voor positionering van je zaak en het verwerven van medestanders voor de hogere doelen van je organisatie. Kijk wel goed wanneer en waarvoor je de media wilt gebruiken. Bij gevoelige situaties of midden in een crisis, kan het gebruik van de media zich juist tegen je keren. Via het gebruik van media bouw je aan een relatie met het publiek zonder rechtstreekse lobbydoelen.


OB Oosterhout: ‘We hebben onze maatschappelijke waarde duidelijk gemaakt’

Het zal aangevoeld hebben als een race tegen de klok. De aankondiging van de bezuinigingen bij de OB Oosterhout moest zo snel mogelijk opgevolgd worden door acties. ‘Kort nadat de bezuinigingen bekend werden, hebben we allerlei activiteiten georganiseerd,’ zegt directeur Theo Peeters. ‘Zo hebben we een actie opgezet rondom een lezing van Adriaan van Dis. Hij heeft niet alleen een handtekening onder ons statement over het belang van de bibliotheek gezet, maar ook een pleidooi hierover gehouden. De krant heeft zijn verhaal letterlijk overgenomen als opiniestuk.’

Ook in de bibliotheek zelf startten acties. ‘We hebben voorbeeldbrieven gemaakt die mensen konden versturen naar de gemeenteraad. Verder hebben we in twee-en-halve week 7.800 handtekeningen opgehaald, afkomstig van mensen die de bibliotheek steunen. In een soort protestmars zijn we met een paar honderd mensen richting het stadhuis gegaan en hebben we de handtekeningen aangeboden. Dat heeft wel indruk gemaakt.’ ‘Verder hebben we ambassadeurs van de bibliotheek aangesteld, zoals de stadsdichter en een lokale historica. Ook hebben we dossiers gemaakt voor raadsleden en journalisten met veel informatie over de bibliotheek. Dat werkte heel goed. Het zorgde er echt voor dat mensen de rol van de bibliotheek in de samenleving beter gingen begrijpen.’

De acties kregen veel aandacht in de regionale pers. Wat dat betreft waren ze een succes te noemen, zegt Peeters. Maar de meeste bezuinigingsmaatregelen werden er niet door van tafel geveegd. De bibliotheek in de gemeente Oosterhout moet nog steeds 378.000 euro bezuinigen, ofwel zo’n 24 procent van het budget. Op een begroting van vijf miljoen komt de totale bezuiniging voor Theek 5, de samenwerkende bibliotheken van de gemeenten Oosterhout, Gilze-Rijen, Dongen, Drimmelen en Geertruidenberg, neer op acht ton. In 2013 moet dat gerealiseerd zijn. ‘Natuurlijk hadden we dat liever anders gezien. Maar wat wel gewerkt heeft, is dat we de maatschappelijke waarde van de bibliotheek heel duidelijk hebben kunnen maken,’ aldus directeur Peeters.7


OB Vlissingen: ‘En toen kwam dat krantenartikel’

Op het moment dat de bezuinigingen zich aandienden, kreeg de bibliotheek Vlissingen te maken met een nieuw college van B&W, een college dat zich niets aantrok van eerder gemaakte afspraken. Er werd gesproken over een halvering van de subsidie.

In plaats van in de verdediging te schieten stelde de bibliotheek zich proactief op: zij besloot zelf bezuinigingsplannen te ontwikkelen.

Kees Haman, directeur OB Vlissingen: ‘Met de bibliotheekcommissie van de gemeente hebben we besproken wat onze mogelijkheden waren. We hebben uiteindelijk zelf voorgesteld om 27 procent te bezuinigen. En dat percentage is het ook geworden. Ons voorstel ging echter niet alleen om een geldbesparing, maar ook om een koerswijziging. We stelden voor om de centrale vestiging te sluiten en ons te concentreren op educatieve functies en op de digitale bibliotheek. Ter vervanging van de centrale bibliotheek wilden we een kleine vestiging in het stadhuis, zodat 90 procent van de bezuinigingsopdracht door dalende huisvestingskosten kon worden gerealiseerd.’

Wat was de reactie vanuit het college? ‘We hadden maar een A4’tje nodig om ons plan uit te leggen. Natuurlijk hebben we het ook mondeling toegelicht. Het college was enthousiast, vooral over de mogelijkheid om onmiddellijk vier ton en op termijn vijf ton te bezuinigen – en toch te kunnen anticiperen op toekomstige ontwikkelingen. De besparingen waren te realiseren door gebouwen te verkopen, efficiënter te werken en het natuurlijk verloop van het personeel. De meeste medewerkers zouden we kunnen houden.’

‘We zijn het voorstel toen gaan uitwerken. Tijdens dat proces hadden we veel overleg met de wethouder. In december 2010 hebben we het uitgewerkte plan succesvol gepresenteerd in een besloten raadsvergadering. Op dat moment hadden we het breedst denkbare politieke draagvlak.’ Toen kwam er een artikel in de Provinciale Zeeuwse Courant met als kop ‘Vlissingen wil bibliotheken sluiten’. ‘Dat was funest. Men vroeg zich af hoe je als gemeente de bibliotheek kunt sluiten. Ons persbericht was natuurlijk heel genuanceerd, maar van die nuance was in de kop niets en in het artikel weinig overgebleven.7


Noten

  1. CBS statline.cbs.nl/StatWeb/publication/?DM=SLNL&PA=70 763ned&D1=a&D2=a&HDR=T&STB=G1&VW=T.
  2. Gemeentelijke bezuinigingen op openbaar bibliotheekwerk: Ontwikkeling van het bibliotheeklandschap in de periode 2010-2014. Onderzoek in opdracht van SIOB, april 2010.
  3. Bezuiniging als breekijzer : bibliotheekdirecteuren over de relatie tussen bezuinigingen en innoveren. – Den Haag: VOB, 2011, en Interactie met publiek in woelige tijden : bibliotheekdirecteuren over kansen en keerzijden. – Den Haag: VOB, 2011.
  4. Zie www.datdoetdebieb.nl.
  5. Bezuiniging als breekijzer: bibliotheekdirecteuren over de relatie tussen bezuinigingen en innoveren. – Den Haag: VOB, 2011.
  6. Interactie met publiek in woelige tijden : bibliotheekdirecteuren over kansen en keerzijden. – Den Haag: VOB, 2011.
  7. Citaten uit: Interactie met publiek en politiek in woelige tijden – Den Haag: VOB, 2011.

 

Francien van Bohemen is secretaris van de commissie strategie en public affairs bij de Vereniging van Openbare Bibliotheken. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor PR en PA van de VOB.

Carin Klompen is hoofd Stadsbibliotheek Centre Céramique. Zij is redacteur van InformatieProfessional.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 5 / 2012. Het gehele nummer kun je hier lezen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *